Software-Umstellung kann gelingen, wenn Mitarbeiter ihre Lösungen selbst entwickeln

Frage: Beim Discounter Lidl ging die IT-Umstellung so gründlich schief, dass das Projekt auf Eis gelegt wurde. Auch das Versandhaus Otto musste ein großes IT-Projekt stoppen. Immer wieder werden missglückte Großprojekte publik. Wie kommt das?

Katrin Richter: Das Grundproblem ist, dass die neue Software top-down entworfen wurde. Solch komplexe IT-Systeme lassen sich aber nur sehr schlecht oder gar nicht von oben nach unten einführen. Die Fachkompetenz liegt nicht bei den wenigen Führungskräften. Sie liegt bei den Fachanwendern in der Finanzbuchhaltung, im Einkauf, im Vertrieb. Sie kennen ihre Arbeitsaufgaben, sie wissen genau, was wann wie zu tun ist. Also muss man die Fachanwender einbeziehen – und zwar von Anfang an. Es gibt nun einmal kaum Handbücher, in denen die Arbeitsprozesse in einer Firma so detailliert dokumentiert sind, dass sie externe Programmierer für die Software-Umstellung nutzen könnten.

Ein Ausweg wäre vielleicht, eine Arbeitsgruppe "Neue IT" ins Leben zu rufen, oder?

Nein, das wäre aus unserer Sicht vertane Zeit. Die Mitarbeiter, die in der Arbeitsgruppe sitzen, können doch gar nicht überblicken, welche Auswirkungen die neue IT im Detail auf ihre Abteilung hat. Das ist das eine. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter im Unternehmen eine andere Fachsprache als die IT-Experten sprechen. Sie müssen ihnen aber bis ins Detail erklären können, was sie benötigen, und auch an für sie Selbstverständliches denken. Angesichts der komplexen Prozesse sind sie genau damit meist überfordert.

Was schlagen Sie also vor?

Die Fachanwender in den Unternehmen sollten ihre Lösungen selbst entwickeln können. Nach unserer Erfahrung bekommt man eine IT-Umstellung besser geregelt, wenn sich jeder Mitarbeiter nur um seinen Arbeitsbereich kümmern muss, wenn er keine Rücksicht auf die anderen nehmen und sich nicht abstimmen muss, wenn ihm niemand hineinredet. Das gilt im Übrigen nicht nur für Riesenunternehmen, sondern für Firmen aller Größen.

Sind wir da nicht wieder bei Excel?

Ja und nein. Viele Fachanwender in den Unternehmen entwickeln komplizierte Lösungen mit Excel – entweder weil es keine IT-Lösung für ihre Branche gibt oder weil sie mit der Branchenlösung nicht zufrieden sind. Eine Branchenlösung vereint ja immer die Anforderungen der gesamten Branche. Sie berücksichtigt nicht die Besonderheiten der einzelnen Firma. Die Mitarbeiter bauen sich deshalb mit Excel sogenannte Workaround-Lösungen, also Behelfslösungen um ihre Branchenlösung herum. Das Problem ist nur: Mit Excel ist man am Ende, wenn es um die nächste Stufe geht – um organisationseinheitübergreifende Lösungen, die über die einzelne Fachabteilung hinausgehen. Damit lassen sich nun einmal nicht unbegrenzt komplexe Prozesse abbilden. Vor allem aber ist Excel kein Datenbankbetriebssystem.

Wie könnte man es denn besser machen?

Mit der Software-Technologie G2. Damit haben wir die Vorgehensweise von Excel auf ein neues Niveau gehoben – auf eine Client-Server-Architektur. Die Firmendaten liegen auf einem professionellen und vor allem sicheren Datenbankserver. G2 nutzt keine Tabellen wie Excel, sondern Formulare und Listen, mit deren Hilfe sich beliebig komplexe Prozesse abbilden lassen – von der einfachen Reisekostenabrechnung bis zur komplizierten EU-Fördermittelverwaltung. Jeder Mitarbeiter bekommt sein eigenes Formular und kann seine Lösung eigenständig und sofort selbst entwickeln, erweitern, verändern und prüfen. Dabei muss er auf die Arbeitsweise seiner Kollegen keine Rücksicht nehmen. Das Wichtigste ist, dass er keine Programmierkenntnisse benötigt, um mit G2 arbeiten zu können. Excel-Kenntnisse reichen aus.

Wie muss man sich das in der Praxis vorstellen?

Dass wir den Fachanwendern sagen, entwickeln Sie Ihre Lösungen selbst, bedeutet nicht, dass wir sie damit allein lassen. Wir heben die Daten, so wie sie vorliegen, auf einen sicheren Datenbankserver – zunächst ohne etwas daran zu verändern. Dann „bauen“ wir ihnen eine Einstiegslösung mit mehreren Varianten. Sie dient als Musterlösung, an der sie sich orientieren, die sie selbstständig erweitern oder abspecken können. Das Entscheidende ist, dass sie mit dieser Vorlage analog ihre anderen Probleme selbst lösen können. Sollten sie nicht weiterkommen, bieten wir eine Beratung an. Taucht ein größeres Problem auf, geben wir Anregungen in einem Workshop oder lösen das Problem selbst.

Frage: Wie oft muss Stella die Probleme selbst lösen?

Das kommt eher selten vor. Wir haben ja auch schon eine lange Erfahrung mit der Technologie. G2 funktioniert seit 2006 – mit mehreren Hundert Nutzern.

Das erinnert ein bisschen an den Do-it-yourself-Trend, der in den 1950er Jahren aus den USA zu uns herüber schwappte und sich etabliert hat, nicht?

Das ist richtig. Damals konnte man gar nicht glauben, dass die Leute im Baumarkt einkaufen und selbst renovieren wollen, statt ausgebildete Fachkräfte für sich arbeiten zu lassen. In der Software-Branche sind wir heute schon einen Schritt weiter. Sich selbst helfen zu können, bedeutet Unternehmen sehr viel. Das ergab der "BI Trend Monitor 2018". Die 3000 Teilnehmer der weltweit größten Befragung zu Business Intelligence hatten das Thema Self Service auf den dritten Platz der 20 wichtigsten Trends gesetzt.