Innovative Erweiterung der QM-Software roXtra ermöglicht automatisiertes Prozessmanagement

Von Bestellungen, Rechnungsprüfungen und Reklamationen über QM- und CAPA-Prozesse bis hin zu Urlaubsanträgen und Reisekostenabrechnungen: Elektronische Formulare und Vorgänge bietet vielseitige Anwendungsmöglichkeiten und unterstützt bei der Erstellung individueller Prozesse aus unterschiedlichsten Bereichen – und das völlig Compliance-konform unter Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und Datenschutzrichtlinien.

Formulardschungel automatisieren

Die neue Erweiterung unterstützt die intuitive, digitale Erstellung von Eingabemasken sowie die Automatisierung bereits bestehender Office-Formulare. Diese können ab sofort direkt in roXtra ausgefüllt und zur weiteren Bearbeitung, Genehmigung oder Freigabe weitergeleitet werden – und das mit nur einem Klick und ganz ohne Medienbruch. Dabei kann der Anwender die relevanten und zugehörigen Inhalte aus dem roXtra-System verknüpfen. Das mühselige und zeitraubende Ausdrucken und händische Ausfüllen von Formularen entfallen.

Geschäftsprozesse digitalisieren und Abläufe strukturieren

Das Modul ermöglicht das Erstellen von Prozessen über eine einfache Expresstabelle oder mit der grafischen Modellierung auf Basis von BPMN 2.0. Hinterlegte Regeln sowie festgelegte Verantwortlichkeiten und Rollen in den einzelnen Vorgängen und Aufgaben schaffen Transparenz für alle Prozessbeteiligten. Der Anwender kann dabei Aufgaben in den einzelnen Aktivitäten definieren und entsprechende Eingabemöglichkeiten zur Bearbeitung erstellen.

Im Cockpit und in übersichtlichen Dashboards sieht der Anwender jederzeit, wo sich ein Vorgang befindet. Fälligkeiten, Aufgabenmanagement sowie farbliche Markierungen unterstützen bei der Strukturierung. Alle Prozessbeteiligten können mithilfe der Kommentarfunktion am Vorgang teilnehmen und Feedback geben.

Aktivitäten und Kommentare werden dabei vom System nachvollziehbar archiviert. Auswertungen und anschauliche Heatmaps ermöglichen die Identifizierung und Optimierung von Schwachstellen im Prozess.

Systemübergreifendes Arbeiten dank Schnittstellenanbindung

Anwender können Prozesse direkt aus anderen Anwendungen oder Webformularen starten und wiederkehrende und komplexe Prozessteile in Subprozesse auslagern. Prozessdaten oder anhängige Dateien können dabei problemlos an weitere Prozessbeteiligte übermittelt werden. Zudem stehen dem Nutzer unter anderem Timerevents und Entscheidungen für die Steuerung von Vorgängen zur Verfügung. Darüber hinaus können Geschäftsregeln für eine automatische Entscheidungsfindung hinterlegt werden.

Weitere Informationen zu Elektronische Formulare und Vorgänge in roXtra unter: https://www.rossmanith.com/roxtra-elektronische-formulare-und-vorgaenge/