Einführung des automatischen SAP-Workflows zur Rechnungsverarbeitung beim Dortmunder Entsorgungsdienstleister EDG

Pro Tag treffen ca. 220-250 Papier- und E-Mail-Rechnungen mit PDF-Anhängen bei der EDG ein und zu den Rechnungen müssen sehr viele Anlagen eingescannt bzw. erfasst werden. "Da das alles sehr viel Zeit kostete und zudem kompliziert in der Handhabung war, suchte die EDG nach einer Lösung, die den SAP-Workflow verwendet", so der stellvertretende Projektleiter Olaf Klatt. Er berichtet weiter: "Ein wesentliches Kriterium war, dass alle Entscheider schnell und einfach in den Rechnungsfreigabeprozess einzubinden sind sowie eine intelligente OCR mit hoher Erkennungsrate".

Beim Vergleich der unterschiedlichen Anbieter für SAP-Zusatzsoftware fiel die EDG-Auswahl von Projektleiter Bernd Engelhardt auf die Lösung der inPuncto GmbH, die sowohl hinsichtlich der Ansprüche der EDG als auch in Bezug auf das gute Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugte.

Das Produktportfolio der inPuncto GmbH für den Entsorgungsdienstleister EDG beinhaltet neben einer Lösung für die Bearbeitung von Papier- und E-Mail-PDF-Rechnungen unterschiedlicher Arten und der Möglichkeit der Einbeziehung von allen Entscheidern in den Rechnungsfreigabeprozess auch eine intelligente OCR-Erkennung. Verwendet wurden die Scanner-Software biz²Scanner, der Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer, das Workflow-Tool biz²DocumentControl sowie ein vollständig eingerichteter OCR-Trainingsarbeitsplatz.

Umgesetzt wurde das Projekt von März bis Dezember 2014. Durch agiles Projektvorgehen war die Konzeptionsphase integrierter Bestandteil der Umsetzungen.

Für die Bearbeitung der Rechnungen samt Anhang wird nun ein Blatt mit einem bestimmten Barcode zwischen den relevanten Rechnungsseiten und den Anlagen eingebracht. „Die OCR-Erkennungsquote bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung beträgt dank der Investition in den optionalen OCR-Trainingsarbeitsplatz heute deutlich über 90 %“, berichtet Bernd Engelhardt begeistert.

Bearbeitet werden können Rechnungen (Papier und elektronisch) unterschiedlicher Arten: klassische FI-Rechnungen ohne Bestellbezug, Rechnungen mit Bestellbezug und beliebig vielen Rechnungspositionen sowie weitere Rechnungsbelege. Das Eingabeformat kann PDF und TIFF sein, das Ablageformat ist PDF.

Pro Jahr werden bei der EDG rund 50.000 Rechnungen via intelligenter OCR-Texterkennung verarbeitet. „Die Akzeptanz der Lösung bei den Anwendern ist sehr gut.“, resümiert Bernd Engelhardt zufrieden.