So gelingt sichere Zusammenarbeit in verteilten Teams

Tipp 1: Schaffen Sie eine sichere Informationsbasis

Wer von effizienter Zusammenarbeit entlang der gesamten Wertschöpfungskette profitieren möchte, benötigt eine gemeinsame Informationsbasis in einer sicheren Arbeitsumgebung. Produktion und Information müssen in Einklang gebracht werden. Der Informationszugang sollte für alle Beteiligten orts- und zeitunabhängig möglich sein, am besten über alle Endgeräte und Browser hinweg, jedoch ohne auf Kosten der Sicherheit zu gehen! Wer jetzt an Filesharing-Lösungen aus der Cloud denkt, liegt falsch. Denn hier unterliegen die Informationen oft nicht der Hoheit des eigenen Unternehmens und bieten Einfallstore für Cyberangriffe und Co. Vielmehr eignen sich geschützte virtuelle Projekträume als Alternative, in denen Projektmitglieder Informationen sicher austauschen. Damit schaffen Unternehmen die Voraussetzung, dass alle relevanten Informationen in ihrer aktuellen Form genau in dem Projektkontext bereitstehen, in dem sie benötigt werden.

Tipp 2: Binden Sie externe Projektteilnehmer in Ihre Prozesse ein

Effiziente Teamarbeit endet nicht an Abteilungs- oder Unternehmensgrenzen. Vielmehr erfordert sie, dass sich Partner oder Dienstleister mit ihrem Know-how in wichtige Projekte einbringen. So zum Beispiel im Rahmen von Anlagenbauprojekten, in denen sie relevante Freigaben für Bauzeichnungen geben, oder wichtige Gutachten oder Materialprüfungsdokumente vor Baubeginn bereitstellen. Mit virtuellen Projekträumen lassen sich externe Akteure einfach und sicher in jene Projektprozesse integrieren. Wichtig dabei ist ein sicheres Berechtigungskonzept, mit dem Unternehmen steuern können, wer Zugang in die geschützten virtuellen Räume erhält und wer welche Informationen – auch temporär – einsehen und bearbeiten darf.

Tipp 3: Sorgen Sie für reibungslose Abläufe

Projekterfolg definiert sich u.a. dadurch, dass Teams ihre Projekte im dafür anberaumten Zeitraum abschließen. Das gelingt nicht, wenn Prozesse ins Stocken geraten und Entscheidungen z.B. aufgrund fehlender bzw. veralteter Informationslage fallen. Mit virtuellen Projekträumen wie Doxis4 iRoom schließen Unternehmen diese Szenarien von vorneherein aus. Projektmitglieder arbeiten stets mit aktuellen Informationen. Sie können sich automatisiert über Vorgänge, neu hinzugekommen oder geänderte Dokumente, erreichte Meilensteine, wichtige Fristen und Termine benachrichtigen lassen. So bleiben sie innerhalb des Projekts immer „up to date“ und können die nächsten Projektschritte ohne Verzögerung in die Wege leiten.