Mobil und papierlos im Bauhof

Mit dem Bauhof der Stadt Lage wurde der erste Kunde im Verbandsgebiet des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe (krz) mit einer volldigitalen Auftrags- und Leistungserfassung ausgestattet. Seit dem 01.01.2019 nutzt die Stadt mpsARES, eine über das krz betriebene Spezialsoftware für kommunale Baubetriebshöfe. Das effektive Arbeiten mit der Software und die hohe Transparenz für Auftraggeber, Disponenten, Controller und die Bauhofleitung waren u. a. die Gründe dafür, mpsARES auf dem Bauhof in Lage einzuführen.

Bereits direkt zum Produktionsstart wurden testweise vier mobile Geräte inkl. zugehöriger App für die Mitarbeiter auf dem Bauhof der Stadt Lage ausgeliefert. Mit diesen Geräten erfassen die Mitarbeiter ihre Stunden und Materialien auf entsprechenden Aufträgen. Die App wurde durch den Hersteller für eine bedienerfreundliche, selbsterklärende und effektive Eingabe optimiert.

Nach einer kurzen Testphase von vier Monaten waren Mitarbeiter und Leitung überzeugt, dass die mobilen Lösungen die Anforderungen des Tagesgeschäftes auf einem kommunalen Bauhof erfüllen und vereinfachen. Daher wurden aktuell alle Mitarbeiter vollständig mit mobilen Geräten ausgestattet. Die altbekannte „Zettelwirtschaft“ mit auszufüllenden und einzugebenden Papierformularen gehört in Lage nunmehr der Vergangenheit an.

Dies ist aber nicht der einzige Aspekt, der die Auftragsbearbeitung zu einem digitale Prozess macht. Dieser startet eigentlich bereits bei der Auftragserteilung an den Bauhof. Die sogenannten Auftragsanfragen aus den Fachabteilungen des Rathauses werden digital und strukturiert über das mpsARES Web-Modul „All in Order“ an den Bauhof gesendet. Hierbei können die Auftraggeber für den Bauhof beispielsweise Bilder anhängen, Standortangaben machen und Budgets vorgeben. Zudem können die Kunden den Auftragsstatus jederzeit im Web-Modul einsehen.

Bereits jetzt ist der Bauhof Lage Vorreiter für den „papierlosen Arbeitsplatz“. Ein weiterer Schritt wird es sein, die vom krz integrierten Schnittstellen in Betrieb zu nehmen. Diese ermöglichen eine digitale Übermittlung von Rechnungen (inkl. eRechnung), internen Verrechnungen und Zeitzuschlägen an die Verfahren der Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft.

Mit der Stadt Lage haben aktuell zehn Bauhöfe die Software mpsARES über das krz im produktiven Einsatz.