Digitalisierung im Projektmanagement

Digitalisierung ist Buzzword, Hype und Realität zugleich. Wie würden Sie diesen Begriff definieren?

Thomas Brunschede: Die Digitalisierung ist ja nicht neu. Wir erleben die Digitalisierung unserer Arbeitswelt bereits seit den 1970er Jahren. Wir haben das damals nur anders genannt, und die Ausprägung ist heute eine andere als damals. In den 70er-Jahren und den Jahrzehnten danach ging es um eine Automatisierung auf Basis von Elektronik und EDV. Heute steht die Informatisierung im Vordergrund. Informationen sollen idealerweise jederzeit und überall zur Verfügung stehen. Dabei wird uns zunehmend Künstliche Intelligenz (KI) zur Verfügung stehen, etwa bei der Aufbereitung unstrukturierter Daten zu brauchbaren Informationen. Gleichzeitig werden repetitiv ausgeführte Tätigkeiten durch den Einsatz von KI mehr und mehr obsolet bzw. von Maschinen übernommen. Das bringt tiefgreifende Veränderungen in der Arbeitswelt und letztlich in der Gesellschaft mit sich. 

Die Digitalisierung eröffnet auch im Projektmanagement völlig neue Möglichkeiten. Welchen Einfluss hat dieser Trend aktuell?

Thomas Brunschede: Zunächst einmal glaube ich nicht, dass es sich bei der Digitalisierung um einen Trend handelt. Eher um einen Umbruch, der dauerhafte Veränderungen mit sich bringt. Genau deshalb sind die Auswirkungen auf das Projektmanagement auch so stark.

Ich bin davon überzeugt, dass die Verzahnung des Projektmanagements mit anderen Disziplinen deutlich zunehmen wird. Projektmanagement ist ja auch heute durchaus integriert. Die Vernetzung findet aber hauptsächlich auf der Datenebene statt. Eine PM-Software, die heute nicht über ausreichende Daten-Schnittstellen zu anderen Systemen verfügt, ist eine Insellösung. Morgen werden wir solche Systeme als Inseln bezeichnen, deren Workflows nicht verzahnt sind. Dem Benutzer kann es künftig gleichgültig sein, welche Disziplin und welches System ihm bei seinem Problem weiterhilft oder Informationen zur Verfügung stellt. Die Grenzen zwischen PM, BI, ERP – und was immer Ihnen an sonstigen Abkürzungen aus diesem Umfeld einfällt – werden immer weiter aufgelöst. Diese Verzahnung ist heute bereits in Ansätzen zu beobachten und wird sich in den kommenden Jahren weiter durchsetzen. Die Systeme und Disziplinen werden quasi nahtlos ineinander über gehen.

Einen weiteren Effekt der Digitalisierung auf das Projektmanagement werden wir beim Thema „Führung“ erleben. Verantwortung wird zukünftig dezentraler verteilt sein. Das klassische Command and Control wird kleinen, selbstbestimmten Teams weichen. Auch dieser Prozess hat längst begonnen. Aber er wird sich noch weiter verstärken.

Digitalisierung bedeutet also für das Projektmanagement massive Veränderungen. Einige Ebenen haben Sie bereits benannt. Darüber hinaus gibt es Veränderungen bei den Prozessen, in der Kommunikation und Organisation. Was sind die Gründe?

Thomas Brunschede: Für den wesentlichen Treiber halte ich die zunehmende Komplexität. Die erleben wir in allen Arbeitsbereichen. Wir haben uns in den letzten Jahrzehnten so weit entwickelt, dass wir an die Grenzen dessen geraten, was wir noch mit „Bordmitteln“, also unserem eigenen Hirn, lösen können.

Dabei geht es nicht nur um die Menge an Daten und Informationen. Die war auch vor 40 Jahren schon so groß, dass wir uns von der Karteikarte verabschiedet haben, weil das schlicht zu lange dauerte. Heute könnten wir unsere Aufgaben auch mit viel Zeit nicht mehr angemessen lösen, weil die Daten- und Informationslage zu unübersichtlich geworden ist. Alles hängt irgendwie mit allem zusammen, der Überblick droht verlorenzugehen. Die Digitalisierung hilft uns dabei, diese Datenverflechtung zu managen.

Zwischen Digitalisierung und Komplexität besteht dabei eine kaskadierende Wechselwirkung: Weil wir durch zunehmende IT-Unterstützung komplexere Aufgabenstellungen lösen können, machen wir das natürlich auch. Dadurch nimmt die Komplexität weiter zu.

Was ändert sich im Projektalltag und wie können Unternehmen sich dafür wappnen?

Thomas Brunschede: Die Dynamik wird zunehmen, und darauf sind viele Unternehmen unzureichend vorbereitet. Aus einem großen Tanker wird nicht über Nacht ein Schnellboot. Abgesehen davon wäre auch das Konzept „Schnellboot“ zu einseitig. Besser ist ein guter Mix aus beidem. Wir empfehlen unseren Kunden, ihre Organisation zu einem „dynamikrobusten System“ umzubauen. Das bedeutet Folgendes: Es gibt Bereiche und Aufgabenstellungen, die sich gut in Prozessen beschreiben und durch Regeln managen lassen – der wissensbasierte, eher statische Bereich. Und es gibt andere Bereiche, in denen benötigen Sie Ideen, Kreativität und den hierfür notwendigen Freiraum. Hier herrscht eine solche Dynamik, dass heute definierte Prozesse morgen schon wieder angepasst werden müssten. Hier führen Sie auch weniger durch Regeln, sondern eher auf Basis von Prinzipien.

Wenn Sie nun einen Brückenschlag zwischen der statischen und der dynamischen Welt hinbekommen, haben Sie ein dynamikrobustes System geschaffen. Ein System, das mit Dynamik umgehen kann, ohne im Chaos zu versinken. Das wird eine Herausforderung für viele Unternehmen: Es gibt beim Umgang mit Statik und Dynamik eben kein Entweder-oder, sondern ein Sowohl-als auch. Wo man sich darauf einlässt, verändert es die DNA eines Unternehmens.

Das hat zur Folge, dass Themen wie Verantwortung, Führung und Kommunikation neu gedacht werden müssen. Wir werden zukünftig noch viel agiler und flexibler arbeiten als heute. Aber wir müssen lernen, dass gerade an den Nahtstellen zwischen Statik und Dynamik die Kommunikation gut funktionieren muss. Das hat Auswirkungen sowohl auf Mitarbeiter als auch auf die Führung: Die Projektleitung von morgen wird nicht primär selbst Entscheidungen treffen, sondern vornehmlich integrativ unterwegs sein, um Entscheidungen zu ermöglichen. Verantwortung wird delegiert werden, aber gerade durch den integrativen Aspekt wird Führung eine essentielle Aufgabe bleiben.

Projektalltag, Qualität und Kommunikation

Die Themen Projektalltag, Flexibilität und dezentrale Strukturen, firmenübergreifende Zusammenarbeit, Standards, Qualitätskontrolle, Soziale Medien und Kommunikation bestimmen den weiteren Verlauf des Interviews. Abschließend gibt Thomas Brunschede Unternehmen drei Handlungsempfehlungen mit auf den Weg.

Das vollständige Interview ist hier auf it-daily.net veröffentlicht:

https://www.it-daily.net/it-management/projekt-portfolio-management/22897-digitalisierung-im-projektmanagement

Ansprechpartner:

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