Konstruktion Baumann nutzt keytech unternehmensweit

„Fehler können wir uns nicht leisten. Das steckt tief in der DNA unserer Firma“, erklärt Christian Baumann lachend. Seit er 2004 nach seinem Ingenieursstudium in das väterliche Unternehmen in Herbolzheim eingestiegen ist, hat sich viel verändert. Die hohen Ansprüche, die aus dem Metier der Medizintechnik resultieren, sind seit jeher vorhanden gewesen. Gesteigert hat sich der Umfang und die Geschwindigkeit, mit der Änderungen einhergehen. Außerdem sind die Maßstäbe für eine Zertifizierung in der Medizintechnik, wie z. B. FDA und MDR, relativ hoch.

„Es geht sogar noch weiter“, führt Christian Baumann aus: „Die ISO 13485 zu Design und Herstellung von Medizinprodukten entspricht in etwa der Reihe ISO 9000 in der Industrie. Hier beschreibt jeder unserer Kunden seine individuellen Prozesse, in die wir uns als Dienstleister immer wieder nahtlos einfügen, was sich bei jedem Audit beweist.“

Mehr als PDM gefordert
Christian Baumann ist ein konsequenter Modernisierer. Mit seinem Eintritt in die Firma hat er sofort begonnen, den Umstieg vom 2D-CAD-System CADdy auf die 3DKonstruktion mit SOLIDWORKS voranzutreiben. Der SolidWorks-Vertriebspartner empfahl das hauseigene PDM MaxxDB zur Konstruktionsdatenverwaltung. „Diese war sehr ähnlich gestrickt wie die Zeichnungsverwaltung von CADdy. Unser Ziel war zunächst, das Freigabewesen und die Versionsverwaltung der 3D-Modelle zu digitalisieren. Wir ließen dann von einem unserer Ingenieure Konstruktionsrichtlinien ausarbeiten, die ebenfalls im PDM abgebildet wurden. Sehr bald wurde uns klar, dass Informationen zu einem Projekt über Abteilungsgrenzen hinaus gehen. Wir benötigten deshalb mehr als nur ein Datenbank-Tool für die Konstruktion auf Filesystem-Basis.“

Ein Dokument für alle
Bei einer Veranstaltung stellte ein Teilnehmer die Arbeitsweise mit keytech vor. „Mir gefiel sofort die Einbeziehung aller Dokumente in ein jeweiliges Projekt. Das entsprach meiner Vision vom papierlosen Büro mit der Verschmelzung von PLM und DMS. Mit entsprechender Rechtevergabe sieht jeder nur die für ihn relevanten Dokumente. Da keytech immer nur ein aktuelles Dokument vorhält und ansonsten mit Verknüpfungen arbeitet, waren die Zeiten der doppelten Datenhaltung und der Irritationen bezüglich dem aktuellsten Versionsstand vorüber. Ein Blick auf den Reiter `Wiederverwendung ´ zeigt, wo dieses Dokument noch Verwendung findet.“

Umstieg von MaxxDB auf keytech
Für Christian Baumann war der Umstieg damit eine beschlossene Sache: „Wir haben bei keytech ein enormes Potential an Erfahrung zur Ablösung von MaxxDB vorgefunden. Sogar einer der ehemaligen Entwickler arbeitet heute für keytech, sodass die Umstellung und Datenübernahme reibungslos vonstattengehen konnte. Endlich hatten wir die Grundlage geschaffen, das Wissen aus der Konstruktion digital dem Unternehmen zur Verfügung zu stellen.“

Revisionssicherheit gegeben
Die Digitalisierung von Informationen bildet bei Baumann die entscheidende Grundlage für die Veränderung der Prozesse zur Steigerung der Qualität, der Geschwindigkeit aber auch der Sicherheit im Umgang mit Daten.

Die Revisionssicherheit bei Baumann Konstruktionen mit keytech hat sich bereits herumgesprochen: „Es ist keine Seltenheit, dass Kunden sich bei uns melden, um sich zu vergewissern, dass sie mit ihren Dokumenten und Modellversionen in ihren Projekten auf dem neuesten Stand sind. Mit keytech haben wir jederzeit die Übersicht über alle Vorgänge zu jedem Zeitpunkt.“

Digitale Lebenszyklusmappe
keytech bildet das zentrale System zur Ablage aller Dokumente. Gearbeitet wird mit einer Mappenstruktur, die alle Dokumente vereint. Die gesamten Informationen wie E-Mails, Zeichnungen, 3D-Modelle, Versionsstände, Schriftstücke, Fotos, Notizen etc. sind in keytech erfasst. Die Organisationsstruktur ist mit allen Abteilungen dort abgebildet. Selbstverständlich gibt es ein Freigabewesen und eine Rechtevergabe, in der definiert ist, wer Zugriff auf welche Dokumente haben darf. Damit entspricht der digitale Aufbau der gewohnten Arbeitsweise aus dem Papierzeitalter mit Aktenordnern, Arbeitsbereichen und Befugnissen. Der Unterschied ist nur, dass keytech in Bruchteilen von Sekunden Dokumente findet und kristallklar Projekten zuordnen kann. Die Transparenz von Vorgängen ist damit auf ein nie dagewesenes Niveau gehoben worden, was sich für alle Beteiligten positiv auswirkt.

