Online Meetings erfolgreich moderieren!

Effizient im Home Office arbeiten: Neben stringenter Datenverarbeitung und Einhalten von Strukturen sind das Online Meeting mit der Videokonferenz das entscheidende Mittel für Team- und Vorstandsmeetings, Projektbesprechungen und Absprachen mit Vertrieb, Entwicklung und Kunden. Um sie erfolgreich durchzuführen, müssen sie gut moderiert werden. Doch was bedeutet das?

Die alltägliche reibungslose Zusammenarbeit und der direkte Austausch zwischen Führungskräften, Teams und Kunden ist einer der Erfolgsfaktoren für das Unternehmen. Um das auch ortsunabhängig zu realisieren, sind virtuelle Meetings die bestmögliche Unterstützung. Alle Fragen, die eine direkte Aussprache benötigen, können so vergleichsweise gut bedient werden. Virtuelle Arbeitsplanung und kollaborative Informationsbeschaffung werden von Online Meetings sinnvoll unterstützt, keinesfalls aber ersetzt. Jedoch werden Videokonferenzen erst effizient, wenn eine durchdachte Agenda sie strukturiert und eine verlässliche Moderation die Ergebnisse sichert.

Das Jahr 2020 wird bestimmt durch Globalisierung, Corona Virus und Krise

Es wird keine Zeit nach Corona geben, sondern nur eine Leben mit dem Virus. Das Virus nimmt weder Wirtschaft noch Menschen wahr und Sie werden nicht verhandeln können. Es gibt kleinen ‚good Deal‘. Das Virus nutzt den menschlichen Körper zur Vermehrung und als Lebensraum – in etwa so, wie wir Nahrung aufnehmen, Wasser trinken, Luft atmen und die Ressourcen der Erde verbrauchen. Was bleibt uns übrig? Anpassen, schützen, vorbeugen, auf neue Formen der Zusammenarbeit setzen und diese effizient mit Leben füllen. Es ist wie es ist. Und nur wer sich anpassen kann, wird als Unternehmen Bestand haben. Willkommen Arbeit 4.0!

Erst wenn die meisten Menschen immunisiert sind (Antikörper / Impfung) normalisiert sich der Arbeitsalltag und damit auch ein Stück weit unser Leben. Das erleben wir dann auf einem anderen Niveau, mit anderen Werten, Freiheiten und geänderten Verhaltensnormen. Erst dann gibt es im umfassenden Masstab wieder persönliche Treffen und Besprechungen. Bis dahin werden wir uns mit Online Meetings zu behelfen wissen.

Gelingt es Ihrem Unternehmen, dann haben Sie sich an eine effizientere agile und / oder kollaborative Arbeitsweise als zuvor gewöhnt. Und ich kann allen nur raten: Nehmen Sie diese frisch erworbenen Erfahrungen, positiven Methoden und Techniken einfach mit und machen Sie daraus Ihre neue Arbeitskultur.

Fakt ist: Sollen sie gelingen, müssen virtuelle Meetings, Online Meeting, Videokonferenz moderiert werden.

Für die neuen Formen des Online Meetings, der gemeinsamen Datenablagen über VPN oder auf Cloud Diensten sowie der Zusammenarbeit auf den eingesetzten Kollaborationsplattformen, benötigen Sie eine initiale Anleitung zur Nutzung. Es gibt eine Unzahl von neuer Technik, Methodik und Software, die eine Arbeit auch im Homeoffice unterstützen. Doch sehr schnell stellt man fest, Meeting ohne stringente Agenda und guter Moderation gelingen nichts. Der Kampf gegen die Verschwendung ist eröffnet! Auch ist es ungünstig, wenn die Führungskraft die ganze Zeit nur an der Aufrechterhaltung der Struktur arbeitet und dabei eigentlich Aufgaben verteilen und Informationen aus den Berichten erfassen müsste. Wie lösen Sie diese zwiespältige Aufgabe? Zur Lösung unterbreite ich ihnen heute drei Angebote: 

