Managed Services: „Ready“ werden – aber wie?

Ulrich Parthier: Herr Dr. Taylor, Managed Services bieten viele Vorteile – flexiblere Kostenstrukturen, höhere Produktivität, mehr Freiräume und Chancen für die eigene Wertschöpfung. Doch oft tun sich Unternehmen mit dem Umstieg schwer. Woran liegt das?

Dr. Justin Taylor: Die Entscheidung, IT-Dienstleistungen in externe Hände zu geben, ist immer mit einer gewissen Abhängigkeit verbunden und mit erheblichen Auswirkungen auf die gesamte Unternehmensorganisation. Ich denke da zum Beispiel an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der IT, die sich um ihre zukünftigen Rollen sorgen oder an Geschäftsbereiche, die mit der gewählten Strategie nicht einverstanden sind. Eine genaue Bewertung der Ausgangssituation und eine gründliche Vorbereitung können helfen, Ängste abzubauen und Bedenken auszuräumen.

Was gehört denn aus Ihrer Sicht zu einer guten Vorbereitung?

Dr. Justin Taylor: Wichtig ist, dass die Ziele und der Umfang des Vertrags für alle Parteien klar sind. Da Managed Services-Verträge in der Regel über mehrere Jahre abgeschlossen werden, ist es sehr wahrscheinlich, dass sich IT-Umgebungen und -Technologien während der Vertragslaufzeit ändern. Daher lohnt es sich, bereits vor Vertragsabschluss darüber nachzudenken, welche Dienste oder Unterstützungsleistungen in Zukunft von Interesse sein könnten.

Kostenvorteile sind oft ein wichtiger Beweggrund, um IT-Services auszulagern. Wie können die Vertragskosten optimiert werden?

Dr. Justin Taylor: Die Kosten eines Managed Service-Vertrages werden in erster Linie durch die gewählte IT-Architektur, zum Beispiel On-Premises oder Cloud, die Betriebszeiten und die vereinbarten Service Level Agreements bestimmt. Ein 24 x 7 x 365 Betrieb ist natürlich aufwändiger als ein 12 x 5-Service. Höhere Servicequalitäten, entsprechend sensible Rufbereitschaften und Reaktionsgeschwindigkeiten können direkte Auswirkungen auf die Kosten haben. Oft lohnt es sich auch, die eigenen Konditionen mit denen des Anbieters zu vergleichen. So kann es unter Umständen günstiger sein, Hardware und Lizenzen selbst zu kaufen, anstatt dies dem Anbieter zu überlassen.

Welche Kostentreiber sollten noch im Auge behalten werden?

Dr. Justin Taylor: Oft zeigt sich in der Praxis, dass der Standardisierungsgrad der vorhandenen IT die Kosten erheblich beeinflussen kann. Bei der Nutzung von Cloud-Technologien ist dies – relativ gesehen – einfacher, da damit oft ein technologischer Wandel einhergeht, der hohe Automatisierung und flexible Skaleneffekte optimal verbindet. In On-Premises-Umgebungen ist durch die historisch gewachsene IT-Umgebung das Niveau der Standardisierung jedoch sehr unterschiedlich. Eine notwendige Entflechtung über eine Transition oder sogar Transformation hat zunächst ein gewisses Investitionsvolumen, das sich aber sehr schnell durch einen guten ROI amortisiert. Nach unserer Erfahrung sollten dabei Legacy- oder Inhouse-Anwendungen immer individuell betrachtet und entsprechend bewertet werden.

Bisher haben wir vor allem die technische Seite betrachtet. Gibt es weitere Faktoren, die in der Vorbereitungsphase beachtet werden sollten?

Dr. Justin Taylor: Auf jeden Fall. In den Planungen sollte zwingend berücksichtigt werden, wie sich die Übertragung der operativen Verantwortung auf die derzeitige IT-Organisation auswirkt. Durch die Einbindung eines externen Dienstleisters ändert sich die Rolle der IT. Sie gibt das Tagesgeschäft gänzlich oder in Teilen ab. Dies geschieht in Verbindung mit neuen, hochwertigen Projekten, die aus Sicht der internen IT damit neu priorisiert und umgesetzt werden. Zusätzlich übernimmt die IT-Organisation die Kontrolle des Providers, zum Beispiel über eine Governance-Organisation, die mit dem Service-Management-Team des Anbieters verbunden ist.

In dem Interview geht Dr. Justin Taylor auf folgende weitere Fragen ein:

• Kommen wir zum wichtigsten Schritt im gesamten Vorbereitungsprozess – der Auswahl des richtigen Providers. Haben Sie dafür nützliche Tipps?
• Welche Rolle spielen Zertifizierungen bei der Wahl des Providers?
• Wie gehen Sie vor, wenn SPIRIT/21 eine Managed Services-Ausschreibung gewinnt? Was sind die ersten Schritte nach der Vertragsunterzeichnung?
• Was kommt nach der „Due Diligence“-Phase?
• Wie läuft der Umzug der Systeme ab?
• Was genau ist das Schwierige daran?
• Wie geht es weiter nachdem der Migrationspfad festgelegt ist?
• Welche Rolle spielt der Kunde während der Transition?
• Während der Transition werden die Systeme an den Dienstleister übertragen. Wann ist diese Phase abgeschlossen?
• Ob die Verlagerung von IT-Services an einen Dienstleister tatsächlich das gewünschte Ergebnis bringt, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Welche sind für den Erfolg eines Managed Services-Vertrages wirklich ausschlaggebend?

Das vollständige Interview steht hier kostenlos und ohne jegliche Registrierung zum Lesen bereit:

https://www.it-daily.net/it-management/digitale-transformation/23767-managed-services-ready-werden-aber-wie

Weitere Informationen:

www.it-daily.net

Ansprechpartner:

Ulrich Parthier
it Verlag GmbH, Ludwig-Ganghofer-Str. 51, 83624 Otterfing
Telefon: +49-8104-649414, E-Mail: u.parthier@it-verlag.de