E-Invoicing und Steuerrecht: Hilft eine Rechnungssoftware bei der Ein-haltung der GoB und GoBD?

Wir stellen uns die Frage, ob eine Rechnungssoftware Unterstützung bei der Erfüllung dieser steuerrechtlichen Regeln bieten kann und haben bei Marko Fliege, CEO der JustOn GmbH in Jena nachgefragt.

Zunächst einmal vorab: Was halten Sie von den Grundsätzen und glauben Sie, dass der GoBD-Standard tatsächlich mehr Sicherheit bringt?

Sicherlich kann der Standard die Sicherheit in Buchungs- und Rechnungsprozessen sowohl für Unternehmen als auch für Finanzämter verbessern, schon allein dadurch, dass er Regeln zur Archivierung und Änderung von Belegen nun endgültig festlegt. Eine automatisierte, digitale Rechnungsverwaltung kann vieles erleichtern, so auch die Einhaltung der Grundsätze, die auf den ersten Blick kompliziert wirken.

Welche konkreten Vorteile bietet eine Rechnungssoftware gegenüber anderen Formen der Buchführung und Rechnungsverwaltung?

Eine auf Rechnungsverwaltung spezialisierte Software hat im Bezug auf die GoB und GoBD natürlich ganz eindeutige Vorteile gegenüber einer Rechnungserstellung über Word, Excel oder ähnliche Programme. Belege werden nachvollziehbar erzeugt, sicher gespeichert und sind nicht veränderbar bzw. es erfolgt eine Kennzeichnung von Änderungen an Belegen. Die Belege lassen sich besser ordnen, lückenlos und zeitnah archivieren und alle Buchungen lassen sich besser nachprüfen. Nicht zuletzt profitiert der Nutzer von einer Zeitersparnis, weil für den Jahresabschluss alles vollständig und rechtzeitig vorliegt.

Und nun ganz konkret zu JustOn: Entspricht Ihre Software denn den gesetzlichen Anforderungen?

Ja, das tut sie. Wir freuen uns sehr, dass JustOn im Juli 2017 die aufwändige Prüfung einer externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bestanden hat. Geprüft wurde unsere Software unter Beachtung des international anerkannten Standards für Informationssicherheit IDW PS 880. Für unsere Kunden bedeutet das vor allem, dass JustOn konform mit den GoB arbeitet und gut geeignet ist, den Anwender bei der Erfüllung der GoBD zu unterstützen. Selbst wenn die Grundsätze bereits seit 2014 der Entwicklung und Weiterentwicklung von JustOn kontinuierlich zugrunde gelegt wurden, bieten wir unseren Kunden mit der Zertifizierung noch mehr Investitionssicherheit.

Ihre Kunden können also mit JustOn GoB- und GoBD-konform abrechnen und archivieren?

Ja, und das ohne sich Gedanken zu machen. Die Software automatisiert neben der Rechnungserstellung die Archivierung der Daten und Belege, gewährleistet die Ordnung der Dokumente und verbessert die Nachprüfbarkeit aller Buchungen. Selbst in Zukunft müssen sich unsere Kunden nicht um gesetzliche Anforderungen in der Rechnungsabwicklung kümmern: Wir passen unsere Software regelmäßig an aktuelle Vorschriften an.

Nochmal zum Thema Archivierung: Liegt hier Ihrer Meinung nach die größte Herausforderung? Welche Vorteile bietet beispielsweise das cloudbasierte JustOn-System im Vergleich zu anderen Archivierungslösungen.

Da in Rechnungsprozessen Fragen der Datensicherung und Sicherheit immer eine große Rolle spielen, ist die Archivierung tatsächlich eine besondere Herausforderung. JustOn bietet als Cloud-Lösung die sicherste Variante der Datenspeicherung. Wir archivieren die Rechnungsdaten über Partner in zertifizierten Rechenzentren, die sich in regionaler Nähe zum Kunden befinden. Das heißt auch, dass unsere Kunden, selbst wenn sie zu einer alternativen Rechnungslösung wechseln, ihre Daten dennoch über diese Partner sichern lassen können.

Lohnt sich der finanzielle Aufwand einer Softwarelösung dann eigentlich für jedes Unternehmen? Auch im Hinblick auf die Strafen bei Nichteinhaltung der steuerrechtlichen Grundsätze.

Die Nutzung einer Rechnungslösung ist immer dann sinnvoll, wenn die Rechnungsabwicklung Zeit in Anspruch nimmt, die der Unternehmer auch in sein Kerngeschäft investieren könnte. Unsere Software ist ideal geeignet für mittelständische Unternehmen ab zehn Mitarbeitern, die 50 bis 50.000 Rechnungen im Monat stellen. Um aber jeder Größe von Unternehmen gerecht zu werden, wird JustOn in verschiedenen Versionen angeboten. Wenn man als Unternehmer sicher sein möchte und sich um die Einhaltung der Grundsätze keine Gedanken machen möchte, dann lohnt sich der finanzielle Aufwand einer Softwarelösung selbstverständlich.

Vielen Dank für das spannende Interview.