Projektmanagement bei Einzelfertigern

Mit komplexer werdenden Abläufen, Zukäufen von Teilen und den extrem verkürzten Produktzyklen, kann sich ein Unternehmen keine Ausrutscher mehr leisten. Und die „Allesversteher“ in den Unternehmen sind auch nicht ‚klonbar‘. Heutzutage sind die Anforderungen immer komplexer und erfordern eine erhöhte Spezialisierung auf Fachbereiche.

Welche Anforderungen haben Unternehmen an eine digitale Lösung und worauf muss ein Fertiger achten, damit er alle relevanten Daten optimal einbezieht?

Nehmen wir als Beispiel die Herstellung einer Sondermaschine. Dabei sind verschiedene Fachdisziplinen (Mechanik, Elektrotechnik, Softwareentwicklung) über die gesamte Projektphase involviert. Nach der Auftragserteilung erfolgt die Konstruktion der Maschine (ETO=Engineer To Order). Angefangen von der Entwicklung/Konstruktion bis zur Abnahme der Maschine gilt es, alles, was früher in den Köpfen einzelner Mitarbeiter oder Teams „verborgen“ war, als relevante Informationen in der Planung mit einzubeziehen.

Dabei muss darauf geachtet werden, möglichst Schnittstellen zu vermeiden und Daten – optimal gepflegt – abrufbar zu organisieren.

ERP-Systeme mit integriertem Projekt Management

Gut, dass es digitale Lösungskonzepte gibt, um Projekte professionell zu managen. Dies gelingt auf transparente Art und Weise mit einem professionellen ERP-System, das über ein integriertes Projektmanagement verfügt.

Die Effizienz eines solchen Tools ergibt sich durch den effektiven Einsatz der Daten, für die keine unnötigen doppelten, respektive redundante Datenpflege getätigt werden muss. In einem Projekt wie am Beispiel der Sondermaschinen gibt es viele „Ressourcen“, die es zu planen und organisieren gilt. Ressourcen nennt man in diesem Zusammenhang die Mitarbeiter, Maschinen, Werkzeuge, Materialien und Fremdleistungen, die in Einklang mit Lieferterminen und Kapazitäten gebracht werden.

Projekte effizient und kostengünstig abwickeln

Der erste Schritt besteht darin, die Geschäftsprozesse so zu gestalten, dass alle relevanten Ressourcen darin nicht nur berücksichtigt, sondern optimal eingesetzt werden. Wie so ein Prozess aussehen kann wird im Folgenden beschrieben:

Wir bleiben bei unserem Beispiel des Sondermaschinenbaus.  Es ist üblich, dass zunächst die Entwicklung/Konstruktion der Maschine verabschiedet werden muss, bevor der Bedarf für das Projekt klar ist. Trotzdem müssen oft bereits vor bzw. während der Konstruktionsphase Langläuferteile bestellt werden. Dies können zum Beispiel Motoren oder spezielle Stahlteile sein, die bestellt werden müssen, da ihre Lieferzeiten sehr lang sind. Während der Konstruktionsphase werden die Stücklisten kontinuierlich erweitert. Man spricht hier von „wachsenden Stücklisten“. So wird der Materialbedarf nach und nach an den Einkauf bzw. die Arbeitsvorbereitung gegeben, die an dieser Stelle bereits Aufgaben übernehmen.

Wichtig ist hierbei eine tiefe, bidirektionale Integration von CAD (Solidworks, Inventor u.a.) und ERP. Dadurch werden die Projektdurchlaufzeit erheblich verkürzt, Ressourcen eingespart und Fehlerquellen vermieden.

Kein Datensalat!

Ein wichtiger Punkt ist die Vermeidung einer doppelten Datenerfassung und die Sicherstellung durchgängig gepflegter Daten.  Wenn die Konstruktion Baugruppen und Bauteile zur Verfügung stellt, dann ist eine manuelle Aufbereitung der Stücklisten oder gar eine manuelle Artikelanlage im ERP-System überflüssig. Damit können an dieser Stelle Zeit gespart und Fehlerquellen ausgeschlossen werden. Das heißt alle Daten von der CAD bis zur ERP-Welt befinden sich in einem System. Dabei kann eine solche Lösung die Anschaffung eines PDM Systems teilweise obsolet machen, da alle Dateien (Originalformate, Neutralformate) der Zeichnungen vorgangsbezogen im Dokumentenmangement (DMS) abgelegt sind.

Die Disposition der ermittelten Bedarfe wird im ERP-System vorgenommen. Dadurch werden Materialien als Bestellvorschlag für den Einkauf bereitgestellt. Der Einkäufer kann darüber entscheiden, ob er die Bedarfe mehrerer Projekte aus Kostengründen zusammenfassen möchte. Den Abgleich zwischen benötigten Mengen und den bereits vorhandenen Bestellungen sowie der Ermittlung der Bedarfe für die Beschaffung übernimmt die Logik des Dispositionsverfahrens im ERP-System. Das Dispositionsverfahren übernimmt dabei die MRP II – Logik und so die Gegenüberstellung in einem vorgegebenen Zeitraum von Bedarfsdeckern (Bestellungen, Produktionsaufträgen) und Bedarfen aus Aufträgen, Projekten oder minimierten Lagerbeständen der Rohmaterialien und Eigenfertigungsteilen. Der Einkauf sorgt dafür, dass das Material für die Unterbaugruppen zum passenden Zeitpunkt bestellt wird. Die Arbeitsvorbereitung bereitet die Arbeitspläne auf und plant die Fertigung/Montage. Durch den parallelen Ablauf der Prozesse muss nicht auf das Ende des Konstruktionsprozesses gewartet werden. Ein enormer Zeitgewinn!  Einzelne Baugruppen werden nach und nach gefertigt. Eine Planung mit Hilfe einer ERP Software schafft daher große Vorteile gegenüber einer Planung, die von Hand gemacht wird.

