Teva automatisiert mit YAMBS die Avise-Verarbeitung

Bisher musste die Debitorenbuchhaltung von Teva bei den per Post oder E-Mail eingegangenen Avise Posten für Posten prüfen, ob die vom Kunden angekündigten Zahlungen mit den in Rechnung gestellten übereinstimmten und diese manuell verbuchen. Besonders bei Avise mit mehreren Positionen brachte diese manuelle Bearbeitung einen erheblichen zeitlichen Aufwand und ein Fehlerrisiko mit sich. „Unsere Avise sind meistens fehlerfrei und daher perfekt für eine automatisierte Verarbeitung geeignet. Seit 2003 haben wir mit YAMBS.eBanking bereits die Verbuchung der Zahlungsein- und -ausgänge automatisiert und sind sehr zufrieden. Das wollten wir nun auch für die Avisverarbeitung realisieren“, erläutert Alexandra Fink, Associate Director Accounting Teva Ulm, die Ausgangslage.

Die Standardsoftware YAMBS.Avise / YAMBS.smart.PDF von Software4Professionals bucht elektronische Avise und Avise im PDF/A-Format automatisch. Mit einem speziellen Konverter liest die Lösung PDF-Dokumente fehlerfrei aus und übergibt sie anschließend direkt an das SAP-System. Über eindeutige Angaben, wie beispielsweise die Kopfdaten, erkennt YAMBS.Avise den Aussteller. Der entsprechende Avisfilter wird herangezogen, und die für diese Datei angelegten Kontierungsregeln greifen. Eine manuelle Erfassung ist somit nicht mehr erforderlich, was erhebliche Zeiteinsparungen mit sich bringt.

„Ein besonderer Vorteil ist, dass wir die Lösung ganz unkompliziert ohne Unterstützung durch die IT-Abteilung über Tabelleneinträge in der Buchhaltung pflegen können“, erläutert Bettina Köhntop, Accountant & Analyst bei Teva Ulm. Als unkompliziert erwies sich auch die Einführung der Lösung, die innerhalb von zwei Tagen realisiert wurde, sowie die Flexibilität bei individuellen Anforderungen.
„Auf unseren Wunsch hin setzte Software4Professionals kurzfristig die komplett automatische Durchbuchung fehlerfreier Avise als individuelle Anforderung um. So müssen wir nur noch eingreifen, wenn das System Unstimmigkeiten erkennt“, ergänzt Bettina Köhntop. Auch die automatische PDF-Archivierung sei eine große Erleichterung. Heute wird das Avis automatisch an den gebuchten Beleg angehängt, archiviert und kann jederzeit aufgerufen werden“.

Mithilfe von YAMBS.Avise und YAMBS.smart.PDF ist Teva nun einen Schritt weiter auf dem Weg zum papierlosen Büro. Bisher senden zwar noch nicht alle Kunden ihre Avise in auslesbarer PDF-Form, wenngleich die Einsparungen von Papier- und Portokosten auch für die Sender von Interesse sein müssten. „Wir sind ganz zuversichtlich, dass wir hier bald eine Quote von 85 Prozent erreichen werden“, so Alexandra Fink. „Schon jetzt liegt die Zeitersparnis in der Buchhaltung durch die Automatisierung der Avis-Verarbeitung bei 60 Prozent.“