E-Mail-Archivierung im Rahmen der GoBD

Doch wie gelingt es den Unternehmen, die GoBD im Bereich der E-Mail-Archivierung einzuhalten?

Archivierungspflicht

Einfache und strukturierte interne Abläufe erleichtern Unternehmen die Einhaltung der Archivierungspflicht.
Im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ist gesetzlich festgehalten, dass alle steuerrechtlich relevante E-Mails elektronisch vorgehalten werden und zudem auch über den Zeitraum der Aufbewahrungspflicht einsehbar sein müssen. Doch Moment: Welche E-Mails sind denn überhaupt steuerrechtlich relevant?
Leider ist diese Frage nicht ganz so einfach zu beantworten, denn oft passiert es, dass eine E-Mail nicht mehr steuerlich relevant ist, da eine geplante geschäftliche Zusammenarbeit doch nicht entstanden ist. Um diese Frage zu umgehen, möchten die Unternehmen meist auf Nummer sicher gehen und archivieren daher alle ein- und ausgehenden E-Mails.

Damit Sie dieses Vorgehen vermeiden können, haben wir Ihnen hier wichtige Fakten als Übersicht aufgeführt:

Wer muss archivieren?

Jeder Kaufmann, Handelsgesellschaften, eingetragene Genossenschaften und juristische Personen (Art. 257 Abs. 1)

Wieso muss archiviert werden?

• GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
• Handelsgesetzbuch (HGB)
• Abgabenordnung (AO)
• Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GBO)
• Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
• Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
• Aktiengesetz (AktG)
• Gesetz betreffend die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbHG)
• Umsatzsteuergesetz (UStG)
• Telekommunikationsgesetz (TKG)
• Was muss archiviert werden?
• Handelsgeschäftliche E-Mails, welche zudem für die Besteuerung relevant sind ( § 257 HGB / § 140 AO)

Wie muss archiviert werden?

• Vollständig
• Übereinstimmend mit dem Original
• Für die Dauer von 6 bzw. 10 Jahren (je nach Art des Dokuments)
• Ordnungsgemäß
• Mit Berechtigung einsehbar
• Vernichtung erst nach Ablauf der Archivierungspflicht
• Frühestmöglich

Ist die Archivierung von E-Mails ausreichend?

Die Funktionen eines digitalen Archivs sollten allerdings weit über die E-Mail-Archivierung hinausgehen. Da viele Unternehmen ein ERP-System nutzen, bietet sich die Anbindung an das Drittsystem an. Die Anbindung ermöglicht den Unternehmen die Produktivität zu steigen und Arbeitsabläufe zu optimieren. Da in einem digitalen Archiv auch sensible und vertrauliche Dateien abgelegt werden, ist das Anwenden einer Rechtestruktur ein wesentlicher Vorteil.

StarFinder® ist Ihre Lösung!

StarFinder® DIGITAL ARCHIV bietet Ihnen genau das! Mit der Rechtestruktur können Sie den Zugriff der Daten einschränken und durch Anbindung an das Drittsystem Ihren Ablauf optimieren!! Durch das Outlook-Addin haben Sie die Möglichkeit Ihre E-Mails aus Outlook per Klick direkt in die entsprechende Kategorie zu archivieren. Wenn sie eine Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails bevorzugen, unterstützen wir Sie gerne bei der Einrichtung.
Ebenso dient StarFinder® nicht nur der reinen E-Mail-Archivierung, sondern erspart Ihnen auch das Ablegen von Dokumenten in Papierform.

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