Die richtige PIM-Auswahl und -Einführung

Vorbei sind die Zeiten, in denen Produktdaten nur halbjährlich oder noch seltener für Printpublikationen wie Produktkataloge und Preislisten benötigt wurden. Heute werden Produktdaten tagesaktuell gefordert, und das in einem komplexen Universum aus verschiedensten, durchweg digitalen oder digitalisierten Kanälen – zu jeder Zeit, an jedem Ort und stets in der optimalen Qualität.

Diese Bereitstellung auf allen Kanälen – meist in mehreren Sprachen sowie für unterschiedliche Märkte – ist für Unternehmen eine der größten Herausforderungen in der Digitalisierung. Zumeist werden Daten und Content dezentral und in verschiedensten Systemen und Formaten (Excel-Listen, Bilder im File-System, Texte verteilt auf zig Word- oder InDesign-Dokumente etc.) gespeichert. Die Folge sind inkonsistente, doppelte oder gar fehlende Produktdaten. Dies sorgt für Unzufriedenheit auf Seiten der Kunden – und führt auch zur Frustration der Bearbeiter. Eine wichtige Komponente der Lösung hierfür ist ein Produkt-Informations-Management System, kurz PIM. 

Die Auswahl und Einführung eines solchen PIM-Systems ist ein aufwendiger Prozess und ein nicht unwesentlicher Zeit- und Kostenfaktor. Da es sich meist um größere Projekte über einen Zeitraum von 1-2 Jahren handelt, die tief in bestehende Prozesse und Organisationsstrukturen eingreifen, ist es von entscheidender Bedeutung, ein solches Projekt sauber und strukturiert aufzusetzen.

Wir haben die aus unserer Erfahrung größten Herausforderungen bei der Auswahl und Implementierung eines PIM-Systems für Sie aufgelistet: 

Projekt- und Change-Management – ein Weg um alle zu involvieren

Ein sehr wichtiger Aspekt in der Planung und Einführung eines PIM-Systems ist die Einbindung aller betroffenen Abteilungen, die zur Erstellung, Pflege, Übersetzung und Nutzung der Produktdaten und des Marketingcontents benötigt werden. Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit von Beginn an kann schon im Vorfeld notwendige Fragen nach dem Nutzen des neuen Systems aufklären. Aktives Projekt- und Change-Management beschleunigt die Implementierung der neuen Software und führt zu einer höheren Akzeptanz innerhalb des Unternehmens.

Zudem sollte eine Abteilung für die Leitung des Projekts bestimmt werden. Hier stellt sich oft die Frage, welche Abteilung hier die richtige ist. IT, Produktmanagement oder doch das Marketing? Häufig lohnt es sich darüber nachzudenken, eine neue eigene Abteilung, falls noch nicht vorhanden, für den Bereich der Digitalisierung, Content und Commerce aufzubauen. Sollten Sie schon ein E-Commerce-Team haben, macht es durchaus Sinn das Projekt hier einzugliedern, da vermutlich die Anforderungen an das neue System hier am umfangreichsten sind. 

Welches PIM-System ist das richtige?

Bevor die Entscheidung auf eine bestimmte Software fällt, sollten einige Schritte zur Anforderungsdefinition beachtet werden. Diese können die Auswahl eines PIM-Systems maßgeblich beeinflussen. PIM-Systeme werden in unterschiedliche Klassen unterteilt. Sie wird einerseits in lizenzfreie Software (Open Source ) und lizenzpflichtige Software gegliedert. Zudem gibt es die Unterteilung in verschiedene Leistungslevel, von Starter (KMU) über gehobenen Mittelstand (Profi) bis Enterprise. 

Entscheidend hierfür sind die benötigen Anforderungen nach dem Ist-Stand – aber auch nach den strategischen Zielen. Oft ist ein leistungsfähigeres System sinnvoller. Z.B. wenn ein Ausbau des Produktportfolios ansteht, eine weitere Internationalisierung oder der Aufbau einer umfassenderen Omnichannel-Strategie.

Liste mit PIM-Herstellern:

Da der PIM-Markt im DACH-Raum noch nicht konsolidiert ist, sind bei der Auswahl auch Gesichtspunkte wie nachhaltige Strategie, Größe, Anzahl an Implementierungen und verfügbare Implementierungspartner wichtige Entscheidungskriterien. Folgende PIM-Hersteller sind u. a. seit über 10 Jahren erfolgreich im DACH-Markt etabliert, aber auch weltweit aktiv:

• ContentServ
• OpusCapita (vormals jCatalog)
• Viamedici
• Stibo Systems
• Informatica

Market Performance Wheels der Professional PIM-Systeme

Um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, gibt es neben bekannten Marktforschungsinstituten wie Gartner und Forrester auch das deutsche Pendant dazu: The Group of Analysts (TGOA) konzentriert sich auf die wissenschaftliche Auswertung von Unternehmenssoftware und entwickelt eigens dafür das Market Performance Wheel. 

