Welche Dienstleistungen bei einer unternehmensweiten Vertragsmanagement-Einführung sinnvoll sind (Teil 2)

Es gibt keine zweite Chance für einen ersten Eindruck – dieses Sprichwort trifft nicht nur auf Begegnungen zwischen Personen zu, sondern ebenso, wenn Mensch und Maschine interagieren. Ein Anwender, der eine Software erstmalig nutzt, fällt in der Regel schnell ein Urteil darüber, ob das System leicht bedienbar ist und ob es ihm hilft, Aufgaben angemessen zu erledigen. Der Erstkontakt des Anwenders mit dem System wird somit zu einem Schlüsselmoment für die Nutzer-Akzeptanz bei Software-Neueinführungen. Die Vertragsmanagement-Software otris contract bietet eine Fülle an Möglichkeiten, das System technisch an bestehende Prozesse, Arbeitsabläufe und firmeneigene Terminologien anzupassen (mehr dazu in Teil 1). Das erspart Nutzern Anpassungsarbeit. Doch auch ein System, das bestmöglich an bestehende Unternehmensstrukturen angepasst ist, kann ab einer gewissen Komplexität nicht selbsterklärend funktionieren. Um Frustration bei den Nutzern vorzubeugen, helfen Schulungen zur Vorbereitung auf die neue Software.

Schulungen vereinfachen den reibungslosen Einstieg
Die otris software AG bietet für sämtliche Produkte Schulungen an, die inhaltlich an der Rolle der künftigen Nutzer (Admins, intensive Nutzer, Gelegenheitsnutzer) ausgerichtet sind. Auch wenn viele Basis-Funktionen in otris contract selbsterklärend funktionieren – eine Schulung vermittelt Nutzern Wissen zu Funktionen, die nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind, das Arbeiten mit dem System jedoch enorm bereichern. Ein Beispiel: Wie eine einfache Suche nach einem Schlagwort funktioniert, ist für neue otris contract-Nutzer umgehend erkennbar. Eine Schulung vermittelt darüber hinaus umfangreiche Zusatzfunktionen, um Suchergebnisse zu optimieren. Hierzu zählen z.B. Trefferlisten, Sortierfunktionen, Suchkombinationen, speicherbare Suchanfragen oder Filter. Wissen, das in Schulungen vermittelt und in Form von Schulungsunterlagen bereitgestellt wird, vereinfacht den künftigen Nutzern einen reibungslosen Einstieg in die neue Software.

Mit einer gefüllten Datenbank umgehend produktiv arbeiten
Neben Schulungen bietet otris weitere Dienstleistungen an, die die Akzeptanz nach dem „Go live“ fördern. Hierzu zählt die Datenmigration. Eine digitale Vertragsverwaltung ist nur so gut, wie der eingepflegte Stammdaten- und Vertragsbestand. Die Anschaffung eines neuen Systems zur Vertragsverwaltung ohne die gleichzeitige und vollständige Migration zumindest der Verträge, die für das Tagesgeschäft relevant sind, befördert eine ablehnende Haltung der Nutzer. Der Grund für einen unvollständigen Datenbestand kann z.B. eine unklare firmeninterne Vereinbarung darüber sein, wer für die Anlage des Altbestands zuständig ist. Das führt dazu, dass die Datenbank nur einen Teil aller Verträge enthält. Sucht ein Nutzer nach einem Vertrag, ohne ihn zu finden, führt dies unweigerlich zu Frustration und – falls noch aktiv – zur Nutzung des alten Systems. Um dem vorzubeugen, ist es sinnvoll, die Altdaten-Migration fest in den Projektablauf einzuplanen. Durch die in hunderten Projekten gesammelten Erfahrungen verfügt otris über umfassendes Know how bei der Daten-Übertragung vom alten zum neuen System. Nutzer, die beim Erstkontakt mit dem neuen System sämtliche Verträge, Stammdaten und Dokumente, nach denen sie suchen, auf Anhieb finden, freuen sich darüber, umgehend produktiv arbeiten zu können.

Breiter Zugang zum System als Akzeptanzfaktor
Ein weiterer Faktor, der Einfluss auf die Nutzerakzeptanz hat, ist der Zugang zum System. Wird der Zugang aus Kostengründen bei neu eingeführter Software auf wenige feste Nutzerkonten beschränkt, kann dies zu Überforderung bei den zugangsberechtigten Mitarbeitern führen. Zusätzlich sind Mitarbeiter verärgert, für die das System eine Arbeitserleichterung darstellen würde, die jedoch keinen Zugang erhalten. Das otris contract Lizenzmodell erleichtert es Unternehmen, die Software einem breiten Anwenderkreis zur Verfügung zu stellen. Neben den Named User Lizenzen, die an ein festes Benutzerkonto gebunden sind, stehen Concurrent Lizenzen zur Verfügung, mit denen eine theoretisch unbegrenzte Anzahl an Nutzern der System-Zugang ermöglicht wird: Concurrent User Lizenzen sind nicht an feste Benutzerkonten gebunden, sondern stehen allen Nutzern zur Verfügung. Mit der Anmeldung eines Benutzers vom Typ Concurrent wird für die Dauer dessen Sitzung eine freie Lizenz abgezogen. Zeitgleich haben so viele Benutzer vom Typ Concurrent Zugang zum System, wie entsprechende Lizenzen erworben wurden. Gerade für die vielen „Gelegenheitsnutzer“ in einem Unternehmen bietet sich dieser Lizenztyp an. So profitieren bei überschaubaren Mehrkosten viele zusätzliche Mitarbeiter von dem neuen System. Das erhöht nicht nur die Akzeptanz unter den Anwendern, sondern ebenso bei der Geschäftsleitung.