Ausweitung auf alle Abteilungen
Christian Baumann geht aber noch einen Schritt weiter: „Nun können alle, die an einem Projekt arbeiten, die aus ihrer Sicht passenden Informationen ziehen. Zu jedem Produkt ist eine konsequent digitale Lebenszyklusakte angelegt. Eingehende Papierdokumente werden sofort eingescannt und dort zugeordnet. Besprechungen, egal ob intern oder extern mit Kunden, finden an einem digitalen Whiteboard statt, welches alle Notizen zu Präsentationen oder Bildern elektronisch abspeichert. Spätere Missverständnisse sind damit ausgeschlossen. Da keytech eine Verschmelzung aus PLM und DMS darstellt, nutzen wir es in jeder Abteilung spezifisch zur Verdrängung von Papier und zur Optimierung der Arbeitsabläufe. Das Personalwesen verwaltet beispielsweise Arbeitsverträge, Bewerbungen und Zeugnisse, die Administration Verträge, Versicherungspolicen und Geheimhaltungsvereinbarungen. Die IT hat alle Softwarelizenzen in keytech hinterlegt, inklusive Gerätezuordnung, Wartungsverträgen und Abnahmeprotokollen. Vertrieb und Marketing steuern Angebote, Sponsoringverträge und Kundeninformationen mit keytech, die Geschäftsleitung Gründungsunterlagen, Beteiligungen, BWAs etc. Am eklatantesten sind die Vorteile im Qualitätswesen, weshalb dies auch der erste Bereich war, auf den wir keytech außerhalb der Konstruktion ausgeweitet haben.“

Qualitätsmanagement vereinfacht
Das Qualitätsmanagement wirkt sich sehr stark auf die Zusammenarbeit mit dem Kunden aus. Die Adaption der Arbeitsprozesse der Kunden setzt voraus, dass alle Besonderheiten dokumentiert sind. Sämtliche Normen, Strukturen und Zertifikate sind hier in keytech zentral gespeichert. Darüber hinaus finden sich das Handbuch zur Verwendung von keytech an sich oder das CADENAS-Handbuch zur Verwendung von Normteilen dort. Die Fertigung holt sich ihre Chargen- und Seriennummern hier ab. Baumann Konstruktionen pflegt in keytech ein eigenes „KoBa-Wiki“. Eine Art Wissensdatenbank für das Intranet, um die Wiederholung typischer Fragen oder Problemstellungen zu vermeiden. Das Know-how der Firma wird somit systematisch ausgebaut und Wissen für alle verfügbar gemacht. Sollen Dokumente gelöscht werden, landen sie zunächst in einem digitalen Papierkorb. Erst wenn dieser geprüft wurde, erfolgt die tatsächliche Löschung durch das QM. keytech hilft ebenfalls bei der Einhaltung der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), da hier alle Workflows zur Einhaltung geregelt sind.

Additive Fertigung organisiert
Die Konstruktion Baumann oHG betreibt eine eigene additive Fertigung, um die Entwicklungsgeschwindigkeit ihrer Kunden weiter voranzutreiben. Die plastischen Prototypen geben schnell Antwort auf Fragen zu Konstruktion, Design und Funktion. Die Angaben zu Produktion, Material und Struktur finden sich in keytech. Bei Fräs- oder Drehmaschinen kommen solche Informationen aus einem CAM-System. Allerdings werden dort Teile immer nur Stück für Stück nacheinander produziert, während in der additiven Fertigung durchaus mehrere Teile unterschiedlichster Herkunft in einem Arbeitsgang gefertigt werden. Christian Baumann erläutert die Problematik: „Wir nutzen die Parallelproduktion, um effizienter zu sein. Der Drucker arbeitet gleich schnell, egal ob ein Teil oder vier entstehen. Hinzu kommt, dass jeder 3D-Drucker eine eigene Software, Einstellungen und Maschinendaten hat. Es gibt keine einheitliche Schnittstelle wie beim CAM. keytech erfasst diese Daten und ordnet sie eindeutig einem Auftrag zu. Der gesamte Herstellungsprozess ist definiert und kann bei Bedarf exakt wiederholt werden.“

Workshops für Medizintechnik-Unternehmen
„Uns begeistert die Flexibilität von keytech. Das System arbeitet nach unseren Vorgaben und nicht umgekehrt. Viele kleine und mittlere Firmen im Medizinprodukteumfeld sind nur schwer in der Lage, ihrer Dokumentationspflicht vollständig nachzukommen. Viele wissen auch gar nicht, wie sie wirtschaftlich sinnvoll ihre Prozesse digital in einem System abbilden können, um die Kriterien für eine FDA- oder MDR-Zertifizierung einhalten zu können. Deshalb haben wir gemeinsam mit der keytech Süd GmbH eine Initiative gegründet und bieten Workshops an. Darin zeigen wir auf, wie in der Medizintechnik eine verlässliche digitale Struktur aufgebaut werden kann. Dies geht mit keytech relativ schnell, ist einfach umsetzbar und absolut tauglich für die strengen Anforderungen in der Medizintechnik, ohne die Unternehmen technisch oder finanziell zu überfordern.“ Konstruktion Baumann beweist damit eindrücklich, wie man gerade als kleines Unternehmen durch geschickte Nutzung von keytech stets auf Zack ist und seine Wettbewerbsfähigkeit in schwierigen Märkten erhält.

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