Die OTRS AG gibt drei Tipps für saubere Arbeitsabläufe

OTRS gibt drei Tipps, um für mehr Ordnung und Sicherheit im Büroalltag zu sorgen.

Strukturierte Arbeitsabläufe einführen

Mitarbeiter arbeiten effizient, wenn Abläufe und Prozesse optimal aufeinander abgestimmt sind. Was einfach klingt, ist in der Praxis nicht immer selbstverständlich. Gerade wenn Mitarbeiter spontan und ohne Übergabe ausfallen, weiß die Vertretung nicht immer gleich, was zu tun ist. So kann wichtige Zeit verloren gehen. Empfehlenswert sind deshalb automatisierte Prozessabläufe. Egal ob Urlaubsantrag, Raumbuchungen oder Reklamationen – wenn Prozesse feststehen, sind liegengebliebene Aufgaben im Handumdrehen erledigt.

Schnell können sich auch mal die Verantwortlichkeiten im Unternehmen ändern. Deshalb ist es wichtig, dass die digitalen Prozesse flexibel und anpassbar sind.

Kommunikation optimieren

Die meisten Probleme sind Kommunikationsprobleme. Wer eine Frage hat, erwartet eine schnelle Antwort. Aber nicht immer hat der Fragende den richtigen Adressaten ausgewählt und so kommt es schon mal zu längeren Wartezeiten, was Frustration verursachen kann. Hier hilft eine digitale strukturierte Kommunikation über ein Ticketsystem, die Anfragen gleich den verantwortlichen Fachabteilungen zuweist und so stets die richtigen Kontakte miteinander kommunizieren lässt. Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen sorgen für eine zügige Antwort. Der Fragende kann jederzeit seinen Status einsehen.

Sicherheit an erster Stelle

Angriffe aus dem Internet können an jeder Ecke lauern. Doch was ist zu tun, wenn es wirklich passiert? Nicht alle Unternehmen haben dann sofort die richtige Strategie parat. Eine entsprechende Analyse-Software hilft, die Gefahr zu identifizieren. Aber bei Sicherheitsvorfällen zählt jede Sekunde. Auch hier empfiehlt es sich, Prozesse und Verantwortlichkeiten digital festzulegen. Im Ernstfall werden die verantwortlichen Mitarbeiter sofort benachrichtigt und wissen durch die hinterlegten Prozesse genau, was wann zu tun ist. Alle Vorfälle lassen sich außerdem revisionssicher speichern. Auch wenn sich Vorfälle nicht komplett vermeiden lassen, bekommen die Mitarbeiter so ein gutes Gefühl.

Mehr Informationen dazu, wie Unternehmen mit Prozess- und Kommunikationsmanagement Zeit und Geld sparen finden sich hier:  www.otrs.com