1. Unterstützung durch professionelle, externe Moderation … biete ich als systemischer Moderator Ihnen für Ihre Online Meeting, Online Workshop und Videokonferenz im Team, mit Vorstand, Shareholder und Kunden an.
   Ich moderiere auch unbequeme oder strittige Themen und leite jede Diskussionen zielorientiert. Das umfasst ebenso den Transfer unangenehmer und ernster Informationen und Nachrichten bis hin zur Lösung von Konflikten, Kurzarbeitsregeln und Kündigungsgesprächen. Bei Bedarf, plane ich mit den Führungskräften gemeinsam, wie es danach weitergehen soll.
2. Planung von Online Meetings, Struktur der Agenda und Themenauswahl … erarbeite ich gemeinsam mit Ihnen. Ich leite Sie an und führe sie in die ‚Kunst der Online Moderation‘ ein. Sie lernen den systemischen Moderationszyklus kennen und erproben Techniken um mit Einwänden, destruktiven Diskussionen und Reden in monotoner Endlosschleife umzugehen sowie Zwischenergebnisse zielorientiert zu sichern und zur Finalisierung zu führen.
3. Diesen kostenlosen und detailreichen Leitfaden der Online Moderation. Mit diesem Leitfaden bietet sich Ihnen die Möglichkeit, Ihre persönlichen Skills und sozialen Kompetenzen selbstständig zu  erweitern. Erfahren Sie die Basics der Online Moderation!

„Eine Moderator*in ist eine Person,
die ein Gespräch lenkt
oder in einer Kommunikation vermittelt,
dabei informiert, ordnet und motiviert
aber nicht Teil von Problem oder Lösung ist.“

Herausforderungen bei Online Meeting / Videokonferenz

Einige Grundsätze und Weisheiten vorab: 

• Meetings konzentrieren sich aufs Wesentliche. 
• Sie beginnen und enden pünktlich. 
• Nicht jeder erzählt jedem alles. 
• Es werden nur Informationen ausgetauscht, die für alle Beteiligten von Bedeutung sind. 
• Gute Meetings erzeugen zusätzlichen Gesprächsbedarf für kleinere Teilnehmerkreise bzw. Direktgespräche.

Fragen zum Online Meeting

Antworten auf nachfolgende Fragen sind im kostenlosen Download auf hasford.de zu erhalten.

• Wie häufig benötigen man virtuelle Meetings und wie lange sollten sie dauern?
• Wie werden Mitarbeiter*innen im Homeoffice eingeladen? 
• Wie strukturiere man Meetings?
• Was müssen die Teilnehmenden im Vorfeld wissen? 
• Welche Reihenfolge der Themen ist die Richtige? 
• Wie geht man professionell mit Einwänden und unsachlichen Beiträgen bei Diskussionen um?
• Welche Methoden helfen, dass alle den Gedankengängen des Moderators folgen und verstehen können? 
• Wie werden Ideen visualisiert, verbessert und festgehalten?
• Wie werden Endlos-Redeschleifen und Monologe Einzelner vermieden oder unterbrochen?
• Hilfe, es führt zu nichts Greifbaren! … die Angst vor der ‚Diskussion ohne Ergebnis‘
• Wie unterbinde man Machtkämpfe und Konflikte? 

Begrenzt auf Informationen und Austausch von Fakten

Online Meetings dienen zur Weitergabe von Informationen, gleichzeitig sollen Erfahrungen und Wissen aller Teilnehmenden aktiviert und genutzt  werden, um Herausforderungen zu identifizieren und Probleme zu lösen. Bestenfalls führt der virtuelle Austausch zum Erwerb von neuem Wissen.

Eine Moderation muss die Autonomie der Einzelnen achten und die
Energie aller Teilnehmenden gezielt freisetzen um sie für die Zielerreichung fokussieren zu können.

Gute Moderatoren sind so unauffällig, dass die Teilnehmenden davon überzeugt sind, eigentlich keine Moderation gebraucht zu haben. Denn die Moderator*in hat jeden einbezogen, die individuellen Bedürfnisse beachtet, persönliche Erfahrungen und Wissen gewürdigt und jede*r konnte sich bei der Lösung einbringen und wird wissen, welche persönlichen Aufgaben am Umsetzungsprozess ihm*r zugewiesen wurden.

Online ist eine noch aktivere Rolle der Moderation als offline notwendig. Gute Stimmungen aus Präsenzzeiten übertragen sich nicht automatisch auf virtuelle Meetings. Schaffen Sie gesonderte Phasen für den sozialen Austausch. Denn im Business geht es auch Online vor allem darum, dass Kommunikation zu verbesserten Ergebnissen führt.

Kompetente Hilfe erhalten

Wenn Sie konkrete Unterstützung benötigen, so können Sie sich jederzeit per E-Mail moderation@hasford.de an mich wenden. Ich freue mich auf den Dialog und täglich neue Herausforderungen.