Best Practice ERP-Einführung beim Innovationsunternehmen ONTEC Automation GmbH

Aufgrund stetiger Weiterentwicklung und kontinuierlichem Wachstum des Portfolios stieß ONTEC im Laufe der Jahre an die Grenzen, was die Funktionalitäten der vorhandenen IT-Systeme betraf. Schnell war klar, die IT-Umgebung erneuern und erweitern zu müssen, um Effizienz in den Unternehmensprozessen sicherzustellen.

Innovative Fertigungsprozesse erforderten Anpassung der IT-Systeme
Für die Auswahl der neuen Systeme sowie einem geeigneten Realisierungspartner setzte ONTEC auf professionelle externe Unterstützung durch die produktneutrale Beratungsgesellschaft prius consult gmbh (prius). Diese half ONTEC in einer siebenmonatigen Konzeptphase bei der Analyse ihrer komplexen Unternehmensprozesse. Gemeinsam erarbeiteten sie einen Anforderungs- und Maßnahmenkatalog, um u. a. Verbesserungen in den Planungs- und Projektmanagementwerkzeugen sowie der Fertigungssteuerung anzustreben. Durch strukturierte Betrachtungen und eine klare Priorisierung von akut notwendigen Änderungen, entstand zunächst der Bedarf nach einem neuen, vollständig integriertem ERP-System.

Zur Realisierung des Projekts fiel die Auswahl auf das IT-Systemhaus N+P Informationssysteme GmbH (N+P) aus Meerane mit 30 Jahren Erfahrung in der Implementierung und Integration von durchgängigen IT-Lösungen. Das Produktportfolio der N+P beinhaltet u. a. das ERP-System APplus des Softwareherstellers Asseco Solution AG. APplus ist speziell auf die Anforderungen und Systeme mittelständischer Unternehmen ausgerichtet und erfüllte somit alle Anforderungskriterien von ONTEC. 

Sorgfältige Konzeptionsphase und ein ERP-Prototyp ebnen den Weg für einen erfolgreichen Produktivstart
Schon in der Konzeptionsphase wurden intensive Workshops zwischen N+P, prius und den Key-Usern von ONTEC durchgeführt, um daraus Soll-Prozesse und konkrete Anforderungen an die ERP-Funktionalitäten zu definieren. Für eine zielgerichtete Implementierung wurden die Kernprozesse vorab als Prototyp in APplus modelliert und von den Key-Usern auf deren Eignung getestet. So konnten vor dem Rollout bereits Fehlerquellen aufgedeckt und behoben werden.

Echtbetrieb eines neuen ERP-Systems in nur vier Monaten
Mit Vertragsabschluss Ende November 2018 startete die viermonatige Realisierungsphase für die N+P. Dabei agierte das Unternehmen im Rahmen dieses Projektes als Hauptauftragnehmer und stellte das Zusammenspiel aller Softwarekomponenten über geeignete Integrationsbausteine gemeinsam mit den Partnerfirmen sicher. Die Herausforderung bestand darin, parallel zur Neueinführung von APplus 6.4, das bestehende PLM-System PRO.FILE inklusive EPLAN-Kopplung zu verknüpfen und zusätzlich neue Anwendungen nahtlos einzubinden. Dazu gehörten u. a. eine Lösung für das Finanz- und Rechnungswesen, ein MES-System, eine Personal- und Arbeitszeiterfassung inkl. Zutrittsregelungen aber auch Systeme für Logistikprozesse und das Dokumentenmanagement. 

Das Projekt erforderte ein hohes Maß an Termintreue aller Beteiligten und der konsequenten Umsetzung von getroffenen Entscheidungen. Durch die Professionalität in der Zusammenarbeit und dem Know-how im Projektmanagement der N+P, konnte der Echtbetrieb aller Systeme exakt nach Zeit- und Budgetplan im April 2019 realisiert werden und verlief absolut reibungslos. ONTEC hat mit der Modernisierung der IT-Landschaft nun die Basis geschaffen, die Prozesseffizienz in den Arbeitsabläufen zu verbessern und Transparenz im Tagesgeschäft zu erzielen. Der Lenkungskreis, bestehend aus der Geschäftsleitung und den Projektleitern von ONTEC, prius und N+P waren sich beim Projektabschluss einig: Das ONTEC-Projekt gehört zu den positiven Paradebeispielen bei den ERP-Einführungen.

Kurzporträt ONTEC Automation GmbH
Von der ersten Idee bis zur fertigen Maschine: Die ONTEC Automation GmbH mit Firmensitz im oberfränkischen Naila liefert ihren Kunden ganzheitliche Automatisierungslösungen sowie Sondermaschinen aus einer Hand. Das breitgefächerte Portfolio reicht von modernsten Systemen zur Produktion technischer Textilien über pharmazeutische und medizinische Geräte bis hin zu Komponenten für die Automobilindustrie sowie Anlagen zur Nutzung regenerativer Energiequellen. 

Mit 22 Jahren Firmenbestand und rund 150 Beschäftigten zählt ONTEC zu einem wichtigen Innovationsunternehmen im Mittelstand, welches sich zielstrebig mit zukunftsfähigen Digitalisierungsthemen auseinandersetzt. Mit einer eigens entwickelten App lassen sich heute bereits Maschinen aus der Ferne überwachen. Auf der digitalen Agenda steht bei ONTEC außerdem der Ausbau von Mixed-Reality-Anwendungen. Diese kommen konkret schon zum Einsatz, um Kunden erste Entwürfe einer Maschine in 3D zu visualisieren und den Produktentwicklungsprozess erlebbarer zu machen.