Digitale Transformation in der Baubranche

Die NOVA Building IT GmbH hat mit NOVA AVA ein Programm entwickelt, das Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung mit Controlling-Features erstmals direkt aus dem Netz anbietet. Nutzer brauchen nur noch einen Internetzugang und ein internetfähiges Endgerät, um egal von welchem Ort aus auf alle Daten zugreifen zu können. Damit stehen die Vorteile des Cloudcomputings – die andere Branchen längst für sich nutzen – auch der Baubranche zur Verfügung.
Aber was bedeutet das konkret? Was sind die tatsächlichen Vorteile im Arbeitsalltag von Architekten, Bauherren, Ingenieuren und Behörden? Und worauf muss bei Netzanwendungen geachtet werden?

Mobilität – die Freiheit von überall arbeiten zu können
Der vielleicht größte Gewinn, den AVA-Software aus der Wolke bringt, ist die Mobilität. Digitales, ortsunabhängiges Arbeiten ist beliebt, weil es zum einen einer modernen Arbeitskultur entspricht, die immer weniger Wert auf Anwesenheit und feste Arbeitszeiten legt. Zum anderen ist es von Vorteil, wenn man alle Dokumente, Unterlagen, Notizen etc. ohne großen Aufwand überall mit hinnehmen kann. Gerade in der Baubranche, wo eben nicht alles am Schreibtisch erledigt werden kann, ist es äußerst nützlich wenn Projektdaten jederzeit und von überall aus bearbeitet werden können. Beim Bauherren die Kostenschätzung präsentieren, den Preisspiegel mit Kollegen auswerten, auf der Baustelle den Baufortschritt über Aufmaße dokumentieren und Nachträge steuern, als Vorgesetzter eine Beauftragung oder Rechnungsfreigabe durchführen – all das ist ohne besonderen Aufwand möglich.
Damit die Arbeit von unterwegs auch wirklich funktioniert, darf es bei der Software keine Kompatibilitätsprobleme geben. Sie muss auf allen mobilen Endgeräten und stationären Computern, mit allen Betriebssystemen und mit allen modernen Browsern laufen. Und damit das mobile Arbeiten auch alltagstauglich ist, sollte die Software mit einem reaktionsfähigem Design (Responsive Webdesign) ausgestattet sein und so die unterschiedlichen Anforderungen der Endgeräte bedienen: Die Darstellung stellt sich automatisch auf verschiedene Bildschirmgrößen ein, die Eingabe kann über ein Touchscreen oder eine Maus erfolgen und das Programm liefert auch bei geringerer Bandbreite der Internetverbindung schnelle Antwortzeiten.

Zusammenarbeit ist ein Muss bei komplexen Bauprojekten
An Bauprojekten arbeiten naturgemäß viele Partner zusammen. Da muss im Rahmen der Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung kommuniziert und Informationen sowie Daten ausgetauscht werden. Auf klassischem Weg ist das genauso fehleranfällig wie zeitaufwändig und mit viel Organisation und überlaufenden E-Mail-Postfächern verbunden. Mit der Plattform-Technologie von Webanwendungen kann das viel komfortabler laufen. Wenn nämlich alle Arbeitsschritte von allen Projektbeteiligten direkt in der Cloud ausgeführt werden, braucht man keinen Datenaustausch mehr. Das spart Zeit und vermeidet Fehler. Zudem sind Funktionen für die Zusammenarbeit, wie Termin- und Adressmanagement, Dokumentenablage vorteilhaft und verlagern mehr und mehr Informationen der Projektsteuerung in die Rechnerwolke. Eine intelligente Steuerung von Berechtigungen sorgt dafür, dass jeder von überall her Zugriff auf die Informationen hat, die für seinen Bereich von Belang sind.
Ein gutes Beispiel für eine vereinfachte Zusammenarbeit ist die Online-Ausschreibung. Sie wird auch bei nicht-öffentlichen Vergabeverfahren zunehmend genutzt – einfach weil sie sehr viel schneller und einfacher geht. Mit webbasierten Anwendungen wie NOVA AVA können Angebote über eine Ausschreibung online eingeholt werden. Es genügt eine Freigabe und die ausgewählten Bieterfirmen können bis zum Ablauf des Submissionstermins ihre Angebote im passwortgeschützten Bereich – ganz ohne jede Zusatzsoftware – erfassen, prüfen und freigeben. Das Ausdrucken und Verschicken des Leistungsverzeichnisses, das Eintippen der Angebote und das Erstellen und Verschicken der GAEB-Datei fällt einfach weg – und somit auch Fehlerquellen beim Datenaustausch mit verschiedenen Systemen. Darüberhinaus können alle Informationen zur Ausschreibung, wie z.B. Termine, Teilnehmer, vertragsrelevante und ergänzende Dokumente bzw. Pläne und Kommunikationsinhalte, gebündelt und komfortabel koordiniert werden.
In diesem Zusammenhang ist es wichtig, darauf zu achten, dass die Software bereits für die "elektronische Kommunikation im Vergabeverfahren" im Rahmen der "Vergaberechtsreform 2016" gerüstet ist.

