Digitale Akten für Personal, Projekte und Prozesse

pcm realisiert ELO-Projekt des Jahres 2017!
Einmal im Jahr lobt der Stuttgarter Hersteller von DMS/ECM-Lösungen die ELO Digital Office GmbH in ihren Vertriebsregionen jeweils die Auszeichnung zum Projekt des Jahres aus. 2017 wurde das Dortmunder Bauunternehmen Freundlieb Bauunternehmung GmbH & Co. KG mit seinem Projektpartner pcm GmbH für die Umsetzung von digitalen Prozessen mit dem iPad Pro im produktiven Baustelleneinsatz ausgezeichnet.

Das mittelständische Unternehmen Freundlieb aus Dortmund generiert mit knapp 100 Mitarbeitern mehr als 55 Mio. Euro Bauleistung pro Jahr. Ziel mit der Einführung eines Dokumenten Management System auf Basis von ELO war es, das Papieraufkommen im Büro und auf der Baustelle spürbar zu reduzieren sowie die Geschäftsprozesse wie die Abarbeitung der analogen Umlaufpost auf digitalem Wege mit Workflows schneller und effizienter zu machen.

Erst durch die erweiterbare Nutzungsmöglichkeit von ELO auf mobilen Endgeräten – inklusive der Anschaffung von iPad Pro-Hardware – für die im Außendienst tätigen Bauleiter gelang es, die Lösung im Unternehmen vollständig zu etablieren. Ausgestattet mit dieser digitalen Bauakte, bestehend aus Tablett, Apps und den notwendigen Daten, können die Freundlieb Mitarbeiter jetzt direkt auf der Baustelle Nachverhandlungen und Planungsgespräche mit den Handwerkern führen. Alle Informationen schnell zur Hand und zusätzlich durch selbst erstellte Fotos oder Notizen beliebig erweiterbar, werden nun alle Details verbindlich besprochen (Unterschrift der Handwerker auf dem Tablet) und im Anschluss per Mail versandt. Abgerundet wird diese Lösung durch die integrierte Email-Archivierung, die Projektnummern in der Betreffzeile automatisch erkennen und zuweisen kann.

Diese Art des modernen Arbeitens stellt auch einen nicht zu unterschätzenden Faktor bei der Mitarbeitergewinnung dar – Freundlieb ist „vorne dabei“ und plant auch in Zukunft, die Prozesse mit der Unterstützung von ELO weiter zu digitalisieren.

Wichtige Praxis-Tipps live erleben!
Starten Sie jetzt mit der Einführung digitaler Akten in die Zukunft. Vereinfachen Sie nicht nur die Suche nach relevanten Informationen, sondern erhalten Sie wertvolles Firmenwissen durch eine klare Struktur in der Informationsablage und erfüllen gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen aus GoBD und DSGVO. Während sich das System voll auf Ihre Anforderungen konzentriert, reduziert sich gleichzeitig der manuelle Aufwand beim Erstellen und Verwalten. Die Arten der digitalen Akte sind dabei so universell wie auch unabhängig:

• Personalakte
• Kundenakte
• Projektakte
• Bauakte
• Maschinenakte
• Geschäftsakte
• Lieferantenakte
• Patientenakte
• Miet- und Immobilienakte
• Vertragsakte

Am 15. März 2018 geben wir Ihnen wertvolle Praxis-Tipps.
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