100 % EDI-Auftragsabwicklung

Die Ausgangslage: Die Warenwirtschaften versenden heute alles per EDI, was aus Sicht der Warenwirtschaften auch EDI-fähig ist. Diese Anforderungen werden von Kommissionsaufträgen, bei denen der Verkäufer über einen Katalogartikel die gewünschten Waren textlich beschreibt, meistens jedoch nicht erfüllt. Aufträge dieser Art werden somit per Mail oder Fax übertragen.

Die Umsetzung: In der Cogito-Warenwirtschaft wurden im Projekt „Papierloser Warenverkehr“ alle Schnittstellen an die Anforderungen der heutigen Zeit angepasst. IWOfurn hat hierfür die erforderlichen Vorgaben und Strukturen geliefert.
Gleichzeitig hat die Warenwirtschaft die Möglichkeit geschaffen, alle Bestellungen an einen Hersteller – unabhängig von der Qualität der Inhalte – per EDI an IWOfurn zu versenden. IWOfurn nimmt diese Bestellungen entgegen, wandelt sie in das Empfangsformat von Rauch um und sendet sie an Rauch. Bei Rauch wurde wiederum das Programm für das Einlesen der Bestellungen angepasst. Alle Bestellungen mit den klassischen Merkmalen einer EDI-Bestellung werden ja ohnehin automatisiert verarbeitet. Aber auch die sogenannten Textbestellungen enthalten viele Informationen, die man nicht aufwendig erfassen muss – wie z.B. Besteller, Anlieferort, Liefertermin, Bestell- und Kommissionsnummer, Positionsnummern und viele mehr. Rauch liest diese Informationen aus den Bestellungen aus und zeigt diesen Auftrag dann bereits vorausgefüllt am Bildschirm bei der Auftragserfassung an. In der Auftragserfassung müssen dann zumeist lediglich noch die Hersteller-Materialnummern den textlich beschriebenen Artikeln zugeordnet werden und schon ist der Auftrag verbucht.

Das Ergebnis: Ostermann erhält die Auftragsbestätigungen zu 100 % per EDI. Da Rauch dabei alle Informationen aus dem Auftrag maschinell übernommen hat, können auch 100 % der Auftragsbestätigungen den Aufträgen korrekt zugeordnet und automatisiert verbucht werden.

Der Ausblick: Im nächsten Schritt werden nun die Lieferavisierungen und die Rechnungen zu 100 % per EDI zwischen diesen beiden Unternehmen ausgetauscht.

Ergänzende Strategien: Mit IWOfurn gibt es mehrere Möglichkeiten, die EDI-Quote drastisch zu erhöhen. Das bereits oben genannte Projekt „Papierloser Warenverkehr“ ist ein gelungenes Beispiel dafür, dass man sich nicht mit bestimmten Situationen abfinden sollte. Denn bereits kleine Anpassungen können große Effekte bewirken. IWOfurn unterstützt Sie dabei und passt sich problemlos an Ihre Ablauforganisation an.
In einem weiteren Projekt mit Rauch wurde die EDI-Quote dadurch erhöht, dass der Handelspartner bei der Auftragserfassung aus der Warenwirtschaft auf den IWOfurn-Konfigurator zugreift. Somit werden bereits die richtigen Artikelstammdaten in die Aufträge übernommen. In diesem Projekt stehen die beteiligten Unternehmen derzeit bei einer EDI-Quote von 80 % – weiter steigend. Eine Kombination dieser beiden Vorge-hensweisen ist selbstverständlich möglich.

„Durch das Entgegenkommen von Rauch und die Vorarbeit von IWOfurn haben wir es nun geschafft, dass alle Bestellbestätigungen unseres Lieferanten Rauch elektronisch verarbeitet werden können. Das ist für uns ein Meilenstein in der Prozessoptimierung und ein tolles Ergebnis aus dem Projekt „Papierloser Warenverkehr“.“
Rolf Ostermann, Geschäftsführer, Einrichtungshaus Ostermann GmbH & Co. KG

„Wir arbeiten permanent an der Verbesserung unserer Prozesse mit unseren Partnern. Dabei gehen wir auf die Möglichkeiten unserer Kunden ein und fordern nicht zwingend die 100 % technisch mögliche Lösung. Die hier mit IWOfurn erarbeitete Teilautomatisierung war für uns dennoch ein wichtiger Schritt. Wir würden uns freuen, wenn weitere Handelsunternehmen diese Möglichkeit nutzen.“
Birgit Hiske, Sales Support EDI | Stammdaten, Rauch Möbelwerke GmbH

„Mit einer 100 %-igen EDI-Auftragsabwicklung haben wir unser Versprechen eingelöst. Die positiven Erfahrungen von Ostermann und Rauch sollten Motivation für weitere Unternehmen sein, diesen Weg zu gehen.“
Dietmar Weber, Geschäftsführer, IWOfurn Service GmbH