SAP Ariba: Was hält die SRM-Nachfolgelösung für den Dienstleistungseinkauf bereit?

Von SAP SRM zu Ariba – aus der Brille von SAP

Die Strategie von SAP sieht vor, SAP SRM mit SAP Ariba und SAP S/4HANA abzulösen: „Ein System von der Bestellung über die Freigabe, Lieferung bis zur Rechnung, strategische Vereinbarungen mit präferierten Lieferanten, zentrale Ausschreibungen über eine weltweite Plattform und zuletzt Analysen über alle Partner hinweg“, so das Versprechen von SAP zum Ariba-Lösungsportfolio, das sich aus verschiedenen, auch stand-alone einsetzbaren Cloud-Lösungen für den strategischen wie auch operativen Einkauf zusammensetzt.

Eine zentrale Stellung darin übernimmt SAP Ariba Network, eine Plattform zur Kommunikation und Kollaboration mit Lieferanten über die standardmäßig alle Prozesse rund um Sourcing, direkte und indirekte Beschaffung sowie die Abrechnung laufen. Mehr als 3 Mio. registrierte Unternehmen machen es zum weltweit größten B2B-Netzwerk – und damit schwerpunktmäßig für Unternehmen mit global aufgestellten Beschaffungsprozessen interessant.

Für den Einkauf und das Management von Personaldienstleistungen empfiehlt SAP die Speziallösung SAP Fieldglass, die den gesamten Life Cycle externer Mitarbeitender von der Rekrutierung geeigneter Zeitarbeitskandidaten über das Onboarding bis hin zum Offboarding abbildet. Hier steht das „Wer“ der Leistungen im Mittelpunkt. Geht es jedoch bei den Leistungen um „Was“ und „Wieviel“ und umfasst ebenfalls Material, so empfiehlt SAP einen in S/4HANA integrierten Einsatz der Ariba-Lösungen.

So sieht SAP Ariba die End-to-End-Prozesse zur Dienstleistungsbeschaffung

Im SAP-Whitepaper Transform Procurement with SAP S/4HANA und SAP Ariba Solutions werden zwei Prozessvarianten vorgestellt, die einmal aus dem ERP-System (hier: S/4HANA) und einmal von SAP Ariba ausgehen.    

1. Beim Standard-Purchase-to-Pay-(P2P)-Prozess sind alle Workflows in die Ariba-Cloud verlagert, lediglich die Rechnung ist im ERP-System abgelegt.
2. Mit dem Start eines Purchase-to-Order-(P2O)-Prozess in SAP S/4HANA werden Bestell- und Wareneingangsbeleg bzw. das abgenommene Leistungserfassungsblatt im Hintergrund im ERP-System gebucht.

Anderes Verständnis von Dienstleistungen

Doch ganz unabhängig von den prinzipiellen Szenarios, in die jeweils unterschiedliche Ariba-Lösungen eingebunden sind: Leistungsbeschreibungen und Leistungserfassung unterliegen im Vergleich einem ganz anderen Verständnis als in Deutschland.

Denn egal, ob es im SAP-Jargon um sogenannte „Complex Services“ oder „Simple Services“ geht, die Abrechnung erfolgt üblicherweise auf Stundenbasis. Zu erbringende Leistungen sind z.B. im Projektgeschäft in separaten „Statements of Work“ (SOWs) beschrieben, die – ohne vorgegebene feste Struktur – Informationen zu Ausgangslage, Ziel, Schwerpunkt und Aufgabenanforderung beinhalten. Dazu vereinbarte Kontrakte beziehen sich auf feste Stundensätze, die dann bei der Abrechnung herangezogen werden.

Ganz anders die Praxis in Deutschland: Dienstleistungen und dabei insbesondere Bauleistungen werden in Deutschland in Form von mehrstufigen Leistungsverzeichnissen (LV) beschrieben, deren Austausch in Deutschland im GAEB-Format stattfindet. Solche komplexen Leistungsverzeichnisse haben nichts mit dem Verständnis von SAP zu „komplexen Dienstleistungen“ zu tun.

Eine Position „1 qm Wand streichen“ ist z. B. mit einem Einheitspreis (EP) versehen, der einen Material- und Lohnanteil enthalten kann – eine Bestellung erfolgt mit Angabe des EPs und der Fläche in qm. Eine Leistungsrückmeldung erfolgt daher nicht nach Stunden, sondern nach gestrichener Fläche, d. h. erbrachter Leistung. Erst diese differenzierte Beschreibung der zu erbringenden Leistung ermöglicht eine genaue Abrechnung, die eine viel größere Transparenz liefert als die ausschließliche Betrachtung von geliefertem Material und geleisteten Stunden.

