Office 365 und Dynamics CRM: Das Maß aller Dinge

Die 3 EDGE GmbH vertreibt und konzipiert mit ihren Partnern und einem hoch spezialisiertem Team Hochleistungsmessgeräte und Installationszubehör für den Telekommunikationsmarkt. Neben optischen Messgeräten und Gigabit Ethernet Testern umfasst das Produktportfolio LWL-Technik zur Faserbearbeitung sowie automatisierte Produktionssysteme für die Mikrooptik und Photonics Industrie. Namhafte Firmen aus der Telekommunikations- und Informationstechnologiebranche sowie aus dem Bereich optische Technologien setzen auf die Mess- und Produktionslösungen des Aschheimer Unternehmens.

Wer in diesem vernetzten Ökosystem als Einzelkämpfer auftritt, hat prinzipiell schlechte Karten: „Kunden wollen umfassend informiert werden“, erläutert Martina Uschanow, Geschäftsführerin von 3 EDGE. „Daher müssen wir als Unternehmen alle Kundendaten an zentraler Stelle zusammenführen und dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter das unterstützen.“

Besonders die Service-Mitarbeiter sind auf aktuelle Informationen angewiesen, denn sie müssen bei Anfragen innerhalb von zwei Stunden eine Lösung finden. „Ruft ein Kunde an, muss der Service nachlesen können, was bislang gemacht wurde“, erzählt Uschanow, die fast 30 Jahre in ihrer Branche tätig ist und 3 EDGE seit 2002 führt.

Alte Vertriebskrankheit gelöst
Das Dilemma hat die Geschäftsführerin mit einer Cloud-Lösung von Microsoft gelöst: Mit Office 365 gibt es bei 3 EDGE endlich Teamräume in SharePoint Online, die alle Mitarbeiter nutzen, um ihre Kollegen zu informieren. Kein Vertriebler hat mehr seine Daten allein auf seinem Notebook abgelegt.

Uschanow weiß, dass man Mitarbeiter auf dem Weg in neue Räume auch führen muss: „Heute gibt es in allen unseren Teams einen Verantwortlichen, der Fragen der Kollegen beantwortet und dafür sorgt, dass alle wissen, was zu tun ist.“ Damit ist es auch kein Aufwand mehr, an Arbeitsdokumente zu gelangen, wenn ein Kollege im Urlaub oder krank ist.

Auf Office 365 stieß das Unternehmen bereits 2012 über den Microsoft-Partner ABIDAT aus Nürnberg. „Die Lösung aus den Rechenzentren von Microsoft bietet Werkzeuge für Zusammenarbeit, Datenaustausch und Videokonferenzen – alles auf einer Plattform“, erörtert Sebajdin Allaçi, Geschäftsführer des IT-Dienstleisters. „Dabei ist die Cloud-Lösung stets verfügbar und es sind keine Investitionen in Hardware notwendig.“

Cloud hält Unternehmen schlank
„Office 365 passt zu uns, denn wir sind ein schlank aufgestelltes Vertriebsunternehmen“, erörtert Uschanow. 3 EDGE unterhält nur einen Stützpunkt in der Nähe von München, wo die Geschäftsführerin und eine Assistentin sitzen. Hier ist auch das Lager, aus dem die Ware versandt wird. Alle anderen Mitarbeiter reisen europaweit viel und arbeiten ansonsten im Home Office. „Mit Office 365 kann unser Vertriebsteam von überall auf seine Daten zugreifen und sie gemeinsam mit Kollegen bearbeiten“, so Uschanow. „Dabei ist die Lösung plattformunabhängig: Man kann sie auf einem PC, Tablet oder Smartphone mit beliebigem Betriebssystem abrufen.“

„Das mobile Arbeiten bei 3 EDGE ist ein Musterbeispiel dafür, wie vernetzte Zusammenarbeit völlig ortsunabhängig gelingen kann“, findet auch Gregor Bieler, der das Mittelstands- und Partnergeschäft bei Microsoft Deutschland verantwortet. „Gerade in Unternehmen, in denen Kundenbesuche eher Alltag als Ausnahme und das Home Office eine gelebte Alternative zum festen Büroarbeitsplatz ist, müssen die Workflows flexibel und produktiv gestaltet werden. Das geht mit moderner Technologie, die die Zusammenarbeit trotzdem in Echtzeit und persönlich ermöglicht.“

Auch die Zeiten, als man sich bei 3 EDGE noch Gedanken machen musste, ob die Daten richtig gesichert werden, sind mittlerweile vorbei. „Früher hatte ein IT-Dienstleister die Server gewartet, aber es gab immer wieder Probleme“, erinnert sich Uschanow. Dabei waren die Kosten für den Server nicht unerheblich. „Seit der Ablösung des Altsystems spart 3 EDGE allein 140 Euro monatlich an Stromkosten“, bestätigt Allaçi. Zudem entfallen Lösungen von Drittanbietern, etwa die VPN-Clients.

Ein fruchtbares Zusammenspiel
Eine weitere zentrale Lösung von Microsoft unterstützt vor allem die Außendienstkollegen im Vertrieb. Seit 2014 speichert 3 EDGE alle Kundendaten in Dynamics CRM. „Unsere Mitarbeiter haben das CRM durchweg positiv aufgenommen. Vor allem die Office-ähnliche Nutzeroberfläche kommt ihnen entgegen“, berichtet Uschanow. Es reichte eine grundlegende Schulung durch den IT-Partner ABIDAT sowie wenig später ein Update zu offenen Fragen. Die Schulungen erfolgten online über Skype for Business.

In Zusammenspiel mit Office 365 ergibt sich so eine schlagkräftige Vertriebsplattform, die sich homogen bedienen lässt. „Am besten startet man die Kommunikation mit potentiellen Kunden unterstützt durch den Microsoft Planner in Office 365“, erörtert IT-Partner Allaçi. „Hier lassen sich Gesprächsergebnisse hinterlegen und Aufgaben erstellen.“ Erst wenn der Kunde bereit ist zu kaufen, erstellt man eine Verkaufs-Chance in Dynamics CRM und verbindet diese mit einer entsprechenden Office 365 Group. Damit werden sämtliche Daten in Dynamics CRM übernommen.

Die Auftragsbestätigung kommt dann schließlich aus Dynamics NAV 2013, dem ERP für die Warenwirtschaft, das 3 EDGE ebenfalls seit 2014 einsetzt. Mit dieser Lösung arbeitet vor allem das Lager in Aschheim.

In Dynamics CRM ist zusätzlich ein Modul zur Projektverwaltung implementiert, damit alles unter einer einheitlichen Oberfläche zu bedienen ist. Denn 3 EDGE fertigt auch Anlagen für die Montage von Mikrokameras, wie sie etwa in Fahrerassistenzkameras in PKWs zum Einsatz kommen. „Es dauert zwei bis drei Jahre, bis so ein individuelles System geliefert und abgenommen ist“, berichtet Uschanow. In dem Modul ist die gesamte Kundenkommunikation und die Historie hinterlegt und auch externe Partner werden hier eingebunden.

Mit diesen zentralen Systemen ist Uschanow schon sehr zufrieden. Dennoch will 3 EDGE die Lösungen bald in die Cloud verlagern und auf Dynamics 365 umsteigen. Dazu Uschanow: „Auch hier ist mein Leitgedanke: Warum soll ich noch einen eigenen Server vorhalten?“