Verwaltungsdigitalisierung in Krisenzeiten – E-Rechnung im Land Berlin

Seit dem 16.04.2020 sind öffentliche Auftraggeber im Land Berlin in der Lage, elektronische Rechnungen für Aufträge aus dem oberschwelligen Vergabebereich empfangen und verarbeiten zu können. Für den Eingang elektronischer Rechnungen im Standard XRechnung nutzt das Land Berlin die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE). Für Rechnungssteller ist diese unter https://xrechnung-bdr.de abrufbar und die Nutzung nach vorheriger Registrierung kostenlos.

Alle Rechnungen, die an die unmittelbare Landesverwaltung sowie weitere öffentliche Auftraggeber adressiert sind, werden über eine zentrale Abholkomponente von der Plattform abgerufen und automatisiert an die jeweiligen Empfänger zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet. Auch Anstalten, Körperschaften, Stiftungen und Beteiligungen können hiervon bei Bedarf Gebrauch machen und auf diese Weise den geforderten elektronischen Empfang sicherstellen.

Das Gesamtvorhaben wurde durch die Senatsverwaltung für Finanzen unter Mitwirkung der Bonpago GmbH und der Schütze AG gesteuert und erfolgreich abgeschlossen. Im Fokus stand hierbei, neben der Schaffung der rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen, die Integration einer schlanken und effizienten Lösung für den Rechnungsempfang sowie die Mitnutzung einer zentralen Rechnungseingangsplattform. Bei der Konzeption wurden die Vorgaben des IT-Rahmenkonzeptes des Landes Berlin, aber auch parallellaufende Projekte, wie die Einführung einer neuen Software für das Berliner Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen („HKR-neu“) berücksichtigt.

Die Beratungsleistungen von Bonpago und Schütze umfassten insbesondere die Prozess- und, Anforderungsanalyse, Entscheidungsunterstützung und Qualitätssicherung der Projektergebnisse. In der Phase der Umsetzung konnten die Kooperationspartner ihre langjährigen Rollout-Erfahrungen unter Beweis stellen und die Bereitstellung der Softwarekomponenten sowie die Anbindung einer Vielzahl von Rechnungsempfängern sicherstellen. Hierbei galt es, trotz der durch die Corona-Krise verbundenen Kontakteinschränkungen, die Kommunikation mit allen Beteiligten aufrechtzuerhalten, den Projektfortschritt nachzuhalten und die gesetzliche Frist einzuhalten.

Das Land Berlin geht damit einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung der Verwaltung. Weitere Informationen zur E-Rechnung im Land Berlin finden Sie unter: https://www.berlin.de/e-rechnung/.

Bonpago GmbH

Die Bonpago GmbH, gegründet 2000 von Dr. Donovan Pfaff, ist eines der führenden Beratungshäuser für Financial Supply Chain Management (FSCM) in Deutschland. Das Unternehmen mit Sitz in Frankfurt am Main begleitet seither zahlreiche Kunden bei der Optimierung von Prozessen im Finanz- und Rechnungswesen. Bonpago, entstanden als Spin-off aus dem Lehrstuhl für Electronic Commerce und dem E-Finance Lab der Goethe-Universität in Frankfurt, unterhält intensive Kontakte zur Wissenschaft und verknüpft einen wissenschaftlichen Ansatz mit praktischer Intelligenz für innovative und flexible Geschäftsabläufe mit hoher Akzeptanz. Zu den Kunden zählen die öffentliche Verwaltung sowie Konzerne und der Mittelstand, insbesondere Versorgungsunternehmen und Finanzdienstleister.

Schütze AG

Als DIGITAL CHANGE EXPERTS macht die Schütze AG seit über 20 Jahren Deutschlands Verwaltung digital. Wir beraten u. A. die Bundesverwaltung bei der Einführung elektronischer Rechnungen und unterstützen bedeutsame IT-Projekte für Deutschlands digitale Vorreiter. Unsere professionellen Berater, Entwickler und Betreiber von IT-Lösungen unterstützen private sowie öffentliche Unternehmen und Behörden bei Umsetzung der Elektronischen-Rechnungspflicht. Fachliche Schwerpunkte der bisherigen Projekte liegen in den Bereichen E-Government, Finanzen (insbesondere E-Rechnung und E-Payment), Bildung, Soziales sowie im Gesundheitswesen. Um der öffentlichen Hand und ihren Lieferanten sowie Dienstleistern die Umsetzung der gesetzlichen Vorschriften optimal zu erleichtern und gleichzeitig die Vorteile einer elektronischen Rechnung zu nutzen, haben wir die webbasierten XRechnungs-Tools entwickelt.