Kompletter Schriftverkehr und Vorgang per Mausklick abrufbar
Die Bearbeitenden können sowohl in der Vollstreckungsanwendung avviso als auch über einen unabhängigen Client des angebundenen Dokumentenmanagementsystems (DMS) nscale auf das gesamten Verfahren zugreifen. Von der Ankündigung der Vollstreckung bis hin zur Zwangsversteigerung stehen hier alle Dokumente zur Verfügung, ohne dass dafür mühsam Papierordner archiviert und gewälzt werden müssen. Der Umfang der Zugriffsmöglichkeiten wird dabei über ein Berechtigungssystem festgelegt und erfordert eine SAFE-ID sowie ein eingerichtetes elektronisches Gerichtspostfach.
Eine Projektgruppe aus Vollstreckungssachbearbeitern und -bearbeiterinnen der Städte Detmold, Enger und Herford sowie Experten des krz aus den Bereichen DMS/Archiv und Finanzen hatte gemeinsam das Konzept für die DMS-Lösung erarbeitet und die Anforderungen abgestimmt. Sie formulierten dabei das Ziel, sämtliche Dokumente, sowohl die im Fachverfahren avviso erzeugten als auch zusätzliche Unterlagen, in der digitalen Akte abzulegen und revisionssicher aufzubewahren. Dabei wurden die Anforderungen der Verwaltungen auch unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Abläufe in den einzelnen Kommunen angepasst.
Die Digitale Akte ist in die Vollstreckungsanwendung avviso integriert und ermöglicht in Verbindung mit weiteren Features der Webanwendung avviso.web eine vollständige elektronische Bearbeitung im Vollstreckungsfall. Der Umstieg zum digitalen Arbeiten verlief in der Detmolder Verwaltung schrittweise über einzelne Module und konnte durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des krz zügig umgesetzt werden. Für Kassenleiterin Jennifer Sonneborn ist klar: „Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Wer jetzt nicht handelt, verschläft den Trend. Der Zeitpunkt zum Umsteigen ist genau jetzt!“
Ab 2022 wird als Teil des EGovernment-Gesetzes in NRW, primär auf Landesebene, die E-Akte gesetzlich vorgeschrieben. Mit ihrer umfassenden Lösung im Vollstreckungsbereich ist die Stadt Detmold darauf bestens vorbereitet. Der ostwestfälische Service-Provider erfüllt mit seiner BSI-Zertifizierung nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz die technischen Anforderungen sowie die hohen Sicherheitsansprüche, die an die Führung der elektronischen Akte geknüpft sind.
Der ostwestfälische Service-Provider
Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) in Lemgo wurde 1971 gegründet und ist seit 1972 Informatik-Dienstleister der Kreise Minden-Lübbecke, Herford und Lippe sowie von allen 36 Städten und Gemeinden aus diesen Kreisgebieten. Direkt oder indirekt werden über 11,5 Mio. Einwohner in NRW mit Services des krz betreut.
Als kommunaler Zweckverband besitzt das krz den Status einer Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Zu den traditionellen Aufgaben zählen unter anderem die Entwicklung, Einführung und Wartung klassischer Kommunalanwendungen. Um dem hohen Anspruch gerecht zu werden, hält das krz für seine Kunden ein reichhaltiges Angebot an Software-Applikationen (Verfahren), Netzwerktechnik, Arbeitsplatz- und Server-Hardware und Dienstleistungen (Beratung, Schulung, Installation, Wartung und Support) bereit. Das krz ist bekannt für einen ausgeprägten Datenschutz sowie eine höchstmögliche Datensicherheit und ist der erste kommunale IT-Dienstleister mit der BSI-Zertifizierung (ISO 27001).
Über 250 engagierte und qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, von der Verwaltungsfachkraft bis hin zum Technik-Experten, sind Garant für die Umsetzung der Unternehmensziele. Das krz unterstützt etwa 8.000 PC-Arbeitsplätze mit rund 10.500 Geräten in den Verwaltungen des Verbandsgebietes. Über die Mitglieder hinaus nehmen noch mehr als 600 weitere Kunden aus dem kommunalen Umfeld Dienstleistungen des krz in Anspruch. Der Servicedienst und die Hotline sorgen für eine Datenverfügbarkeit von nahezu 100%.
Unter dem Motto „krz – Kunden rundum zufrieden“ ist das krz für seine Geschäftskunden ein zuverlässiger Partner. Ebenso stehen dem krz aufgrund seiner Mitgliedschaften in der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister – VITAKO e. V. und im KDN, der Leistungsgemeinschaft von Kommunen, Landkreisen und Datenzentralen, starke Partner zur Seite, um Synergieeffekte optimal zu nutzen.
Ostwestfalen-Lippe-IT
Am Lindenhaus 19
32657 Lemgo
Telefon: +49 (5261) 252-0
Telefax: +49 (5261) 252-200
http://www.owl-it.de
Telefon: +49 (5261) 252-181
Fax: +49 (5261) 932-181
E-Mail: B.Hoven@krz.de