Integrator oder Softwarehersteller?

Häufig stellt sich die Frage, mit welchem Partner die Einführung eines PIM-Systems realisiert werden kann. Soll dies direkt mit einem PIM-Hersteller erfolgen oder mit einem Integrator bzw. Implementierungspartner?

Meist ist es ratsam, das Projekt mit einem Integrator aufzusetzen, da dieser schon in der entscheidenden Frage nach der richtigen Auswahl eines, geeigneten PIM-Systems beraten kann. Darüber hinaus ist ein Implementierungspartner spezialisiert auf die Auswahl und Einbindung eines solchen Systems und das dazu gehörige Change- und Projektmanagement.   

Hingegen liegt bei den Softwareherstellern sinnvoller Weise der Schwerpunkt auf der Herstellung und Weiterentwicklung ihres Produktes, Implementierungserfahrungen sind daher nur in zweiter Linie gegeben.

Warum infolox Ihr kompetenter Partner ist:

Über 15 Jahre Erfahrung

• Wir haben langjährige und branchenübergreifende Expertise in unterschiedlichsten Projekten mit verschiedensten PIM-Softwarelösungen – wir lernen daher stetig dazu und bleiben Up-to-Date für neueste Technologien und Systeme.

Umfassendes Know-how

• Wir haben bereits über 600 Projekte gemeinsam mit unseren Kunden aus der Industrie und dem technischen Handel verwirklicht. Wir kennen also die Herausforderungen, aber auch die Chancen für Ihr PIM-Projekt.

Wir blicken über den Tellerrand hinaus

• Da wir meist auch die Folgeprojekte für Online- und mobile Lösungen, e-Commerce und Printpublishing übernehmen, sehen wir immer das Big Picture und nicht nur die Implementierung der PIM-Software. Wir wissen welche, Schnittstellen sowohl aus technischer Sicht, aber auch aus organisatorischer Sicht relevant sind.

Direkter Draht zu den Herstellern

• Wir haben persönliche Ansprechpartner bei den Herstellern vom operativen und bis zum C-Level. So können wir uns für Ihre Fragen und Anregungen direkt beim Softwarehersteller stark machen.

Unabhängige Beratung

• Als Integrator und Implementierungspartner sind wir unabhängig und beraten Sie individuell und herstellerneutral.

Vorgehen bei Auswahl und Einführung eines PIM-Systems

An erster Stelle sollte die Frage nach den Zielen geklärt werden. Erstellen Sie einen ausführlichen Anforderungskatalog! Dies ist meist eine der größten Herausforderungen bei der Einführung eines PIM-Systems. Aus Erfahrung hilft hier ein Blick eines externen Beraters bzw. Integrators, um den sogenannten „Tunnelblick“ zu vermeiden. Was wollen Sie mit der Einführung eines PIM-Systems erreichen? Denken Sie auch hier weitsichtig an die Zukunft des Unternehmens! Wollen Sie weitere Sprachen, Märkte oder Portfolios aufnehmen?

In unseren Projekten teilt sich Auswahl und Einführung eines PIM-Systems meist in folgende Phasen auf:

1. Analyse- und Konzeptionsphase

In der Analyse- und Konzeptionsphase werden verschiedene Checklisten zur Analyse, wie beispielsweise unsere Omnichannel-Potenzial-Analyse  zur Bestimmung Ihres Status Quo und Ihrer Ziele angewendet, sowie Ihre Personas und Use Cases bestimmt. Danach erfolgt eine grobe Definition der Outputs, Systeme, Prozesse und Schnittstellen. Hieraus folgt die Ableitung der Anforderungen an die Softwareprodukte.

2. Evaluierung und Vergleich

Bei der Systemevaluierung und dem Angebotsvergleich wird auf Basis der Lizenz- und Wartungskosten ein für Ihre Anforderungen und Ziele geeignetes System ausgewählt. Daraus folgt die Definition des Projektes sowie ein individuelles Projektangebot.

3. Umsetzungsphase

Hier bietet es sich an agil vorzugehen. Der Vorteil bei der agilen Implementierung liegt in der schnellen Schaffung eines ersten Nutzwertes für Ihr Unternehmen. Bei der agilen Einbindung kann direkt mit dem System gearbeitet werden und so die Effektivität eines PIM-Systems genutzt werden. Erste Erfahrungen sind schnell verfügbar und fließen in das weitere Vorgehen ein.

Die die Auswahl und Einführung eines geeigneten PIM-Systems ist eine herausfordernde Aufgabe. Gerne sind wir Ihnen dabei behilflich, lassen Sie sich von unseren Experten beraten!