Kosten Senken, Effizienz Steigern und Ressourcen schonen

Wer die Dynamik dieser neuen Welt verstehen möchte, muss auf die alte schauen. Jeder, der über 35 Jahre alt ist, wird den Namen Kodak noch kennen. Um ein Foto zu machen, brauchte man damals eine Kamera und einen Film. Dieser Film wurde dann später entwickelt und nach mehreren Tagen konnte man dann seine Fotos im Fotogeschäft abholen.

Zu Glanzzeiten beschäftigte Kodak fast 150.000 Mitarbeiter. Im Jahr 1991 erzielte das Unternehmen noch einen Umsatz von 19,4 Milliarden US-Dollar. Im Jahr 2012 stellte das Unternehmen einen Insolvenzantrag. Kinder und Jugendliche kennen heute weder Kassetten (egal ob für Audio oder Video), noch Filme für Kameras, die entwickelt werden müssen. Fotos und Videos macht man heute mit dem Smartphone oder schaut diese darauf an, neben Telefonieren, Mailen und Musik hören. Mit wenigen Klicks, kommen die Nachrichten innerhalb von Sekunden über das Internet bei einem oder mehren Empfängern an.

Und genau an dieser Stelle scheitert es bei vielen Verwaltungsprogrammen, die zum Teil noch über Quellcode verfügen, der Jahrzehnte alt ist. Heute muss Software auf sämtlichen Geräten funktionieren, die einen Internetzugang haben, egal ob Computer (Windows/Apple), Notebooks, Smartphones oder Tablets.

Gegen diesen technologischen Fortschritt können sich auch Immobilienverwalter nicht wehren. Aus diesem Grund müssen sich Unternehmen in der Immobilienverwaltung nun ausführlich mit dem Thema „Cloud“ beschäftigen, auch wenn diese über viele Jahre hinweg nahezu „verteufelt“ wurde. Jedoch ist genau diese Cloud die Basis, für eine effiziente Immobilienverwaltung, da Verwalter, Eigentümer, Mieter, Hausmeister, Handwerker usw. Zugriff auf die selben Daten benötigen.

In der heutigen Zeit ist es doch nicht mehr Stand der Technik, dass man Briefe ausdruckt, kuvertiert und dann zur Post bringt. Der Schriftverkehr muss über E-Mails, Portale und E-POSTBRIEF abgewickelt werden. Wenn sich der Kunde bei der Post für den E-POSTBRIEF registriert hat, bekommt er diesen online zugestellt, falls nicht, wird dieser von der Post ausgedruckt und über den Postboten zugestellt. Lästiges Drucken, Kuvertieren und zur Post bringen entfällt dabei. Ebenso verhält es sich mit Einschreiben, jedoch haben Sie den Vorteil, dass Sie nachweisen können, was verschickt wurde.

Für jeden Hausverwalter und Mitarbeiter ist es ein Alptraum, wenn hunderte oder tausende Betriebskostenabrechnungen ausgedruckt werden. Wenn dann auch noch Heizkostenabrechnungen manuell zugefügt werden müssen, ist dieser Aufwand kaum ohne Fehler möglich. Für Mitarbeiter heißt das in der Regel Überstunden und für Verwaltungsunternehmen zusätzliche Kosten. Mit Immoware24 können Sie Ihre Betriebskostenabrechnungen (inkl. der Heizkostenabrechnung) mit wenigen Klicks automatisch versenden. Diese werden bei der Post maschinell verarbeitet (ausgedruckt und kuvertiert), bevor diese über den Postboten den Weg zu den Mietern finden.

Neben den „virtuellen Briefen“ hat Immoware24 selbstverständlich auch einen E-Mail-Client integriert, der E-Mails automatisch Eigentümern, Mietern, Dienstleistern und Handwerkern zuordnet.

Die Objektverwaltung bei moderner Software muss heute in der Lage sein, nach Kündigung eines Mieters ein Exposé auf Plattformen wie Immoscout24 oder Immowelt einzustellen. Ebenso muss eine Verwaltersoftware mit sämtlichen Abrechnungsdienstleistern (z. B. ISTA, TECHEM,…) digital korrespondieren. Ebenso muss es die Möglichkeit geben, dass buchhalterische Daten automatisch über eine DATEV Schnittstelle übergeben werden können.

Zeitgemäße Software arbeitet heute mit sämtlichen Banken (nicht nur mit einer oder ein paar Banken) zusammen. Nicht nachvollziehbar ist es, beim heutigen Stand der Technik, dass Verwalter die Kontoauszüge mit S-Firm oder Starmoney abholen, diese in Ihre Verwaltersoftware importieren, um im Anschluss die Zahlungen wieder aus der Verwaltersoftware zu exportieren und über eine Onlinebankingsoftware an eine Bank zu übermitteln. Wenn Sie täglich auf dem aktuellen Stand sein möchten, müssen Sie diesen Vorgang für jedes einzelne Bankkonto täglich ausführen. Immoware24 hat sämtliche HBCI-, EBICS- und virtuelle Konten in das System direkt integriert. Ein Kontenrundruf oder die Übermittlung von Überweisungen und Lastschriften erfolgen auf Knopfdruck.

Moderne Software sollte sämtliche Mieteingänge automatisiert verbuchen. Wenn die Buchung nicht erkannt wird, weil z. B. der Vater für den Sohn die Miete bezahlt hat, hilft ein Assistent, der auch diese Zahlungen künftig zuweisen kann.

