Mit der Pack of 7 zum automatisierten Workspacemanagement

Bei einer der größten Rückversicherungsgesellschaften der Welt war schon seit geraumer Zeit der SharePoint im Einsatz und stand allen Mitarbeitern zur Verfügung. Es gab allerdings kein richtiges Konzept zu dessen Verwendung, sodass er nicht optimal genutzt wurde. Während es zwar Mitarbeiter gab, die schon einmal vom SharePoint als Kollaborationsplattform gehört hatten, wusste der Großteil der Belegschaft gar nicht, was sich hinter dem Namen verbirgt. Einer der wenigen Mitarbeiter, die den SharePoint bereits kannten, war ein Mitarbeiter aus der Personalabteilung, der die Idee hatte, die Prozesse der Personalabteilung zentral im SharePoint zu organisieren und dort beispielsweise Onboarding-Unterlagen abzulegen. Hier sollten bestimmte Mitarbeiter der Personalabteilung Dokumente erstellen, bearbeiten und löschen können, während andere nur eine Leseberechtigung erteilt bekommen sollten. Außerhalb der Personalabteilung sollte niemand Zugriff auf die Daten haben und die Versionierung aller Dateien wurde gewünscht. Mit der Erstellung einer entsprechenden SiteCollection wurde nun also der firmeninterne
SharePoint-Administrator beauftragt.

Das Vorgehen der Personalabteilung sprach sich schnell im Unternehmen herum und viele weitere Abteilungen wünschten sich ähnliche SiteCollections. Schnell stellte sich hierbei heraus, dass sich die Anforderungen der verschiedenen Abteilungen im Grunde glichen, sodass in vielen Fällen auf eine Art Standardaufbau zurückgegriffen werden konnte. Hierzu gehörte die Möglichkeit zum gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten, gepaart mit einem Sitefeed für die Veröffentlichung themenspezifischer Informationen und einem Taskboard für die Planung der durchzuführenden Arbeiten. Die jeweiligen Berechtigungen waren durch die Vergabe von drei Rollen – Owner, Member und Visitor; also Besitzer, Mitglied und Besucher – reglementiert.

Darüber hinaus gab es SiteCollections, in denen Projekte verwaltet wurden und SiteCollections, in denen wiederkehrende Meetings, wie beispielsweise Jour Fixes, Abteilungsleiter-Meetings und Lenkungsausschüsse, organisiert wurden. Da es sich bei der letzten Kategorie der SiteCollections überwiegend um Terminplanungszwecke handelte, wurde hier mit Kalendern gearbeitet. Im Unternehmen waren all diese Site Collections als „Workspaces“ bekannt. Da immer mehr Abteilungen den SharePoint für sich nutzen wollten, wurden die Kapazitäten des SharePoint-Administrators schnell überstiegen, sodass die Pack of 7 ins Boot geholt wurde.

Einführung eines Workspacemanagements
Um die Übersicht über alle Workspaces zu behalten und deren Erstellung und Wartung unter möglichst geringem Aufwand möglich zu machen, sollte ein Workspacemanagementsystem eingeführt werden. Dies sollte durch die Einführung möglichst vieler Automatisierungen gewährleistet werden. Um den Prozess insgesamt reibungsloser zu gestalten, haben ihn unsere Entwickler in vier Schritte unterteilt, die es zu automatisieren galt: die Beantragung eines Workspaces, die Erstellung eines Workspaces, die Löschung nicht mehr benötigter Workspaces und zuletzt eine Übersicht der Workspaces. Hierfür mussten die oben bereits genannten Typen der existierenden Workspaces zunächst identifiziert werden – Standard, Projekt und Meeting.

Beantragung der Workspaces
Für die Beantragung der Workspaces wurde eine Standard-OOTBSharePoint- Liste verwendet. Jeder Mitarbeiter des Unternehmens hat das Recht in dieser Liste ein Item zu erstellen, was der Beantragung eines Workspaces entspricht. Bei dieser Beantragung gibt der Antragsteller an, welche Art von Workspace er gerne hätte und wer der initiale Besitzer des Workspaces sein soll.

Erstellung der Workspaces
Für die automatisierte Erstellung der Workspaces wurde ein Powershell erstellt, welches regelmäßig alle 5 Minuten die Beantragungen in der Beantragungsliste liest und dann auf Basis der dort vorhandenen Informationen den entsprechenden Workspace – also eine SiteCollection mit allen notwendigen Anpassungen – erstellt. Anders als zuvor, als sich Mitarbeiter, die einen Workspace beantragen wollten, sich persönlich an den SharePoint-Administrator wenden mussten und auf seine Rückmeldung warten mussten, steht der Workspace nun circa 5-10 Minuten nach der Antragstellung dem initialen Besitzer zur Verfügung. Dieser kann nun wiederum im Handumdrehen Mitarbeiter zum Workspace hinzufügen und Rollen vergeben.

Löschen nicht mehr benötigter Workspaces
Jeder Workspace kann von einem Besitzer jederzeit zur Löschung markiert werden. So können die Besitzer der Workspaces selber steuern, wann ein Workspace gelöscht wird.
Auch hier wird die eigentliche Arbeit von einem Powershell erledigt, welches jeden Abend einmal nach entsprechend markierten Workspaces sucht und diese löscht.

Übersicht der Workspaces
Für die Übersicht existierender Workspaces wurde eine Clientanwendung geschrieben. Diese Anwendung kann von jedem Mitarbeiter aufgerufen werden. Er sieht dort alle Workspaces auf die er Zugriff hat, aber auch die Workspaces auf die er noch keinen Zugriff hat. Hier kann beispielsweise nach Art des Workspaces (Standard, Projekt oder Meeting) gefiltert werden.
Darüber hinaus ist es möglich, persönliche Favoriten anzulegen, die dann in der Übersicht prominent angezeigt werden. Dank der Unterstützung der Pack of 7-Experten wurde der
SharePoint nicht nur endlich optimal genutzt, sondern der firmeninterne SharePoint-Administrator wurde auch soweit entlastet, dass er wieder genügend Zeit hat, sich auch anderen Aufgaben zu widmen.