Zeit und Kosten unter Kontrolle

Als Projektleiter, Controller oder Geschäftsführer ist man so permanent und per Knopfdruck über den Stand eines Projektes informiert. Eine mitlaufende Kalkulation, die ständig angefallene Kosten und erzielte Fortschritte abgleicht, gewährleistet daher Zuverlässigkeit und Sicherheit für ein Unternehmen und ist elementar.

Ermöglicht wird diese Übersicht, da alle Fäden zentral im Projektmanagementmodul zusammenlaufen und in Übersichten bzw. Dashboards aufbereitet werden können.

Dies ist nur möglich, wenn die ERP-Lösung eine bestmöglich vernetzte Plattform bietet. Dabei hat jeder, der Verantwortung für das Projekt trägt, seine „Auswertung“ /seinen Status im Blick. Aus Sicht des Projektleiters kann es die Einhaltung von Lieferumfang und Lieferzeit sein. Aus Sicht des Controllers die Einhaltung des Budgets oder Sicherstellung der Projektliquidität. Die aufgelaufenen IST Kosten für Lohn sollten aus den Projektzeitbuchungen (PZE) der Projektbeteiligten erfolgen. Die Echtzeitbuchungen der Materialentnahmen und deren Kosten erfolgt über mobile Scanner/Tablets. Reisekosten oder externe Dienstleistungskosten werden ebenfalls direkt zum Projekt erfasst.

Nicht nur für Einzelfertiger attraktiv

Unser Beispiel war der Sondermaschinenbau. Aber wie sieht es bei Projekten eines Serienfertigers aus? Kann auch er von diesem Tool profitieren? Wenn ja, wie? Projektmanagement kann auch bei Forschungs- und Entwicklungsprojekten attraktiv sein. Die Produktentstehung (Dokumente, Kosten, Freigaben, investierte Zeiten, …) geht damit nahtlos in die Serienphase über. Daneben können die Überarbeitungen der vorhandenen Produkte organisiert und so ein transparentes Changemanagement ermöglicht werden. Hersteller der Losgröße eins oder Serie (von Kleinserien bis Massenproduktion) können den beschriebenen Ablauf optimal für ihr Projektmanagement nutzen.

Wie finde ich den richtigen Partner für Projektmanagement-Software?

Zur Einführung von solchen Abläufen ist neben der fachlichen Eignung des ERP Systems auch die Expertise eines fähigen Partners für die Implementierung ausschlaggebend für den Projekterfolg. Softwarelösungen sollten speziell für das produzierende Unternehmen angelegt sein, denn die Programmierung von Zusatzmodulen macht die Lösungen anfällig, teuer und schwer aktualisierbar. Ein Softwarepartner benötigt daher Kompetenz sowohl in der Produktentwicklung und Produktion als auch im ERP Bereich. Und optimalerweise hat er Berater, die über ein Netz an Geschäftsstellen verfügen, so dass Support, Schulungen und guter Rat auch vor Ort kein Problem sind.

RPS, die Lösung für das fertigende Unternehmen

RPS kommuniziert direkt und ohne Schnittstellen mit den CAD Systemen von SOLIDWORKS, Solid Edge und Inventor. Beginnend mit einem integrierten CRM-System für die Verwaltung von Kundendaten und Verkaufschancen bis hin zur integrierten Finanzbuchhaltungssystem ist alles in einer Software. Egal ob Business Intelligence, Projektmanagement, Qualitätsmanagement oder ein umfassendes und revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem sind alle wichtigen Bausteine in einem System und direkt vom Hersteller. Das integrierte Planungsmanagement ermöglicht eine frühzeitige und detaillierte Sicht auf Ihre Projekt- und Produktionsplanung. Die Durchgängigkeit in der Planung (Material, Mitarbeiter, Maschine, Werkzeug) ermöglicht eine permanente Kosten- und Fortschrittskontrolle. RPS stellt im Standard umfangreiche Tools zur Personalisierung und stellt eine integrierte Workflow Engine zur Prozessgestaltung und einen integrierten Report Designer zur Verfügung. Diese Faktoren gepaart mit einem schlagkräftigen Team aus Beratern mit langjähriger ERP-Erfahrung ergeben zusammen mit dem Fachknowhow der anderen DPS Competence Center einen Nährboden für ständigen Fortschritt und damit das Potenzial ihre Effizienz zu verbessern. Guido Kulmus, Head of Supply Chain Management bei SET Power Systems GmbH hat RPS überzeugt: „hier ein System zu haben, mit dem wir unsere wachsenden Anforderungen der Zukunft problemlos abbilden können.“

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