Helvetia digitalisiert Posteingang mit Arcplace

Der Posteingang bei Helvetia erfolgt heute dezentral an verschiedenen Standorten. Nach Ankunft der Postsendungen werden diese geöffnet und zu einem grossen Teil in physischer Form der zuständigen Abteilung in ein Gruppenpostfach zur Weiterverarbeitung zugestellt. Teilweise werden Postsendungen nach der Öffnung gescannt, durch den Bereich Logistik klassifiziert und in die entsprechenden elektronischen Postkörbe verteilt. Diese Geschäftsprozesse werden neu mit Unterstützung von Arcplace optimiert und automatisiert. «Wir freuen uns sehr, dass sich Helvetia für unsere Scanning-Dienstleistungen entschieden hat und wir dieses ambitiöse Projekt mit einem so renommierten Unternehmen durchführen dürfen», erklärt Michael Niederjohann, Head of Scan Center & BPO Arcplace.

Verarbeitung von 8’100’000 Seiten pro Jahr

Mit der gestaffelten Einführung eines digitalen Posteingangs über die nächsten Jahre werden insgesamt zirka eine Million Postsendungen pro Jahr – was rund 8’100’000 Seiten entspricht – künftig zentral über ein Postfach der Helvetia an das Arcplace Scan Center geleitet, wo die Briefsortierung, Brieföffnung, Feinsortierung, Arbeitsvorbereitung (AVOR) und das Scanning durchgeführt werden. Dabei setzt Arcplace die Scan-Technologie von OPEX ein. Die Scanning-Workstation übernimmt das automatisierte Öffnen, den Einzelblatteinzug und das Scanning der Dokumente.

Nach der Digitalisierung der Sendungen werden diese über einen gesicherten Datenaustausch an Helvetia weitergeleitet. Ein detailliertes Reporting der Verarbeitung gibt täglich Auskunft über die Erbringung der Leistung durch Arcplace. Die physische Post wird während eines definierten Zeitraums zwischengelagert und anschliessend zertifiziert vernichtet.

Ein Kundenportal für Reporting und Analysen

Um die Nachverfolgbarkeit der durchgeführten Aufgaben sowie ein Reporting derselben gewährleisten zu können, wird im Verlauf des gesamten Projektes ein elektronisches Prozessverfolgungssystem implementiert. Die daraus entstehenden Daten werden in einem Kundenportal grafisch aufbereitet und autorisierten Mitarbeitenden von Helvetia zur Verfügung gestellt.