AB Enzymes nutzt M-Files für weltweites Qualitäts- und Informationsmanagement

M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt bekannt, dass sich das Biotech-Unternehmen AB Enzymes für M-Files als zentrale Plattform für QM-Prozesse und Informationsmanagement entschieden hat. Insbesondere die Unterstützung des dezentral organisierten Unternehmens in Zertifizierungen, Audits und anderen regulatorischen Anforderungen stand bei der Auswahl im Fokus.
AB Enzymes entwickelt und produziert Enzyme für die Lebensmittelindustrie sowie für technische Anwendungen und unterliegt damit höchsten Qualitätsansprüchen und zahlreichen regulatorischen Anforderungen. Das erstreckt sich von der umfassenden Dokumentation von Projekten und Produkten über die transparente Kommunikation mit allen Beteiligten bis zur nachweislichen Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, Vorgaben und Prozessen. AB Enzymes wird regelmäßig nach strengen Richtlinien und Standards aus den Bereichen Qualitätsmanagement (ISO 9001), Lebensmittel- und Tierfuttersicherheit (HACCP, FSSC 22000, Fami-QS, GMP+), Ressourcen- und Umweltschutz (ISO 50001, 14001) sowie nach religionsgesetzlichen Vorschriften wie Kosher und Halal geprüft und zertifiziert.

Kombination aus Informationsmanagement und Qualitätsmanagement

Dafür suchte das Unternehmen nach einem System zum Management von Dokumenten und Prozessen, das nicht nur die speziellen Bedürfnisse des Qualitätsmanagements abbildet, sondern auch als universelle Plattform für das Informationsmanagement des gesamten Unternehmens dienen kann. Alle Beteiligten der weltweiten Organisation – ob in der Entwicklung in Darmstadt, in der Produktion in Finnland oder in einem der zahlreichen Vertriebsbüros weltweit – sollten jederzeit auf alle relevanten Dokumente in der richtigen Version zugreifen können. Die erforderlichen Arbeits- und Abstimmprozesse sollten dabei eingehalten und dokumentiert werden. Die dafür klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten sollte im System verwaltet werden können und für alle Nutzer transparent sein.

M-Files hatte sich bereits im Produktionsbetrieb in Finnland bewährt. Nun setzt auch AB Enzymes auf M-Files als generelle Plattform für das intelligente Informationsmanagement und auf die Lösung M-Files QMS zur Umsetzung der Anforderungen im Qualitätsmanagement.

Die umgesetzte Lösung besteht heute aus drei wesentlichen Bereichen: Zum einen wird M-Files für das klassische Dokumentenmanagement eingesetzt. Hier werden Arbeitsdokumente, Präsentationen, Berichte und alle anderen Dokumente des täglichen Geschäftsbetriebs verwaltet.

Als zweiter Bereich wird die Lösung M-Files QMS für das unternehmensweite Qualitätsmanagement genutzt. M-Files QMS unterstützt AB Enzymes in der Automatisierung und Dokumentation wiederkehrender Aufgaben und Prozesse dank umfassender Workflowfunktionen, integrierter Planungsansichten und Erinnerungsbenachrichtigungen. Zudem werden alle qualitätsbezogenen Dokumente wie beispielsweise Standard Operating Procedures (SOPs) mit komplettem Versionsverlauf und gesteuerter Veröffentlichung, mit Workflows und rollenbasiertem Zugriff sicher verwaltet.

Die Verwaltung von Produktinformationen – speziell Spezifikationen und Rezepturen – bildet den dritten Bereich. Als wichtige Unternehmensgeheimnisse bilden sie den Kern des Geschäftserfolgs von AB Enzymes. Diese Assets galt es besonders zu schützen. Ein wichtiges Instrument für die Bewältigung der umfangreichen Unterlagen ist die konsequente Nutzung von Metadaten. Jedem Dokument in M-Files wird eine Klasse zugewiesen, die nicht nur die Metadatenstruktur definiert, sondern auch zur Steuerung der Zugriffsrechte genutzt werden kann. Alle Informationen in SAP können mit Informationen in M-Files verknüpft werden.

Für diese drei Bereiche wurden drei sogenannte Vaults – eigenständige Datenbereiche in M-Files – angelegt. System und Daten werden dabei innerhalb des Unternehmensnetzes on premises verarbeitet und verwaltet. Berechtigte Nutzer können die für sie relevanten Informationen auch unterwegs offline nutzen, was vor der Einführung von M-Files nicht möglich war.

Coaches und Trainings beschleunigen Einführung und Umsetzung von Prozessen

Das Projekt wurde nach verbindlicher Zieldefinition und gründlicher Planung mit modernen Methoden des Projektmanagements umgesetzt. Dazu gehörte die Aufteilung in drei Unterprojekte und die Nutzung von Sponsoren in der Organisation. Besonderes Augenmerk wurde auf die Umsetzung eines Ownership-Modells gelegt: Für jede Information und jeden Prozess ist ein Owner festgelegt, der den Umgang mit dieser Information – von der Versionierung bis zur Vergabe von Zugriffsrechten – steuert.
Begleitet wurde das Projekt durch Consultants von M-Files, die AB Enzymes als Coaches zur Verfügung standen und das Projekt mit Ideen und Rat beschleunigten.

„M-Files wirkt wie ein Katalysator. Es triggert die Diskussion über den richtigen Umgang mit Dokumenten und Prozessen und hilft uns, einheitliche Regeln umzusetzen und zu kontrollieren“, erklärt Dr. Susanna Eerola, Product Service Manager bei AB Enzymes GmbH.
Immer mehr Prozesse werden mittlerweile durch M-Files unterstützt und teilweise automatisiert. Dabei profitiert AB Enzymes von der besonderen Flexibilität von M-Files, die auch das Change Management erleichtert.

„Unser Informationsmanagement mit M-Files entwickelt sich jeden Tag weiter“, führt Dr. Eerola weiter aus. „Wir bauen Metadatenstrukturen und Prozessumsetzungen kontinuierlich aus. M-Files macht uns das so einfach, dass wir die Nutzer eng einbinden und sie ihre Ideen oft auch eigenständig umsetzen können. So kommen wir immer wieder schnell zu deutlich spürbaren Verbesserungen. Diese Erfolgserlebnisse sind für das Change Management sehr positiv.“

Heute können alle Mitarbeiter bei AB Enzymes M-Files als zentrale, gemeinsame Plattform nutzen, um Prozesse, Dokumente und Abläufe zu teilen. Das stärkt die Transparenz und das gemeinsame Verständnis darüber, wie die einzelnen Teams arbeiten und Informationen austauschen. Die Abläufe sind effizienter und die Entscheidungsfindung ist durch eine bessere Informationsbasis schneller. Die integrierte Umsetzung von QMS und Produktdatenmanagement innerhalb des zentralen Informationsmanagements schafft zusätzliche Synergien.

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files: http://bit.ly/31XTjDF
Die detaillierte Fallstudie zu AB Enzymes und weitere Anwenderberichte stehen auf der Website bereit: http://bit.ly/2J95N30

Zusammenfassung
AB Enzymes verwaltet Dokumente und setzt Anforderungen im Qualitätsmanagement mit M-Files um. Damit beschleunigt das Biotech-Unternehmen Abläufe, schafft Synergien und Transparenz.