Auf den Geschmack gekommen: Deutsches Institut für Lebensmitteltechnik formalisiert Produktionsprozesse mit APplus

Mehr als 175 Mitglieder zählt das DIL derzeit. Darunter befinden sich sowohl Unternehmen aus der Lebensmittelindustrie als auch aus vor- und nachgelagerten Bereichen wie Mischfutterwerke oder IT-Firmen. Für sie übernimmt das DIL unterschiedlichste Aufgaben in Lebensmittelsicherheit und -authentizität, -struktur und -verfahrenstechnik sowie Nachhaltigkeit. Möchte ein Mitglied etwa ein neues Lebensmittel mit bestimmten Eigenschaften produzieren, unterstützt das Institut bei Bedarf über den gesamten Prozess hinweg: Vom entsprechenden Forschungsprojekt  bis hin zur Entwicklung und Fertigung der Maschinen oder Sondermaschinen, die für die Massenproduktion des Lebensmittels benötigt werden.

ERP-Einführung zur Ausgliederung

„Besonders unser gewerblicher Bereich – der Maschinen- und Anlagenbau – ist in den vergangenen Jahren stark gewachsen“, erklärt Clemens Hollah, Leiter Vorstandsbüro des DIL. „Einer der Faktoren ist dabei natürlich der stetige Anstieg der Weltbevölkerung, der eine zunehmende Lebensmittelproduktion erforderlich macht. Dafür werden mehr und mehr Maschinen benötigt. In den vergangenen Jahren konnten wir durchschnittlich ein zweistelliges jährliches Wachstum verzeichnen. Der gewerbliche Bereich hat damit eine Größe erreicht, mit der es für uns Sinn macht, ihn vom gemeinnützigen Bereich abzutrennen und auszugliedern. Im Zuge dessen haben wir beschlossen, auch in die IT-Infrastruktur zu investieren und mit einem ERP-System die Grundlage für weiteres Wachstum zu schaffen.“

Bereits in der Vergangenheit stand die Überlegung im Raum, eine ERP-Lösung für das gesamte Institut einzuführen. Als jedoch beschlossen wurde, den Maschinenbau aus der bestehenden Vereinsstruktur auszugliedern, wurde dieser Plan zunächst auf Eis gelegt. „Als es dann darum ging, eine ERP-Lösung für den Maschinenbaubereich zu finden, konnten wir auf die bereits durchgeführte Marktsondierung zurückgreifen“, erinnert sich Clemens Hollah. „Lediglich die Rahmenbedingungen mussten wir etwas stärker auf den Maschinenbau zuschneiden. Dazu haben wir unsere Abteilungsleiter in den Prozess miteinbezogen, um sicherzustellen, dass ihre Anforderungen auf jeden Fall abgedeckt werden. So konnten wir relativ schnell drei Systeme selektieren, die für uns in Frage kamen.“

Starke Planungs- und Dokumentationsfunktionen erforderlich

Für die Entwicklung war vor allem eine effiziente Projekt- und Ressourcenplanung zentral. Die Lösung musste in der Lage sein, bei der Einhaltung des veranschlagten Budgets zu unterstützen, auf Abweichungen unmittelbar aufmerksam zu machen und damit die Möglichkeit zu geben, steuernd einzugreifen. Aus Sicht der Fertigung waren vor allem eine leistungsstarke Lagerwirtschaft sowie eine effiziente Dokumentation der Maschinen über ihren gesamten Lebenszyklus zentral. Dazu gehörte vor allem auch eine lückenlose Dokumentation aller verbauten Komponenten.

„Da Lebensmittelfertiger ihre Anlagen in der Regel 24 Stunden, sieben Tage die Woche im Einsatz haben, müssen wir bei einer Störung schnell reagieren können“, betont Clemens Hollah. „Denn fällt eine Maschine zum Beispiel einen Tag aus, entsteht dem Fertiger ein hoher Schaden. Auf der anderen Seite können wir jedoch nicht jedes Ersatzteil für jede Sondermaschine – die nicht selten fünf bis zehn Jahre im Einsatz sind – in großer Stückzahl auf Lager vorhalten. Wir brauchten eine Lösung, die uns hier mit einem realitätsgetreuen, soliden Ersatzteil-Management unterstützt.“

Gerade diese Anforderung war schließlich einer der Aspekte, die den entscheidenden Ausschlag für APplus gaben. Hinzu kamen die umfassende Abdeckung aller relevanten Prozesse im Standard sowie die hohe Mittelstandsexpertise, durch die sich Asseco auszeichnete. Der Vertrag wurde Ende März geschlossen. In den kommenden Monaten soll die Lösung im Rahmen einer sogenannten „Fast Track Implementation“ eingeführt werden: vollständig im Standard und ohne individuelle Anpassungen. Damit bleibt eine optimale Upgrade- und Release-Fähigkeit jederzeit sichergestellt. Das Go-Live der Lösung ist für Oktober geplant.

Optimierung des gesamten Maschinenlebenszyklus

„Das übergeordnete Ziel der ERP-Einführung besteht für uns darin, unseren Kunden einen besseren Service bieten zu können“, so Clemens Hollah. „Damit meine ich den gesamten Prozess: von der Idee bis zum fertigen Produkt, inklusive der entsprechenden Dokumentation. Wenn wir hierbei effizienter arbeiten können, sind wir in der Lage, mehr Kunden zu bedienen – und damit die Grundlage für zukünftiges Wachstum zu schaffen.“

Im Bereich der Produktionsplanung soll APplus für mehr Transparenz bezüglich der zeitlichen Verfügbarkeit der Mitarbeiter sorgen. Bislang erfolgt die Ressourcenplanung zum größten Teil erfahrungsbasiert. „Das funktioniert aktuell auch noch sehr gut“, so Clemens Hollah. „Mit zunehmender Auftragslage wird unsere Planung jedoch sehr bald so komplex sein, dass wir sie auf diese Weise nicht mehr bewältigen können.“ Mithilfe von APplus sollen die bestehenden Erfahrungswerte im ERP-System formalisiert und damit eine Unabhängigkeit von den jeweiligen Experten geschaffen werden. Auf dieser Basis lässt sich der Prozess anschließend stärker automatisieren, sodass die Abteilungsleiter von den Planungsprozessen entlastet werden und mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben gewinnen.

Auch das Bestandsmanagement soll durch die ERP-Nutzung verbessert werden. Zwar steht benötigtes Material schon heute bei Bedarf rechtzeitig zur Verfügung. Dazu werden Materialien jedoch mit recht großem Puffer vorgehalten. Durch APplus soll das Bestandsmanagement nun weiter optimiert werden, indem die Lösung eine konkrete Datenbasis dafür bereitstellt, welche Materialien tatsächlich in welcher Menge benötigt werden. Durch wird es möglich, die Puffer exakter an die Realität anzupassen und so Einsparungen bezüglich Lagerplatz sowie gebundenem Kapitel zu erreichen.

Ausweitung möglich

„Ein weiterer Mehrwert, den wir in APplus gesehen haben, ist, dass uns die Lösung die Möglichkeit bietet, das System bei Bedarf eines Tages auch auf die gemeinnützigen Bereiche des DIL auszuweiten, wie es ursprünglich der Plan gewesen war“, erklärt Clemens Hollah abschließend. „Die einzelnen Forschungsprojekte weisen oft sehr individuelle Strukturen auf. Mit APplus wären wir jedoch in der Lage, diese dennoch einheitlich abzudecken. Derzeit befinden wir uns dazu mit den Kollegen von Asseco im Gespräch und loten aus, auf welche Weise dies eventuell in Zukunft realisiert werden könnte.“