Vertragsmanagement für öffentliche Auftraggeber bereitgestellt

Als komplementäres Modul zum Vergabemanagementsystem (VMS) kann mit Abschluss eines Vergabeverfahrens direkt aus einer digitalen Vergabeakte eine Vertragsakte mit den relevanten Informationen angelegt werden. Alternativ kann, soweit der Vertrag nicht im Rahmen eines Vergabeverfahrens innerhalb des VMS geschlossen wurde, die Vertragsakte auch direkt angelegt werden.

Zur Verwaltung der Verträge gehören die Eckdaten des Vertrags aus dem Vertragsabschluss, das Vertragsdokument selbst, ergänzende Anlagen sowie ggf. die späteren Vertragsänderungen, aber auch die Kündigung, Verlängerungen oder Abstimmungen zu etwaigen Leistungsstörungen sowie komplexe und differenzierte Zahlungspläne.

Das neue Modul der cosinex stellt mit seinen zahlreichen Funktionen die wohl erste auf das Vertragsmanagement öffentlicher Verwaltungen ausgerichtete und in ein Vergabemanagement integrierte Anwendung dar. Ergänzende Funktionen unterstützen Anwender dabei, alle wichtigen Termine und Fristen im Auge zu behalten.

Während in ERP- bzw. Haushaltskassen- und Rechnungssystemen (meist fällige) Zahlungen erfasst und verwaltet werden, bietet das neue Modul die Möglichkeit, auch zukünftige Zahlungen im System zu hinterlegen. Neben einer initialen Erfassung ist auch die Dokumentation etwaiger Änderungen im Lebenszyklus eines Vertrags vorgesehen. Verlängerungsmöglichkeiten können in dem Modul ebenso wie das Laufzeitende oder Kündigungen hinterlegt und dokumentiert werden.

„Durch die vollständige Integrationsmöglichkeit des neuen Moduls in das Vergabemanagementsystem und in unsere Produktwelt für das öffentliche Auftragswesen unterstreichen wir unseren Anspruch, die Nutzer nicht nur vom Bedarfsmanagement bis hin zur Entgegennahme elektronischer Rechnungen, sondern auch im Bereich des Vertragsmanagements zu unterstützen“, betont Carsten Klipstein, Geschäftsführer der cosinex.

Um die neuen Module besser kennenlernen zu können (hier u.a. das Modul Bedarfsmanagement, mit dem der vorgelagerte Prozess der Bedarfsmeldung strukturiert unterstützt wird sowie das Vertragsmanagement), wurden für bestehende Kunden der cosinex im Service- und Support-Center neue Video-Tutorials zur Verfügung gestellt.

Das Video-Tutorial zum Vertragsmanagement befasst sich neben einer kurzen Einführung des Moduls mit einem Überblick über Basisdaten und die Team-Zusammenstellung. Zudem werden Themenblöcke wie etwa Terminerinnerungen oder das Anlegen und Arbeiten mit Dokumenten und Statusmeldungen weiter beleuchtet. Alle Videos finden cosinex-Nutzer im neuen Bereich „Video-Tutorials“ unter https://support.cosinex.de/vergabestellen