Kurze Prozesse beim Druck- und Büroprodukte-Spezialist Sigel GmbH

Geschäftsprozessoptimierung bei Sigel
In einem mehrjährigen, stufenweise angelegten Entwicklungsprozess werden Führungskräfte, Mitarbeiter und Strukturen auf kontinuierliche Veränderungen, Digitalisierung und Prozessorientierung vorbereitet. Nach der Entwicklung und Implementierung eines wertorientierten Führungskonzepts und der Überprüfung der strategischen Ausrichtung entschied Geschäftsführer Dr. Joachim Roth zu prüfen, ob und wie konsequente Prozessorientierung das Unternehmen weiter voranbringen kann. Entsprechend der Firmenphilosophie war es einerseits eine klare Vorgabe, dass die Entwicklung gemeinsam mit den Fach- und Führungskräften erfolgen sollte, andererseits waren aber Impulse von außen auf jeden Fall gewünscht.

Hierfür wurde in Zusammenarbeit mit Prof. Dr. Jörg Puchan, Hochschule München, ein Konzept beauftragt, das zum Ziel hatte, Prozessmanagement auf der Grundlage einer Ist-Analyse und gemeinsamer Entscheidung im Führungskreis schrittweise und priorisiert einzuführen. Dementsprechend wurde eine interne Querschnitts- und Stabsfunktion eingerichtet und mit dem in Organisations- und IT-Themen erfahrenen Mitarbeiter Christian Rettinger als Projektleiter BPM und Prozessmanager besetzt, der die Verantwortung für die Projektumsetzung trägt. Für dieses Thema wurde ein Control Board aus dem Geschäftsführer, der die Rolle des CPOs inne hat, sowie den Verantwortlichen für IT, Personal und Controlling eingerichtet. Es stellt Transparenz und kurze Entscheidungswege sicher. „Der regelmäßige Bericht im Control Board ist ein wichtiges Instrument, um das Thema präsent zu halten, Entscheidungen herbeizuführen und auch frühzeitig Impulse aus der Geschäftsleitung für meine Projekte zu erhalten“, freut sich Christian Rettinger über diesen direkten, prozessorientierten Kommunikationsweg.

BIC als geeignete BPM-Suite
Um effizient zu modellieren, die erarbeiteten Ergebnisse dauerhaft im Unternehmen zu verankern, die Verbindung zwischen Prozessmodellen, Dokumenten und IT-Anwendungen zu sichern und auch um eine solide Basis für die angestrebte Zertifizierung nach ISO 9001:2015 zu etablieren, wurde parallel zur ersten Projektphase ein dafür geeignetes Tool ausgewählt. Die Wahl fiel auf BIC (Design, Portal, Document und Governance) aus dem Hause der GBTEC AG. Zu Beginn der Umsetzung erfolgte eine systematische Bestandsaufnahme mit Identifikation der Verbesserungspotenziale im gesamten Unternehmen. Die Ergebnisse wurden thematisch gebündelt und bildeten – neben strategischen Aspekten – die Grundlage für die Priorisierung der Prozesse. Die entsprechende Diskussion und Entscheidung erfolgte im Management-Workshop mit ca. 20 Führungskräften der ersten beiden Führungsebenen und der Geschäftsführung. „Durch die abteilungsübergreifende Sicht wird jetzt klar, wie wir durch Zusammenarbeit noch effizienter und schneller werden können“, stellte einer der Teilnehmer zusammenfassend fest. Die parallel zur Analyse entwickelte und im Workshop überarbeitete Prozesslandkarte gab die fachliche Orientierung für die Entwicklungsstufen. In dieser Phase wurde auch das Prozessmanagementtool BIC für den Einsatz vorbereitet, sodass die Projektergebnisse direkt im Modellierungstool und Prozessportal visualisiert werden können.

Dauerhafte Verfolgung des Gesamtziels
Entsprechend des priorisierten Umsetzungsplans wurden schrittweise die Prozesse mit den Mitarbeitern entwickelt, Prozessverantwortliche ernannt und „on-the-Job“ trainiert. Ein Methodenbaukasten (z. B. für die Durchführung von Prozessworkshops oder für die Modellierung) sorgte für effizientes und einheitliches Vorgehen. Schon im ersten Prozessmanagement-Workshop auf Expertenebene wurden Doppelarbeiten identifiziert, deren Wegfall sofort Geld einsparen konnte. Natürlich kam es auch zu Planänderungen, wie z. B. durch die Aufnahme eines neuen strategischen Geschäftsfelds (Digitaldruck von Kleinauflagen/ „Web-to-Print“), das mit höchster Priorität und unter Nutzung der Prozessmanagement-Konzepte aufgebaut wurde. „Durch diese Flexibilität unserer Organisation wird der Aufwand stets zielgerichtet und entsprechend der Prioritäten erbracht, ohne das Gesamtziel der Einführung des Prozessmanagements aus den Augen zu verlieren“, resümiert CPO/GF Dr. Joachim Roth. Die externe Beratung und Mitarbeit in der Startphase ging in punktuelles Coaching über und dient seitdem schwerpunktmäßig der Qualitätssicherung der Ergebnisse. Der Plan der kontinuierlichen und partizipativen Einführung des Prozessmanagements geht auf. Es muss jedoch – wie bei allen schrittweisen Innovationen – stets darauf geachtet werden, dass Tagesereignisse und kurzfristige Prioritätsänderungen diesen Entwicklungspfad nicht blockieren oder langsam überdecken.

Über Sigel GmbH
Die Sigel GmbH mit Sitz in Mertingen (Landkreis Donau-Ries), 1947 als Druckerei gegründet, ist heute ein renommiertes mittelständisches Unternehmen mit zwei starken, sich ergänzenden Geschäftsfeldern. Als international agierender Markenhersteller ist Sigel führend im Bereich stilvoller Businessprodukte. Außerdem produziert das Unternehmen kundenspezifische Formulare im Großdruckbereich. Sigel beschäftigt am Stammsitz in Mertingen rund 270 Mitarbeiter.