Aktives Projekt-Risikomanagement per Business Mapping

In ihrem Geschäftsgebiet verfügt die Frankfurter Sparkasse über das dichteste Netz von Filialen und Beratungscentern. Sie nutzt eine terminalbasierte IT-Infrastruktur mit Standardanwendungen des zentralen Sparkassen Dienstleisters Finanz Informatik GmbH & Co. KG. „Zusätzlich zu unseren Kern-Applikationen suchten wir ein intuitiv zu bedienendes Tool für die Systemunterstützung in unserem Projektmanagement“, erklärt Stefan Sohn, PMP Gruppenleiter und Projektmanager bei der Frankfurter Sparkasse. Nachdem sie bereits eine Reihe alternativer Produkte getestet hatte, lernte die Sparkasse MindManager kennen. Stefan Sohn führt weiter aus: „Die Software überzeugte uns gleich durch ihre intuitive Bedienbarkeit, ihre reibungslose Integration in die Microsoft Office-Familie und ihre vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten, was Aufgaben- und Terminverwaltung sowie die Visualisierung von Stati und Ressourcen angeht. Deshalb haben wir auch bei der Implementierung des Projektmanagement-Tools ibo netProject in eine Anbindung an MindManager investiert. Die Schnittstelle wird jetzt als Standard angeboten und verbindet beide Tools auf ideale Weise miteinander. Außerdem lässt sich MindManager unter verschiedenen Betriebssystemen einsetzen.“

Ihre Business Maps erstellt die Frankfurter Sparkasse seither mit MindManager Enterprise. Sie nutzt die Software zur Umsetzung von Projektstrukturplänen und für Wissenssammlungen. Das Projektmanagement der Frankfurter Sparkasse ist der Bereich, in dem die Mitarbeiter MindManager am intensivsten nutzen. Außerdem ist die Software sehr nützlich, um weitere Themen zu erarbeiten, dokumentieren und zu strukturieren. Die Visualisierungsfunktionen der Software sind eine große Hilfe, gerade wenn es um die Ausarbeitung, Einführung und Qualitätssicherung eines standardisierten und PMI®-orientierten Projektmanagement-Prozesses für das Gesamthaus geht.

Software ermöglicht Transparenz und erhöht die Effizienz

Ca. 200 Mitarbeiter der Frankfurter Sparkasse arbeiten mittlerweile tagtäglich mit MindManager Enterprise – etwa 50% davon sind zertifizierte Projektmanager und weitere 50% gehören zum Orga-Team oder den Leitungsgremien der Bank. Ihr Ziel ist es, mit einem intuitiv nutzbaren Werkzeug, mit spielerisch cleverem Vorgehen, Projekte effizienter zu gestalten, Risiken transparenter darzustellen und zu minimieren. Vorausgegangen war dieser Nutzung eine intensive Analyse der Möglichkeiten von Business Mapping, hinsichtlich der Steuerung von Projekten, der Erstellung von Prozessmodellen sowie als Plattform für Wissenssammlungen und als Unterstützung bei Meetings.

Seit der zeitgleichen Einführung von ibo netProject durch die Frankfurter Sparkasse erstellen die Beschäftigten zudem die Projektstrukturpläne in MindManager Enterprise und importieren diese nach der Finalisierung mittels „xml-Schnittstelle“ in das Projektmanagementtool oder nach Excel bzw. Gantt. „Der integrative Charakter von MindManager, der auch den von der PMI geforderten Richtlinien entspricht, erleichtert die Projektarbeit immens und bietet doch gleichzeitig maximale Flexibilität“, freut sich der zertifizierte Projektmanager Stefan Sohn. Durch die Möglichkeit der Nutzung unterschiedlicher Werkzeuge schafft die Frankfurter Sparkasse sinnvolle Freiheitsgrade, um Projekte effizient umzusetzen. Sohn: „Die Flexibilität ist ein wirklicher Mehrwert von MindManager, vor allem, dass man sowohl in Multimaps als auch mit Teilmaps arbeiten kann.“

Auf diese Weise gelang es der Frankfurter Sparkasse, ein einfaches Vorgehensmodell zu etablieren und gleichzeitig das Projektmanagement einschließlich der notwendigen Rollen zu standardisieren. Auf dieser Basis lässt sich auch ein aktives Projekt-Risikomanagement schaffen, welches Wagnisse verringert. „Im standardisierten Projektmanagement ist unseren Beschäftigten die Arbeit mit MindManager in Fleisch und Blut übergegangen“, führt Stefan Sohn weiter aus. Das liegt daran, dass die Nutzer unmittelbare Erleichterungen spüren, wenn sie die Software nutzen. Sie haben erkannt, dass sich die Arbeit in den Projekten damit so viel besser strukturieren lässt als früher.

MindManager Enterprise integriert sich in andere, businesskritische Tools

Stefan Sohn fasst zusammen: „MindManager Enterprise hat die Transparenz und die Zusammenarbeit innerhalb der Sparkasse deutlich verbessert. Die Software unterstützt sowohl die Kreativität der Mitarbeiter als auch den Projektleiter bei der Projektsteuerung. MindManager für Windows ist für uns daher das ideale Kreativitäts- und Produktivitätstool zur Gedankensammlung, -sortierung und –strukturierung“. Der Einstieg in komplexe Projekte bzw. Themen gelinge mit dieser Unterstützung wesentlich einfacher und schneller. Aufgrund des visuellen Charakters der Software seien die Informationen für alle Projektbeteiligten gut lesbar und leicht verständlich strukturiert, so der Projektmanager der Frankfurter Sparkasse. „In Zusammenarbeit mit ibonet Project ergibt sich, auch unter Kostenaspekten, eine SoftwareSuite, die von der Initiierung, über die Aufgabensteuerung und das Multi-Projektmanagement bis hin zum Projekt-Controlling eine ideale Prozessunterstützung darstellt. Das hilft dabei, nachhaltigen Projekterfolg zu erreichen.“