Warum Controlling im Einkauf von Dienstleistungen eine Herausforderung ist

ERP-System führt beim Einkaufscontrolling 

Die Situation speziell bei der Dienstleistungsbeschaffung beleuchtet Trendstudie „Beschaffung komplexer Leistungen – auf dem Weg zu mehr Prozessquallität?“, die wir 2018 in Auftrag gegeben haben. Bei der Frage, welche Systeme im Einkaufscontrolling für die Dienstleistungsbeschaffung eingesetzt werden, hat das ERP?System (z. B. SAP) ganz klar die Nase vorne. 84 Prozent aller Befragten nutzen dieses für Reporting und Controlling.

MS Excel-Tabellen und MS Access kommen bei 42 Prozent der Unternehmen zum Einsatz. AVA?Programme, die klassische Bausoftware, übernimmt bei 26 Prozent die Rolle als Reporting?Quelle. Das scheint der BME-Barometer bei der Auswertung der gewählten Nutzungsmodelle der E-Tools zu bestätigen. On-Premise-Lösungen dominieren generell – am ausgeprägtesten jedoch im Bereich Controlling und Spend Analysis mit einer Quote von 70,6 Prozent.

Wenn BI-Applikationen im Fachbereich eigene Informationssilos errichten, so sind diese zwar fachbereichsintern schnell und flexibel für Auswertungen nutzbar, hebeln jedoch aus der prozessübergreifenden Perspektive die gesamtheitlichen Auswertungen des ERP-Systems aus.

Wer nicht sät, kann nicht ernten

Kennzahlensysteme und Strategien für die Dienstleistungsbeschaffung aufzubauen, ist für den Einkauf in der Praxis meist eine kniffelige Sache. Denn im Gegensatz zum direkten Materialeinkauf können Teilenummern und Materialkostenveränderungen nicht fürs Controlling herangezogen werden. Umso mehr rücken kreditorische Informationen aus bebuchten Sachkonten und Kostenstellen sowie die Auswertung von Rechnungs- und Bestellpositionen mehr in den Fokus, um Einsparungen oder Optimierungen zu realisieren.

Ein differenziertes Controlling kann es nur geben, wenn Stamm- und Bewegungsdaten aus dem operativen Beschaffungsprozess auch in entsprechend detaillierter Form zur Verfügung stehen – optimalerweise in Echtzeit. Soll SAP die „führende“ Datenquelle sein, müssen im System auch alle Details einer Dienstleistungsbestellung erfasst sein. Eine Verbuchung der Bestellung in Form einer aggregierten Summe (1 LE) und einem angehängten Leistungsverzeichnis (LV) im PDF-Format erfüllt diese Anforderung jedenfalls nicht.

Datentransparenz und Datenstrukturierung

Nach dem BME?Barometer „Elektronische Beschaffung 2019“ führen mangelnde interne Datentransparenz bzw. -strukturierung, ungenügende bzw. fehlende Standards sowie unzureichende interne Voraussetzungen die Liste der Hinderungsgründe hinsichtlich einer weiteren Digitalisierung im Einkauf an – alle drei Aspekte spielen direkt auf die Datenqualität an mit entsprechenden Auswirkungen auf ein Controlling.

Bei knapp 70 Prozent der befragten Unternehmen unserer Trendstudie zur Dienstleistungsbeschaffung erfolgt die Bedarfsbeschreibung in Form von Freitext, also nicht standardisiert, so ein zentrales Ergebnis. Es verwundert daher nicht, dass in dem Aufbau von Stammdaten und Leistungsverzeichnissen die vielversprechendsten Ansätze in der Optimierung der Dienstleistungsbeschaffung gesehen werden (44 Prozent).

Speziell bei Bauleistungen, die in Unternehmen häufig ein hohes Einkaufsvolumen abbilden und große Anforderungen an Bearbeitung und Abwicklung stellen, bietet das in Deutschland gängige GAEB-Format ein etabliertes System für standardisierte Leistungsbeschreibungen in Form mehrstufiger Leistungsverzeichnisse an. Grundsätzlich können in SAP zwar GAEB-konforme Leistungsverzeichnisse abgebildet werden, jedoch ist das Arbeiten in SAP zu unbequem und umständlich, weshalb in den allermeisten Fällen heute nicht mit Dienstleistungen und Leistungsverzeichnissen in SAP gearbeitet wird; eine GAEB-Schnittstelle gibt es nicht.

In der Praxis dominiert daher bei der Vergabe von Bauleistungen der Umweg über eine Bestellposition (“1 LE”) mit angehängtem Leistungsverzeichnis in PDF-Format. In der Konsequenz kann in SAP die Abrechnung auch nur über aggregierte Summen oder prozentuale Beträge erfolgen, nicht jedoch über erbrachte Mengen und Leistungen auf Leistungszeilenebene. Transparenz, Steuerungsmöglichkeiten und Auswertungen bleiben auf der Strecke.

SAP zur führenden Datenquelle machen

Die FUTURA-Methode schafft Abhilfe. Die Restriktionen, die sich bei der Beschaffung von Dienstleistungen aus der fehlenden Unterstützung von Leistungsverzeichnissen im GAEB-Format vonseiten SAP ergeben, hebt sie vollständig auf. Sie ermöglicht nicht nur ein einfaches Handling beim Erstellen von Leistungsverzeichnissen im GAEB-Standard, sondern fokussiert zudem darauf,  dass diese über eine Prozessintegration mit einer interaktiven Ansteuerung von SAP auch in den Folgeprozessen durch die Akteure genutzt und weiterverarbeitet werden können, z. B. bei der Leistungserfassung durch die Lieferanten. Strukturierte und standardisierte Leistungsverzeichnisse werden so durchgehende Basis für die Planung, den Einkauf wie auch bei der Abrechnung.

• Belege (BANF, Angebot, Bestellung, Kontrakt, Leistungserfassung) mit GAEB-LVs werden automatisiert in SAP zur weiteren Verarbeitung und Auswertung angelegt

• Die Abrechnung der Dienstleistungen erfolgt online durch Rückmeldung der erbrachten Leistung auf Leistungszeilenebene, Bestell-Obligos werden dadurch in „Echtzeit“ abgebaut

• Die Datenqualität wird in SAP erhöht, da das System automatisch mit allen erforderlichen Daten (Belegen) „gefüttert“ wird

• Erst mit dieser Datenqualität wird ein differenziertes und transparentes Reporting und eine gezielte Steuerung sowie Controlling im SAP-System möglich

Die Collaboration Plattform FUTURA SRM bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, über die das SAP-System interaktiv ferngesteuert bzw. -bedient wird – die Prozesse der Dienstleistungsbeschaffung werden mit dem SAP-System vernetzt. Da sämtliche Details mit dem SAP-System ausgetauscht werden, entsteht eine Datenqualität, die SAP als den digitalen Kern unterstreicht. Ganz im Sinne der Digitalisierung von Prozessen zur Bereitstellung und Verwendbarkeit von zentralen Daten.