Ein Dokumentenmanagement System (DMS) ist die Basis für eine durchdachtes System. Hier werden sämtliche relevante Verträge (Mietverträge, Kaufverträge, Teilungserklärungen, Abrechnungen, usw.) hinterlegt, ebenso die komplette Korrespondenz. Nur wer seine Daten ordentlich ablegt und pflegt, schont seine Ressourcen, da Eigentümer, Mieter usw. (nach Freigabe) Zugriff auf die Daten haben. Hierzu hat Immoware24 eigene Portale entwickelt, die ab November verfügbar sein werden.

Aus diesem Grund sind auch die Portale für Eigentümer und Mieter ein wichtiger Bestandteil einer Verwaltersoftware. Das Eigentümerportal verschafft einen Überblick über die Objekte, die Soll- und Istmieten, Leerstand, Neuvermietungen, säumige Zahler usw. Damit hat der Eigentümer sämtliche relevanten Daten auf einen Blick tagesaktuell zur Verfügung. Ebenso hat er Zugriff auf sämtliche Dateien, die der Verwalter dem Eigentümer freigegeben hat (z. B. Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Protokolle von Versammlungen, Grundbuchauszüge,…).

Das Eigentümerportal wird zur Effizienzsteigerung beitragen, da Eigentümer bekanntlich immer, wenn sie Dokumente brauchen, lieber die Hausverwaltung anrufen, anstatt in Ihren eigenen Unterlagen zu suchen. Das Portal wird nicht nur die Kommunikation vereinfachen, sondern auch für einen schnellen und sicheren Austausch von Unterlagen sorgen.

In unserem Mieterportal kann der Mieter sämtliche Details zu seinem Mietvertrag einsehen (z. B. Miete, Betriebskosten-Vorauszahlung,…). Ebenso hat er Zugriff auf Dokumente wie den Mietvertrag und weitere Dokumente (z. B. Mieterhöhungen, Ankündigung von Baumaßnahmen,…). Über das Portal können auch Schäden gemeldet und Informationen mit der Hausverwaltung ausgetauscht werden.

Ergänzt werden die Portale im Nachgang durch eine App, die z.B. durch Push-Nachrichten den defekten Aufzug meldet und anzeigt, wann die Reparatur stattfinden wird. Dadurch soll verhindert werden, dass wegen einem Defekt am Aufzug jeder einzelne Mieter anruft und den Geschäftsbetrieb aufhält. Für Bewohner, die kein Smartphone benutzen, forscht Immoware24 an einem virtuellen schwarzem Brett. Dort werden sämtliche relevante Nachrichten angezeigt, ohne dass der Verwalter oder Eigentümer zum Objekt fahren muss, um einen neuen Aushang anzubringen.

Das Kommunikationscenter beider Portale ist für den Verwalter frei konfigurierbar. Er kann für seine Bedürfnisse Formulare erstellen und diese mit Auswahlfeldern, Datumsfeldern, Freitexten und Dateianhängen bestücken. Dadurch werden unnötige, zeitraubende Rückfragen beim Mieter bzw. Eigentümer entfallen, da der Verwalter relevante Felder einfach als Pflichtfelder markieren kann. Dadurch wird das sogenannte „E-Mail-Ping Pong” vermieden. Durch die neuen Portale wird der Kommunikationsaufwand per Telefon, E-Mail, Fax und Post entschieden gesenkt. Die Mitarbeiter in den Verwaltungsunternehmen werden dadurch entlastet und können sich besser auf Ihre Arbeit konzentrieren. Besonders wichtig ist, dass Software und Portale eine gemeinsame Datenbasis haben, schließlich wollen Sie damit die Arbeit erleichtern und Ressourcen schonen, anstatt eine zweite Datenbasis teils automatisiert, teils manuell zu füttern.

Ebenso ist eine Auftragsverwaltung ein wichtiger Bestandteil einer Verwaltersoftware. Hier können Sie Angebote anfordern, Ausschreibungen erstellen, Aufträge vergeben usw. Nächstes Jahr wird die Auftragsverwaltung durch ein eigenes Portal für Handwerker, Dienstleister und Hausmeister ergänzt.

Auch die nächsten 24 Monate wird Immoware24 mit neuen Features und Innovationen das Verwalten von Immobilien einfacher, sicherer und effizienter machen. Künftig sollen Rechnungen beim Scannen (oder bei elektronischer Übermittlung) automatisch erkannt und verbucht werden. Dabei soll auch die Bezahlung in das Bankportal übermittelt werden, so dass der Verwalter die Zahlung pünktlich bis zum Fälligkeitstag ausführen kann.

Noch einmal zum Thema „Cloud“. Natürlich ist es sinnvoller, wenn sich mehr als 1000 Hausverwalter ein eigenes, hochmodernes Rechenzentrum mit genügend Ressourcen teilen. Immoware24 übernimmt die Wartung, die Bereitstellung, die Datensicherung, die Updates usw. Sie benötigen keine eigenen Server, keine Backup Systeme, keine Servicetechniker die Updates aufspielen, die Geräte warten und für einen sicheren Betrieb sorgen.

Alle genannten Features werden das Arbeiten erleichtern, Ressourcen schonen und Kosten senken. Wenn Sie die kompletten Funktionen bereits nutzen, Glückwunsch, dann sind Sie bereits Kunde von Immoware24. Wenn Sie Interesse daran haben, wie auch Sie durch innovative und moderne Software Ihre Verwaltung effizienter gestalten können, vereinbaren Sie doch einfach einen Termin mit uns. Gerne präsentieren wir Ihnen unsere Software Online (Webinar) oder vor Ort. Wir freuen uns auf Ihren Anruf.