Damit zeichnet sich deutlich ab, was im Rahmen und nicht zuletzt im Simplifizierungsansatz von S/4HANA zum Tragen kommt und sich auch in der Struktur von Ariba wiederspiegelt: Dienstleistungen sollen in einfacher Weise, als einfache Liste abgewickelt werden, im SAP Jargon „Lean Services“ genannt. Die Grenzen zeigen sich allerdings nach wie vor spätestens dann, wenn es um Leistungen geht, die in einer LV-Struktur erfasst sind.

Grenzen von SAP Ariba und die Konsequenzen

Zwei mit Ariba verbundene Einschränkungen haben weitreichende Konsequenzen, die zu Lasten der Handhabung, Datendurchgängigkeit und Transparenz im Bereich der Ausschreibung und Abrechnung von Dienst- bzw. Bauleistungen gehen:

1. Während SAP SRM-Nutzer auf das MM-SRV-Modul in ECC zurückgreifen konnten, um mehrstufige Dienstleistungshierarchien abbilden zu können, sind sie mit Ariba Network davon abgeschnitten: „Ariba Network unterstützt keine Dienstleistungshierarchien, also Dienstleistungen, die aus mehr als einer Hierarchiestufe bestehen. Diese Bestellungen können nicht übertragen werden.“
2. Weder derzeit das SAP ECC noch zukünftig die S/4HANA Procurement Suite oder SAP Ariba unterstützen das in Deutschland etablierte GAEB-Format (Gemeinsamer Ausschuss für Elektronik im Bauwesen) zum Austausch von Leistungsverzeichnissen.

Die Folge: Unternehmen, die ihre Bauleistungen in GAEB-Formaten planen und hierfür bspw. ein AVA-System (Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung) nutzen, haben standardgemäß keine Möglichkeit, ihre Leistungsverzeichnisse in SAP zu importieren – sei es für eine Ausschreibung oder für eine Bestellung, die über SAP Ariba Network mit den Dienstleistern kommuniziert werden soll. Dies bedeutet, dass bei einer Ausschreibung die Daten für einen automatischen Preisspiegel auf Positionsebene fehlen und bei einer Bestellung keine Rückmeldung auf Positionsebene stattfinden kann.

Workaround hebelt „Procurement Transformation“ aus

Ariba-Nutzern bleibt bei der Bestellung von Bauleistungen bzw. Leistungen, die auf mehrstufigen Leistungsverzeichnissen beruhen, nur ein Workaround: Ein Leistungsverzeichnis kann lediglich als Attachment angehängt werden. Das heißt: Im SAP-System wird nur eine Position mit der Auftragssumme gebucht (Stichwort: 1 LE); alle Details befinden sich im Anhang und sind separat nur als PDF-Formular aufrufbar.

Dies macht einem dezidierten Controlling und Reporting einen Strich durch die Rechnung. Denn nur wenn die einzelnen Leistungen (d. h. Positionen des Leistungsverzeichnisses) in Form von Leistungszeilen im SAP-System hinterlegt sind, kann eine Leistungserfassung auf Leistungszeilenebene stattfinden – und damit eine transparente Abrechnung gewährleisten.

Fazit

Die digitale Transformation des Einkaufs aus Sicht von SAP sieht S/4HANA als digitalen Kern, an den SAP Ariba-Applikationen angebunden sind. Zusammen mit SAP Ariba Network, dem weltweit größten „Supernetzwerk“ sollen sie den Grundstein für einen durchgängigen standardisierten Prozess des Source-to-Settle legen, berichtet Beschaffung aktuell in dem Artikel „Auf zu neuen Ufern – Erkenntnisse von der Ariba Live 2018“.

Es ist nur konsequent, dass dieser Standardisierungsmaxime – im globalen Kontext ja lediglich lokale – Formate durchs Raster fallen. Lean Services in Katalogstruktur schaffen es jedoch nicht, die lokalen Anforderungen an die Verarbeitung und Nutzung von mehrstufigen Leistungsverzeichnissen im GAEB-Format zu erfüllen.

Unternehmen, deren Kernkompetenz die Beschaffung und Abwicklung von Leistungen beinhaltet und dessen Beschaffungsprozesse zum Großteil in diesem Bereich angesiedelt sind, können mit SAP Ariba-Lösungen nicht die gewünschte Prozessoptimierung und Kostentransparenz erreichen – und damit in diesem Bereich nur unzureichend von den Chancen der Digitalisierung profitieren.

Für eine differenzierte und transparente Beauftragung und Abrechnung von Leistungen, im speziellen von Bauleistungen, ist in Deutschland der Austausch von Leistungsverzeichnissen im GAEB-Format alternativlos. Soll dieser Prozess optimiert und integriert in das SAP-System ablaufen, kommt an dieser Stelle nur eine Speziallösung infrage, die SAP integriert, das GAEB-Format unterstützt und auf Knopfdruck die gesamte Struktur eines GAEB-Leistungsverzeichnis im SAP-System abbilden kann.