Digitalisierung und Prozessoptimierung in der modernen Personalarbeit

„Die Personalgewinnung und der Einsatz von Zeitarbeitnehmern in größeren Unternehmen bedeutet einen enormen Verwaltungsaufwand. Mitunter müssen mehr als 100 Personaldienstleister koordiniert und abgerechnet werden. Natürlich ist dabei auch auf die Einhaltung der sich dynamisch verändernden gesetzlichen Vorgaben bei der Arbeitnehmerüberlassung zu achten“, weist Marcus Hartinger auf die Problemstellung beim Kundenunternehmen hin.

„Als MSP bieten wir hier eine optimale Unterstützung an, indem wir einerseits die Abläufe mit einer spezialisierten Softwarelösung digitalisieren und anderseits mit unserer langjährigen Erfahrung die Prozesse im Personalmanagement optimieren, Lieferanten konsolidieren und bei der Einhaltung der rechtlichen Vorgaben unterstützen – angefangen vom digitalen Signieren von Verträgen bis hin zum Monitoring beispielsweise von gesetzlicher Höchstüberlassungsdauer und Equal-Pay.“

Hierfür steht mit dem Business Information System (B.I.S) eine eigene Softwarelösung zur Verfügung, die einfach in bestehende Strukturen implementiert werden kann. Das B.I.S als Vendor Management System beinhaltet unter anderem die elektronische Abwicklung des Personalbestellprozesses inklusive Neuanlage von offenen Stellen, Nachbesetzung, Verlängerung, Freigabeprozess und 100%-Dokumentation, die Abbildung aller Fremdpersonaleinsätze mit Einsatzerfassung und Überwachung von Höchstüberlassungsdauer, Equal-Pay und Branchenzuschlagsstufen, elektronische Zeiterfassung und Einsatzplanung sowie umfangreiche Statistikfunktionen zu den wesentlichen Kennzahlen. „Die gesamte Prozesskette vom Ordermanagement über das Auftragsmanagement, das Zeitmanagement bis hin zum Reporting wird damit optimal digital abgebildet“, so Marcus Hartinger.

Das Hosting der sensiblen persönlichen Daten sowie Wartung und Weiterentwicklung werden von Tempo-Team übernommen. Damit wird auch die IT im Kundenunternehmen entlastet. „Für unsere Arbeit als MSP hat sich der Einsatz des B.I.S optimal bewährt“, sagt Marcus Hartinger. „Wenn ein Kunde andere Vendor Management Systeme bevorzugt oder bereits nutzt, arbeiten wir natürlich auch mit diesen und bieten die entsprechende Unterstützung an.“

Der Einsatz einer großen Zahl von Personaldienstleistern erfordert nicht nur optimierte Prozesse. Auch die Abrechnung stelle Unternehmen vor große Herausforderungen, weist Marcus Hartinger auf einen weiteren wichtigen Punkt hin. „Natürlich verringert es den Verwaltungsaufwand im Unternehmen erheblich, wenn es anstatt einzelner Abrechnungen mit jedem Personallieferanten nur noch eine Rechnung vom MSP pro gewünschter Unternehmenseinheit (z.B. Kostenstelle) bearbeiten muss. Als eigenständige Gesellschaft, unabhängig von der Personalvermittlung und Arbeitnehmerüberlassung der Tempo-Team Personaldienstleistungen GmbH, können wir unseren Kundenunternehmen auch die konsolidierte Abwicklung der Rechnungslegung anbieten.“ Hierzu besitzt die Tempo-Team Managed Service Provider GmbH die notwendige Inkasso-Lizenz gemäß §10 Abs. 1 des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG).

Die Tempo-Team Managed Service Provider GmbH arbeitet aktuell mit über 150 Personaldienstleistern zusammen. Bezogen auf den verantworteten Umsatz ist sie derzeit einer der größten MSP‘s in Deutschland und betreut Projekte u.a. in den Bereichen Konsumgüter, Automotiv, Facility Management sowie Chemie und Pharma.

Weitere Informationen:

https://www.tempo-team.com/fuer-unternehmen.html

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