E-Rechnungen für oberste Bundesbehörden ab dem 27.11.2018 Pflicht

Was ist eine E-Rechnung?

Unter einer "E-Rechnung" versteht man alle Rechnungen, die den Vorgaben des europäischen Normungsgremiums CEN entsprechen. Rechnungen im PDF-, JPG- oder TIFF-Format entsprechen dieser Norm nicht. In Deutschland wurde das XML-Format "XRechnung" als Standard definiert. Rechnungen in diesem Format können elektronisch ausgelesen und automatisch in Rechnungsverarbeitungssysteme eingelesen werden. Ebenso wie XRechnung entspricht auch das Rechnungsformat ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931) diesem Standard.

Welche Handlungsfelder ergeben sich für Behörden?

Ab dem 27.11.2018, also in weniger als einem Monat, müssen die obersten Bundesbehörden E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Subzentrale öffentliche Auftraggeber sind dazu ab dem 27. November 2019 verpflichtet.

Um elektronische Rechnungen verarbeiten zu können, wird ein ERP-System (z.B. SAP) benötigt und gegebenenfalls spezielle Zusatzsoftware, um E-Rechnungen zu verarbeiten. Je nach Digitalisierungsgrad der Behörde lassen sich die Anforderungen durch geringe Anpassungen am bereits vorhandenen System umsetzen oder es müssen umfangreiche Digitalisierungsmaßnahmen getroffen werden. In diesem Fall sollten sich die Entscheider zeitnah mit der Auswahl und Implementierung eines geeigneten Systems befassen, das elektronische Rechnungen empfangen und bearbeiten kann.

E-Rechnungsverarbeitung für SAP mit inPuncto-Software

Mit den flexiblen und individuell konfigurierbaren inPuncto-Add-ons für SAP können sowohl E-Rechnungen mit verschiedenen XML-Formaten (X-Rechnung, ZUGFeRD 1.0 und 2.0 oder z.B. Finvoice, SIX Paynet oder PostFinance) als auch verschiedene PDF-Formate empfangen und verarbeitet werden. Dank der verschiedenen Eingangskanäle und der hohen Rechenleistung des inPuncto-Servers für den Posteingang lassen sich auch verschiedene Rechnungen parallel verarbeiten, was für eine noch größere Zeitersparnis sorgt. Die eintreffenden Rechnungen werden entweder via OCR/ICR (z.B. PDF) oder direkt (XML) ausgelesen und mit den SAP-Stammdaten abgeglichen. Je nach Rechnungsart wird anschließend ein spezifischer, vorher definierter Bearbeitungsworkflow ausgelöst. Mit den inPuncto-Lösungen sind außerdem verschiedene Archivierungsszenarien für eine revisionssichere Archivierung möglich.

Interessierte können inPuncto kontaktieren, um die Möglichkeiten zu besprechen!