Lieferantenmanagement: Lieferantenpräqualifikation über ein Lieferantenportal

Eine außerordentliche Rolle spielt bei der rhenag der Konzern-/Gruppeneinkauf und Materialwirtschaft, da dieser mit seinen Mitarbeitern nicht nur das interne Beschaffungsvolumen abwickelt, sondern auch den Mitgliedsunternehmen des rhenag Einkaufsverbundes Produkte, Materialien und Dienstleistungen zu besonders günstigen Konditionen und darüber hinaus auch Beratungsleistungen „von Einkaufspraktikern für Einkaufspraktiker“ anbietet.

SC-Manager

Seit 2011 setzt die rhenag auf den SC-Manager von Simmeth System als zentrales Einkaufsinformationssystem „rhenag EIS“. Das rhenag EIS berechnet als Informationszentrale des Einkaufs alle für das Einkaufscontrolling notwendigen Kennzahlen, sorgt für ein automatisiertes Einkaufsberichtswesen, bietet als zentrales Lieferantenmanagement Überblick über alle relevanten Daten und Dokumente und sorgt für die regelmäßige Bewertung der Lieferanten sowie der Baustellenprojekte.

SC-Lieferantenportal

Als weiteres Modul wurde im Jahr 2017 das Lieferantenportal in Betrieb genommen. Die Zielsetzung dieses Projektteils formuliert Jörg Koch, Leiter Konzerneinkauf und Materialwirtschaft, so: „Wir möchten mit unseren Lieferanten auf direktem Weg, ohne Zeitverzug und Umwege zielgerichtet kommunizieren.“ Im ersten Schritt wird das Lieferantenportal für die Präqualifizierung von Lieferanten eingesetzt. Das bisherige Präqualifikationsverfahren sollte dadurch direkter, einfacher und transparenter gestaltet werden. Im nächsten Schritt wird das Portal auch für den Informationsaustausch und die regelmäßige Kommunikation mit Bestandslieferanten genutzt.

Wiederverwendbaren Standard

Aus fachlicher, inhaltlicher Sicht wurde das bestehende Präqualifikationsverfahren für Lieferanten kommunaler Dienstleister in einem Gemeinschaftsprojekt mit dem überregionalem Strom-, Gas-  und Wasserversorger EWV/regionetz überarbeitet und optimiert. Ganz im Sinne des rhenag Einkaufsverbundes versuchte man an dieser Stelle, einen wiederverwendbaren Standard für alle kommunalen Dienstleister zu schaffen.

Der Ablauf ist nun für beide Seiten, dem Einkauf und dem Lieferanten, denkbar einfach. Nach Setzen eines Hakens im Portal durch den verantwortlichen Einkäufer erhält der Lieferant automatisch ein Email mit seinen Zugangsdaten zum Portal. Dort wird er strukturiert und übersichtlich Schritt für Schritt durch die für die Präqualifikation notwendigen Fragen geführt. Dies sind zum Beispiel allgemeine Angaben zum Unternehmen, Bank und Zahlungskonditionen bis hin zu Unternehmenszertifizierungen, Zeugnisse und Spezialausbildungen. Die entsprechenden Dokumente kann der Lieferant direkt hochladen. Hat der Lieferant die Fragebögen ausgefüllt, wird der verantwortliche Einkäufer automatisch per Email informiert und kann die Antworten und Dokumente überprüfen. Eine integrierte Prüfliste erleichtert über farbliche Markierungen (grün/rot) den Prüfprozess. Hat ein Lieferant die Präqualifikation erfolgreich bestanden, erscheint er im Lieferantenstamm als „grüner“ Lieferant und kann als Bestandslieferant übernommen werden.

Erleichterung im Tagesgeschäft

„Für uns als operativ verantwortliche Einkäufer ist das Lieferantenportal ein Tool, das sofortige Erleichterung im Tagesgeschäft bedeutet. Durch die integrierten Workflows und Automatismen werden Fehler auf beiden Seiten, also bei den Lieferanten und bei uns im Einkauf, vermieden.“, erläutert Anna Houben, Projektleiterin des Einkaufs bei der rhenag.

Das Lieferantenportal ist ein Modul des SC-Managers von Simmeth System. Den Mitgliedern des rhenag Einkaufsverbundes werden die Module als vorkonfigurierte und flexible Branchenlösung zur Verfügung gestellt. Jörg Koch, Leiter Einkauf und Materialwirtschaft der rhenag, beschreibt: „Energieversorger des Einkaufsverbundes können so auf ihre Belange genau zugeschnittene Fachmodule nicht nur kostengünstig erwerben, sondern auch mit der Sicherheit, dass diese fachlich die richtige Lösung für Sie sind und technisch funktionieren.“ www.goo.gl/sjBBWN