Dank License Manager SAP-Lizenzkosten im Griff

So sicher wie im Herbst das Laub fällt, kommt die SAP-Lizenzvermessung auf Unternehmen zu. Einmal pro Jahr erwartet Walldorf die Abgabe der Selbstauskunft. Kurz darauf setzt hektisches Treiben in den Unternehmen ein: Sie führen die ersten Testmessungen mit den von SAP dafür vorgesehenen Tools USMM und LAW durch. Die Ergebnisse beunruhigen oft die CEOs: Unerwartet viele User sind in den Systemen angelegt. Zudem entsprechen zugeordnete Lizenzen oft nicht der tatsächlichen Nutzung. Schnell wird versucht, manuelle Anpassungen in den Systemen vorzunehmen. Ein durchschnittlicher SAP-Kunde hat aber rund 3.500 User und 20 unterschiedliche Systeme. Damit sind theoretisch an 70.000 Stellen manuelle Anpassungen möglich. Die können in der Praxis natürlich niemals überprüft werden, weshalb die meisten Unternehmen ihre Daten nur dort korrigieren, wo sie Fehler vermuten. SAP erhält so Vermessungsergebnisse, die nicht komplett mit der tatsächlichen Nutzung und dem Lizenzbedarf übereinstimmen. Damit droht eine Über- oder Unter-lizenzierung. Beide Male geht es um Geld. Viel Geld. Eine Employee User Lizenz ist noch relativ günstig zu haben – die Professional User Lizenz kostet dagegen einen vierstelligen Betrag. Einen Benutzer zu hoch einzustufen bedeutet für Unternehmen, Geld zum Fenster hinauswerfen. Stufen sie ihn zu niedrig ein, müssen sie mit Audit-Nachzahlungen durch SAP rechnen.

Aus diesem Dilemma führt nur ein Weg: Eine automatisierte Lösung, die Daten generiert, die zu 100 Prozent den vereinbarten Lizenzbedingungen entsprechen. Hier kommt der SIVIS License Manager ins Spiel. Er garantiert eine permanente und ideale Verteilung des vorhandenen Lizenzinventars und basiert auf der tatsächlichen Nutzung der SAP-User. Doppelte oder inaktive User werden konsolidiert, ungenutzte Lizenzen erkannt. Zusätzlich ermittelt der License Manager mögliche Fälle indirekter Nutzung. Das frei werdende Lizenzvolumen vermeidet unnötige Neukäufe und unterstützt dabei, ungenutzte Lizenzen besser einzusetzen. Alle SAP-Benutzer Lizenzen werden zentral verwaltet, Benutzerprofile über alle angeschlossenen SAP-Systeme aktualisiert, die Accounts inaktiver Nutzer deaktiviert und doppelte Benutzerkonten konsolidiert.

Um den idealen Lizenztypen zu ermitteln, nutzt der SIVIS License Manager eine dynamische Transaktionsdatenbank. Diese Optimierungs-Engine enthält alle in SAP ausführbaren Transaktionen, die mit einem bestimmten Named-User-Lizenztypen bewertet wurden.

Die Transaktionsdatenbank wird ständig angepasst, erweitert und um neue Transaktionen ergänzt: Vor allem dann, wenn SAP Änderungen an den Preis- und Konditionslisten vornimmt. Das ruft sofort den License Manager auf den Plan, der die gesammelten Nutzungsdaten der einzelnen User mit der Transaktionsdatenbank abgleicht. Automatisch wird auf den richtigen Lizenztyp geändert, sollte dieser nicht dem Nutzungsverhalten entsprechen.      

„Wenn wir zu teure Lizenzen feststellen, die in den Unternehmen gar nicht benötigt werden, räumen wir mit dem License Manager auf und entziehen so den Nutzern teure Berechtigungen“, betont SIVIS-Geschäftsführer Kai Bounin. „Das spart den Unternehmen richtig Geld.“ Auf dem DSAG-Kongress in Leipzig stellt das Softwarehaus aus Karlsruhe seine kostensparende Lösung vor. Vorbeischauen am Stand C5 in Halle 2 lohnt sich also.

Zahlen, Daten, Fakten zur SIVIS

Das IT-Unternehmen wurde 1999 von Kai Bounin in Karlsruhe gegründet, entwickelt und vertreibt Software-Gesamtlösungen im SAP-Umfeld. Heute beschäftigt das Softwarehaus 40 Spezialisten und betreibt Standorte in Deutschland, der Schweiz und Südafrika. Gemanagt wird das Unternehmen von den Geschäftsführern Kai Bounin und Bernd Israel. Rund vier Millionen Euro betrug der Jahresumsatz 2017. Kunden sind viele Firmen aus dem DAX- und M-Dax-Bereich.

Die zunehmende Digitalisierung stellt an Unternehmen immer neue Herausforderungen. Dabei gilt: Je größer ein Betrieb ist, desto wichtiger wird für ihn das Thema Datensicherheit. Bei einer großen Zahl von Mitarbeitern verliert man schnell den Überblick darüber, wer auf welche Daten Zugriff hat – und wer dazu überhaupt berechtigt ist. Die Lösungen der SIVIS sorgen dafür, dass Server- und Daten-Strukturen in Unternehmen in die richtigen Bahnen gelenkt und effizient verwaltet werden. Wenn es um Datensicherheit bei Geschäftsabläufen und Prozessen im SAP-Berechtigungsmanagement geht, führt an den Experten aus Karlsruhe kein Weg vorbei. Mehr Informationen unter www.sivis.com