Potenziale des ERP-Systems im mittelständischen Einzelhandel identifizieren und nutzen: Willi Roth GmbH teilt Erfahrungen

Die Willi Roth GmbH stand vor der Herausforderung, dass Lagerbestände, Serviceprozesse, Ad-hoc-Bestellungen sowie das Dokumentenmanagement noch manuell verwaltet wurden. Einige Funktionen des schon vorhandenen ERP-Systems wurden nicht genutzt, da die Arbeitsabläufe selbst noch nicht auf die digitale Unterstützung ausgerichtet waren. Dadurch waren Sofortauskünfte zum Auftragsstatus an Kunden recht zeitaufwändig.

In einer kostenfreien Potenzialanalyse mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg erarbeiteten die Mitarbeitenden der Willi Roth GmbH gemeinsam mit den Fachleuten mögliche Ansatzpunkte und Umsetzungsschritte. Im darauffolgenden, ebenfalls kostenfreien Umsetzungsprojekt entschied sich die Firma Willi Roth dafür, zusammen mit dem Kompetenz-zentrum die Kundenauftragsverwaltung für Kleingerätereparaturen so weit wie möglich zu digitalisieren. Das Ziel war es, dadurch einen sofortigen, umfassenden und transparenten Überblick zu allen Kundenaufträgen zu erhalten.

Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg erfasste im ersten Schritt den Ist-Prozess für die Abwicklung von Kundenaufträgen und entwarf ein Modell, wie die Prozesse zukünftig ablaufen sollen. Daraufhin prüften die Fachleute die Machbarkeit im ERP-System und testeten die Funktionalität z. B. bei Telefonnachfragen von Kunden oder bei Nachfragen per E-Mail. Nach der erfolgreichen Simulation und dem Test echter Kundenaufträge konnte der Firma Willi Roth GmbH ein Prototyp übergeben werden, bei dem beispielsweise Kunden per SMS informiert werden, dass ihre Reparaturaufträge fertiggestellt sind bzw. die reparierte Maschine abholbereit ist. Auch Antworten auf kleinere Rückfragen zu den erforderlichen Reparaturschritten lassen sich einfach per SMS versenden, was langwierige Telefonate reduziert.

Weitere Potenziale: effizientere Kundenauftrags- und Lagerbestandsverwaltung, automatische Bestellungen und elektronische Rechnungen

In der Potenzialanalyse des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg wurden auch weitere Möglichkeiten identifiziert, wie das ERP-System die Willi Roth GmbH umfassender unterstützen kann. Neben dem Kundenservice kann auch die Auftragsverwaltung und die Weiterverarbeitung der Warenbestellungen digitalisiert werden: Wareneingänge können dann direkt verbucht und mit Bestellungen aus B2B-Bestellportalen abgeglichen werden. Auch im Lager kann der Bestand digital dokumentiert werden, zum Beispiel indem Wareneingänge auf die jeweiligen Lagerorte verbucht werden. Mit der entsprechenden Entwicklung kann das ERP-System so sinkende Lagerbestände erkennen und ab einem Grenzwert entsprechend automatisch Bestellvorschläge auslösen. Neben der effizienteren Nachbestellung erhalten Mitarbeitende dann jederzeit Echtzeit-Informationen zu gelagerten Artikeln, sodass sie Kunden einfacher und präziser Auskünfte über Liefer- und Reparaturdauern geben können.

Um den Kundenservice weiter zu verbessern, kann die Willi Roth GmbH ihre Rechnungen auf den elektronischen Versand umstellen und das System auf die XRechnung vorbereiten – ein XML-Standard für elektronische Rechnungen, der von öffentlichen Auftragsgebern seit 2020 eingefordert wird. So erreichen sie Endkunden schneller und kostengünstiger und sind auch auf Aufträge der Kommunen ideal vorbereitet.

Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg
Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg unterstützt kleine und mittlere Unternehmen bei den Herausforderungen der Digitalisierung. Dazu bietet es kostenfreie Infoveranstaltungen, praxisorientierte Schulungen sowie individuelle Potenzialanalysen und Projekte bei Unternehmen vor Ort. Außerdem finden Factory-Touren zu Unternehmen statt, die unterschiedliche Digitalisierungslösungen bereits erfolgreich anwenden. Das Mittelstand 4.0-Mobil tourt mit praxisnahen, interaktiven Exponaten und anschaulichen Informationen durch ganz Bayern. Dank der Finanzierung durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) sind alle Angebote des Kompetenzzentrums kostenfrei.

Die sechs Schwerpunkte des Kompetenzzentrums sind Vernetzte Produktion, Künstliche Intelligenz, Intralogistik, Arbeit 4.0, Digitale Geschäftsmodelle und Finanzen 4.0.

Unsere Anlaufstellen:

• Augsburg: Fraunhofer-Institut für Gießerei-, Composite- und Verarbeitungstechnik (IGCV), Cluster Mechatronik & Automation
• München: fortiss GmbH, Technische Universität München, Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau (VDMA Bayern)
• Nürnberg: Fraunhofer-Arbeitsgruppe für Supply Chain Services SCS des Fraunhofer IIS
• Regensburg: ibi research

Weitere Informationen: www.kompetenzzentrum-augsburg-digital.de

Was ist Mittelstand-Digital?
Mittelstand-Digital informiert kleine und mittlere Unternehmen über die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung.

Die geförderten Kompetenzzentren helfen mit Expertenwissen, Demonstrationszentren, Best-Practice-Beispielen sowie Netzwerken, die dem Erfahrungsaustausch dienen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie ermöglicht die kostenfreie Nutzung aller Angebote von Mittelstand-Digital. Weitere Informationen finden Sie unter www.mittelstand-digital.de