Berlin digitalisiert Anträge zur Straßensondernutzung mit cit intelliForm

Anträge zur Straßensondernutzung werden immer dann notwendig, sobald der öffentliche Verkehrsraum eingeschränkt wird – beispielsweise durch eine Baustelle, die Verlegung von Versorgungsleitungen oder das Aufstellen von Werbeträgern oder Stühlen auf dem Gehweg vor einem Café.

Verschiedene Behörden und Gesetze, unvollständige Antragsunterlagen in Papierform

In Berlin gehen jährlich rund 40.000 Anträge ein, die sich auf die Inanspruchnahme des öffentlichen Straßenraumes nach dem Berliner Straßengesetz (BerlStrG) beziehen. Neben dem Landesgesetz kommt zum Teil auch das bundesweit geltende Telekommunikationsgesetz (TKG) zum Tragen. Zuständig sind die Straßenbau- und Straßenverkehrsbehörden in den zwölf Berliner Bezirken. Die Antragsbearbeitung ist dadurch sehr komplex und zeitintensiv, wohingegen der Antragsprozess durch routinierte Arbeitsabläufe gekennzeichnet ist, denn häufig handelt es sich um wiederkehrende Arten der Straßennutzung an unterschiedlichen Standorten. Zudem waren die bislang ausschließlich in Papierform eingereichten Antragsunterlagen oft unvollständig, was zu telefonischen oder E-Mail-Nachfragen führte, die die Bearbeitung zusätzlich erschwerten und verlängerten.

Die Senatsverwaltung für Umwelt, Verkehr und Klimaschutz Berlin wollte die Antragsbearbeitung über Bezirksgrenzen hinweg verbessern und vereinheitlichen sowie Arbeitsprozesse durch kürzere Antrags- und Bearbeitungszeiten optimieren. Ziel war es zudem, den Antragsprozess für die Antragstellenden deutlich zu erleichtern.

Im Rahmen des Verkehrsinformationssystems Straße (VISS) wurde deshalb ein E-Government-Projekt ins Leben gerufen, das die Lösung cit intelliForm nutzt.

Assistentengestütztes Online-Formular und Service-Proxy erleichtern und optimieren Antragstellung

Gelegentliche und häufigere Nutzer erfassen ihre Anträge zur Straßensondernutzung nun elektronisch über ein intuitives, assistentengestütztes Online-Formular, das die eingegebenen Daten auf Plausibilität prüft und die erfassten Daten zur weiteren Bearbeitung an das Fachverfahren übermittelt. Der vorgeschaltete Formularserver sorgt zudem für mehr IT-Sicherheit, weil das interne Fachverfahren dadurch nicht nach außen kommunizieren muss.

Mit dem Service-Proxy für Power-User sind Berlin und die cit Vorreiter für einen besonders komfortablen Zugang. Versorgungsunternehmen beispielsweise im Bereich Telekommunikation, Gas, Strom, Wasser oder Fernwärme können die notwendigen Anträge aus ihrem internen System heraus über eine Webservice-Schnittstelle mit fachlichem Regelwerk stellen. Das macht die Antragstellung sehr effizient. Auch dabei wird das fachliche Regelwerk zur Plausibilität genutzt, so dass nur fachlich richtige und vollständige Anträge angenommen werden.

Verwaltung gibt Ersparnis durch Digitalisierung an Nutzer weiter

Die Digitalisierung der Antragstellung spart Zeit und Geld – für die Antragstellenden und die Verwaltung. Die Senatsverwaltung für Umwelt, Verkehr und Klimaschutz gibt diese Ersparnis in Form eines Gebühren-Rabatts in Höhe von mindestens 30 Euro pro Online-Antrag an die Antragstellenden weiter. Inzwischen gehen berlinweit wöchentlich mehr als 500 Anträge ein. Das zeigt, dass dieses Angebot gut angenommen wird.

Für die Zukunft plant Berlin eine weitergehende Digitalisierung des gesamten Prozesses – von der Antragstellung über das Nachforderungsmanagement bis hin zur Bescheiderstellung soll eine komplett medienbruchfreie Abwicklung möglich sein.