Wohin mit umfangreichen Papierakten?

Der Altaktenbestand zu grundstücksbezogenen Vorgängen in den Verwaltungen ist immens und wächst weiter an. Oft ist die ordnungsgemäße Aufbewahrung gefährdet oder die Suche nach Vorgängen mühsam, zumal die Papierakten häufig an unterschiedlichsten Stellen aufbewahrt werden.

Daraus erwuchs beim Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) die Idee zur digitalen Grundstücksakte, die sowohl die bestehenden Altakten (Bau- oder Hausakten) als auch laufende Vorgänge aufnehmen und revisionssicher aufbewahren kann. Zuständige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus verschiedenen Fachbereichen wie z. B. Erschließung, Entwässerung, Vorkaufsrecht oder Denkmalschutz sollten direkt und parallel auf die elektronischen Dokumente zugreifen können. Eine Anzeige des dazugehörenden Kartenmaterials aus Geoinformationssystemen sollte zusätzlich ermöglicht werden.

Dazu entwickelte der Serviceprovider aus Lemgo die passende E-Akte mit Anbindung an die krz-Geodateninfrastruktur mit Web-GIS-Oberfläche Mapbender. Seit 2017 ist die Gesamtlösung bereits bei der Gemeinde Rödinghausen und der Stadt Lage erfolgreich im Einsatz. Auch die Gemeinden Stemwede und Kalletal nutzen die Grundstücksakte inzwischen. Der digitalisierte Aktenbestand im krz- Dokumentenmanagementsystem (DMS) nscale umfasst derzeit ca. 21.000 Akten und wächst stetig weiter.

Bei der Gemeinde Kalletal wurden etwa 4.500 Altakten durch einen externen Scandienstleister digitalisiert und im Lemgoer Rechenzentrum weiterverarbeitet. Im Vorfeld erfolgten Abstimmungen zu Straßentabellen, Aktenunterteilungen, Berechtigungen sowie umfangreiche Prüfungen. Nach Abnahme durch die Kommune richtete das DMS-Team die Systeme entsprechend ein und schulte die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt am Arbeitsplatz. Seit Mai 2019 greifen die Sachbearbeitenden auf die E-Akten zu.

Aktuell laufen die Vorbereitungen zur Inbetriebnahme für die Stadt Blomberg. Hier wurde ein aktueller Schimmelbefall sämtlicher Haus- und Grundstücksakten festgestellt. Es musste kurzfristig eine Lösung zur Reinigung und Digitalisierung gefunden werden. „Wir sind sehr froh darüber, mit dem krz einen kompetenten und fachlich versierten Ansprechpartner an der Seite zu haben. Nur so ist diese Herkulesaufgabe für uns als kleinere Kommune überhaupt zu bewältigen“, beschreibt Dirk Lohmann von der Stadtverwaltung die Situation. „Derzeit befinden sich sämtliche Akten im Reinigungs- und Scanprozess, wobei das Rechenzentrum bereits bei Ausschreibung und Leistungsbeschreibung unterstützte. Die gelieferten Digitalisate werden im krz verarbeitet und im DMS bereitgestellt. Dank der Unterstützung durch die krz-Teams von Herrn Brindöpke im Bereich Handelsware und Frau Kubitza im Bereich DMS können wir das Projekt bis Ende des Jahres abschließen. So können wir bald schnell und ohne gesundheitliche Beeinträchtigungen auf unsere Akten zugreifen.“

Auch die Stadt Vlotho zeigte Interesse an der digitalen Grundstücksakte. Sie ließ sich durch eine Demonstration der Lösung im praktischen Betrieb überzeugen und erteilte inzwischen dem krz den Auftrag zur Produktivsetzung der E-Aktenlösung.