Xpert-Timer Software: Transparenz durch Zeiterfassung

„Anfangs wollte ich nur die Zeit auf Stundenbasis zur Abrechnung erfassen und nachkalkulieren können“, sagt Marcus Schröther. Er ist Fotograf durch und durch, aber auch Führungskraft.

Schröthers Augen leuchten, wenn er von aspectfoto erzählt, seinem Fotostudio, das er seit 2013 führt. aspectfoto in Augsburg deckt vor allem die Bereiche Portrait-, Hochzeits- und Werbefotografie ab. Aber auch in der Architektur-, Interieur- und Industriefotografie hat sich Schröther einen Namen geschaffen. Er hatte sich mit 15 Jahren seine erste Spiegelreflexkamera gekauft und sein Hobby ab 2009 zum Beruf gemacht.

Ein Spezialgebiet von Marcus Schröther und seinem Team sind technisch besonders anspruchsvolle Highspeed-Aufnahmen, bei denen es auf tausendstel Sekunden ankommt. Mit dem Auftragsvolumen wuchs auch die Mitarbeiterzahl: Inzwischen sind fünf Mitarbeiter bei aspectfoto tätig. Vor fünf Jahren begab sich daher Marcus Schröther auf die Suche nach einem  Zeiterfassungssystem für Projekte und Aufträge. Die Projektzeiten zur einfachen Kostenkalkulation und zur sauberen sowie transparenten Rechnungserstellung dem Kunden gegenüber mussten sich leicht erfassen lassen. Gesucht war ein flexibles und einfaches Programm. Vor allem aber benötigte er eines, mit dem man schnell zwischen den Projekten wechseln und auch Zeiten unter unterschiedlichen Kunden diskret aufteilen kann.

Spreu vom Weizen trennen

Um sich einen Überblick über das Angebot zu verschaffen, recherchierte Marcus Schröther im Internet. An die 20 Programme hat er sich angeschaut, die eine Zeiterfassung versprechen. Viele dieser Zeiterfassungsprogramme können zwar Zeiten erfassen. „Aber wo kann ich auch in die Zeiterfassung nachträglich eingreifen?“, fragte sich Schröther.

Es kommt gerade bei seiner Arbeit häufiger vor, dass ein Mitarbeiter versehentlich Zeit auf das falsche Projekt schreibt, an dem er gerade nicht arbeitet. Oder das Telefon klingelt und es wird klar: Dieses Gespräch dauert doch länger. „Wir brauchen ein Zeiterfassungssystem, das Fehler erlaubt, der Mensch im Nachgang noch eingreifen kann und einem kleinen Betrieb die nötige Flexibilität gibt“, betont Marcus Schröther.

„Bei einem Hochzeitsshooting kann erst am Tag danach eingetragen werden, wie lange der Fotograf vor Ort war.“

Die Zeiterfassung von heute muss also im Nachgang änderbar sein, schnelle Wechsel in den Projekten zulassen und ein Verschieben der Zeitstempel erlauben. „Genau das ist das, was ich brauche“, berichtet Marcus Schröther.

Er entschied sich aus diesen Gründen für den Xpert-Timer.

Preislich gebe es zwar bei den Zeiterfassungs-Programmen erhebliche Unterschiede, diese seien aber nicht ausschlaggebend für seine Entscheidung gewesen. „Natürlich begrüße ich es als wirtschaftlich denkender Mensch, dass sich der Xpert-Timer trotz seiner enormen Leistungsfähigkeit im unteren Preissegment bewegt“, schmunzelt der Schwabe.

Wesentlich wichtiger sei ihm die intuitive Bedienung, die aspectfoto etwa dank der praktischen, platzsparenden Schnellstartleiste viel Zeit spare: „Installieren, bedienen und fertig. Wenn mal etwas nicht ganz nachvollziehbar ist oder sich durch ein Update Einstellungen ändern, gibt es einen freundlichen Telefonsupport mit guten Tipps, die zum Erfolg führen“, lobt der Unternehmer.

Neue Mitarbeiter bekommen von ihm eine Kurzeinweisung in das Programm. Marcus Schröther selbst hat sich anfangs durch „try and error“ eingearbeitet. Ein Hexenwerk sei es nicht, sich mit den gut dokumentierten Funktionen vertraut zu machen. Dennoch begrüßt es Schröther, dass ihm Xpert-Timer-Software auch nach der Umstellung auf eine neue, stärker an Windows 10 angelehnte Benutzeroberfläche die Wahl gelassen hat, weiterhin die ihm und seinen Mitarbeitern vertraute Oberfläche zu verwenden: „Uns gefallen die bisherigen Icons und die Oberflächengestaltung einfach besser.“ Die Umstellung auf die „klassische“ Oberfläche sei mit nur einem Klick erfolgt.

Kundenzeiten erfassen und abrechnen leichtgemacht

Die häufigste Nutzung bei aspectfoto sei die Erfassung von Kundenzeiten. Zur Kontrolle der Mitarbeiter ist laut Schröther das Programm nicht sonderlich nützlich, da es sich um die Aufzeichnung reiner Projektzeiten handele und es keine klassische Stempelfunktion für Urlaubstage oder Fehlzeiten einzelner Mitarbeiter gibt. „Der Xpert-Timer ist ein reines Zeiterfassungsprogramm für Projekte oder Kunden. Es bietet eher Transparenz für die Kunden und unterstützt die Abrechnung ungemein.“

Wenn das Studio auf Stundenbasis abrechnet, schreibt er die Anzahl der gearbeiteten Stunden in eine Rechnung. Mehr Transparenz bietet hier eine exakte Stundenauflistung aus dem Xpert-Timer, die sich in sein Rechnungsprogramm übertragen lässt. „Die größere Nachvollziehbarkeit kommt bei meinen Kunden sehr positiv an“, freut sich Schröther.

Alles sei auf einen Blick ersichtlich. „Wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft, ist das auf dem Dashboard des Xpert-Timers sofort erkennbar und ein schnelles Eingreifen ist sinnvoll und möglich.“ Das vermindere unnötige Kosten.

„Zudem können Sie mit dem Xpert-Timer Projekte anlegen, diesen auch weitere Unterprojekte hinzufügen und zusätzlich gibt es noch eine Option für Notizen.“ Marcus Schröther lächelt: „Man kann sich auch zu Tode organisieren.“

Er empfiehlt den Xpert-Timer gerne weiter. Das Nachtragen von Zeitstempeln, das Hin- und Herschieben von Projekten – alles sei schnell und leicht umsetzbar, mit nur einem Klick. „Es gibt ja nichts Schlimmeres als eine Software, die mich extrem einschränkt. Anpassbar, flexibel und konfigurierbar: Dies ist für uns eine zeitgemäße Vorgabe für eine passende Software. Der Xpert-Timer ist das einzige Programm, welches flexibel genug ist und alle unsere Anforderungen erfüllt.“