Synchronisation Schichtplan mit Microsoft Exchange und Microsoft Office 365

Dabei liegt der Fokus stets auch auf der problemlosen Integration der PEP-Lösungen in unterschiedliche IT-Landschaften. Die p.l.i. solutions GmbH erweitert ihr Angebot um ein AddOn, das eine automatische Synchronisation der Daten der Personaleinsatzplanung mit Microsoft Exchange / Microsoft Office 365 vornimmt.

Problemstellung

Ein Ziel der Digitalisierung in Unternehmen lautet, dass alle Informationen automatisch überall zur Verfügung stehen, wo sie benötigt werden. Wie jede andere Softwarelösung müssen sich daher auch PEP-Lösungen in die bestehende IT Infrastruktur eines Unternehmens einfügen. Dazu dienen Schnittstellen zu anderen Systemen, die in einigen Fällen individuell programmiert werden müssen. In manchen Fällen ist der Bedarf nach solchen Schnittstellen offensichtlich.

So ist beispielsweise unmittelbar einsichtig, dass Daten der Schichtplanung in der Lohnbuchhaltung zwingend benötigt werden. In anderen Fällen werden solche Verknüpfungen erst im praktische Einsatz erkannt. Oft liegt dies auch daran, dass Prozesse nicht in allen Unternehmen einheitlich strukturiert sind. Bei der internen Planung von Abläufen auf Team- oder Abteilungsebene werden in den meisten Unternehmen nicht die Datenbestände der Personal- und Einsatzplanung genutzt.

Um zu wissen, wann beispielsweise eine teaminterne Besprechung anberaumt werden kann, werden keine Abwesenheitszeiten bei der Personalabteilung erfragt. Ein in vielen Unternehme verbreitetes Werkzeug für solche Zwecke ist der Outlook Kalender, dessen Daten zentral auf dem Exchange Server hinterlegt werden. Wenn ein Mitglied des Teams aufgrund einer Fortbildung oder eines Urlaubs abwesend ist, liegen diese Daten selbstverständlich bei der Personalabteilung vor. In den Exchange Gruppenkalender müssen sie aber erneut eingegeben werden. Das bedeutet nicht nur einen unnötigen Mehraufwand.

Es besteht zusätzlich die Gefahr inkonsistenter Daten, da der Eintrag in den Kalender vergessen werden kann oder dabei Fehler unterlaufen können. Ein wichtiger Grundsatz der Digitalisierung lautet, dass dieselbe Information nicht zweimal an verschiedenen Stellen manuell in das IT-System eines Unternehmens eingegeben werden muss. Wenn die Information in elektronischer Form vorliegt, muss sie überall verfügbar sein, wo sie benötigt wird. Dieser Grundsatz wird verletzt, wenn zwischen Exchange und dem PEP System kein automatischer Datenaustausch erfolgt. Das neu AddOn der p.l.i. solutions GmbH löst dieses Problem.

Automatischer Datenaustausch zwischen der Personaleinsatzplanung und Microsoft Exchange / Microsoft Office 365

Änderungen im Schicht- oder Einsatzplan werden nach wie vor zentral in den entsprechenden Planungssystemen vorgenommen. Soweit vorhanden kann dies auch weiterhin über Self Service Portale erfolgen. Alle weiteren Schritte erfolgen vollständig automatisiert. Die Daten werden automatisch in Microsoft Exchange / Microsoft Office 365 übernommen. Außerdem erfolgt eine automatische Synchronisation mit den Daten der Einsatz- und Schichtplanung. Das AddOn wird einmalig serverseitig installiert, die Änderungen der Daten sind dann im Kalender in Echtzeit sichtbar.

Auf Seite der Clients sind keine Anpassungen erforderlich. Daher kann das AddOn unabhängig davon eingesetzt werden, ob Microsoft Outlook oder eine andere Kalender App genutzt wird. Auch hinsichtlich der Hardware bestehen keine Einschränkungen. Verwendet werden können klassische Desktops ebenso wie mobile Endgeräte oder Thin Clients. Das AddOn kann auch bei bereits in Betrieb befindlichen Systemen problemlos als Erweiterung installiert werden.