Automatisierte Ablage im Jobcenter: Mehr Zeit für die wichtigen Dinge
Im Sommer 2016 wurde die digitale Sozialakte, ein DMS-Modul des krz, im Bereich „Leistungen nach SGB II – Leistungsgewährung (passiv)“, im Kreis Minden-Lübbecke eingeführt, um Akten digital zu führen und Vorgänge effizienter zu bearbeiten.
Seitdem geschieht in Lübbecke, Espelkamp und Minden vieles automatisiert wie z.B. Aktenbildung, Archivierung sowie Ablage der Bescheide und Protokolle mit fachlichen Metadaten. Dokumente werden mittels des DMS-Clients direkt am Arbeitsplatz digitalisiert und in die Akte eingefügt. Die Office-Integration ermöglicht es, Dokumente direkt aus Word und Outlook in die Akte abzulegen. Durch Anbindung an das Fachverfahren AKDN-Sozial können Sachbearbeiter den Akteninhalt auch von dort aus einsehen, Dokumente suchen oder weitere ablegen. So ist zu jeder Zeit eine schnelle Auskunft möglich und die Sachbearbeitung wird unterstützt. Jutta Diekmann von der Stadt Lübbecke ist zufrieden mit der digitalen Aktenlösung vom krz: „Auf die digitale Arbeit möchte ich nicht mehr verzichten. Einen Wechsel zurück auf die manuelle Sachbearbeitung kann ich mir heute nicht mehr vorstellen!“
Mehrwerte ergeben sich auch für die Mitarbeiter des Kreises im Bereich Widerspruch und Klage, da nun keine Papierakten mehr hin und her geschickt werden müssen, sondern zuständige Stellen direkt Zugriff auf die relevanten Dokumente erhalten. Für die Abgabe der Unterlagen an das Gericht steht eine automatische Paginierungsfunktion zur Verfügung, die eine durchnummerierte PDF-Datei erzeugt. Diese kann direkt aus der DMS-Anwendung versendet werden.
Ein halbes Jahr nach Einführung erfolgt nun der nächste Ausbauschritt: Weitere Teams werden auf die digitale Aktenführung umgestellt. Hierzu schulte das krz im Januar über 20 Anwender in den Räumen der Kreisverwaltung. Dabei begleiteten Thomas Neidiger und Janine Schütte, Teamleiter im Jobcenter Minden, die Schulung fachlich und sehen positiv in die Zukunft: „Durch die rundum gelungenen Schulungen des krz sehen wir uns nun bestens gerüstet für die digitale Aktenführung“. Derzeit wird eine zentrale Scanlösung mit dezentraler Bearbeitung auf Sachbearbeiterebene eingeführt, die ebenfalls dazu dient, Prozesse zu optimieren sowie schnell und qualifiziert auskunftsfähig zu sein.
Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) in Lemgo wurde 1971 gegründet und ist seit 1972 Informatik-Dienstleister der Kreise Minden-Lübbecke, Herford und Lippe sowie von allen 36 Städten und Gemeinden aus diesen Kreisgebieten. Direkt oder indirekt werden über 11,5 Mio. Einwohner in NRW mit Services des krz betreut.
Als kommunaler Zweckverband besitzt das krz den Status einer Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Zu den traditionellen Aufgaben zählen unter anderem die Entwicklung, Einführung und Wartung klassischer Kommunalanwendungen. Um dem hohen Anspruch gerecht zu werden, hält das krz für seine Kunden ein reichhaltiges Angebot an Software-Applikationen (Verfahren), Netzwerktechnik, Arbeitsplatz- und Server-Hardware und Dienstleistungen (Beratung, Schulung, Installation, Wartung und Support) bereit. Das krz ist bekannt für einen ausgeprägten Datenschutz sowie eine höchstmögliche Datensicherheit und ist der erste kommunale IT-Dienstleister mit der BSI-Zertifizierung (ISO 27001).
Über 250 engagierte und qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, von der Verwaltungsfachkraft bis hin zum Technik-Experten, sind Garant für die Umsetzung der Unternehmensziele. Das krz unterstützt etwa 8.000 PC-Arbeitsplätze mit rund 10.500 Geräten in den Verwaltungen des Verbandsgebietes. Über die Mitglieder hinaus nehmen noch mehr als 600 weitere Kunden aus dem kommunalen Umfeld Dienstleistungen des krz in Anspruch. Der Servicedienst und die Hotline sorgen für eine Datenverfügbarkeit von nahezu 100%.
Unter dem Motto "krz – Kunden rundum zufrieden" ist das krz für seine Geschäftskunden ein zuverlässiger Partner. Ebenso stehen dem krz aufgrund seiner Mitgliedschaften in der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister – VITAKO e. V. und im KDN, der Leistungsgemeinschaft von Kommunen, Landkreisen und Datenzentralen, starke Partner zur Seite, um Synergieeffekte optimal zu nutzen.
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