Software ist ein Service
Webbasierte Software ist keine Ware mehr. Sie wird weder gekauft noch lizensiert, sie wird von den Nutzern als Dienstleistung gebucht. Das bedeutet auch: keine große Investitionen in Softwarepakete. Wichtig ist bei dem SaaS-Model (Software as a Service), dass die monatlichen Kosten überschaubar bleiben, z.B. in dem man nur die Komponenten zahlt, die man auch nutzen möchte. Außerdem sollte das Abonnement keine Mindestlaufzeit haben und monatlich kündbar sein. Kosten für ein Software-Abo können übrigens sofort steuerlich geltend gemacht werden.
Software aus der Rechnerwolke muss nicht runtergeladen oder installiert werden. Softwareadministration, das Kümmern um Updates und Datensicherung, entfällt komplett. Der Support sollte im monatlichen Abopreis enthalten sein und nutzerfreundlich gestaltet werden. Also darauf achten, wie lange die Servicezeiten sind und wie vielfältig das Support-Team zu erreichen ist, z.B. per Live-Chat, Telefon oder E-Mail.

Ohne Sicherheit ist die Wolke kein Gewinn
Beim Thema Cloudcomputing geht es immer auch um Datensicherheit. Man sollte deshalb darauf achten, dass die Verbindung SSL verschlüsselt ist und die Daten ausschließlich über Server in Deutschland verschickt werden.
Um Datenverlust zu vermeiden, ist es gut, wenn die Daten automatisch tagesaktuell gesichert werden. Außerdem muss es die Möglichkeit geben, die Daten jederzeit auf dem eigenen Endgerät als PDF, Excel-Datei oder auch Gaeb-Datei zu speichern. NOVA AVA z.B. wurde von der secuvera GmbH, einer BSI-zertifizierten IT Prüfstelle, geprüft. Die Anwendungssicherheit wurde durch Penetrationstests auf die Probe gestellt. Dabei wurden Prüfungen von Webanwendungen nach OWASP Testing Guide und OWASP Top 10 durchgeführt und die Sicherheit beim Submissionsprozess nach 4-Augen-Prinzip testiert.

Zusammenfassend kann man sagen, dass AVA-Software direkt aus dem Netz alles bieten muss, was eine sehr gute AVA-Software auch bietet. Darüber hinaus kommen dann die Vorteile des Cloudcomputings zum tragen und erleichtern den Alltag in der Baubranche durch Mobilität und Flexibilität, vereinfachte Zusammenarbeit und Prozessverbesserung. Wichtig für den Nutzer ist eine komfortable Bedienbarkeit, Datensicherheit, ein nutzerfreundliches Design und ein guter Preis, der auch einen kundenfreundlichen Support beinhaltet.