EASY Discovery: Neue Reichweiten für ECM-Systeme

Vorher alles im Datendschungel…

Montagmorgen, 9:10 Uhr: der Leiter des Auftragszentrums, Klaus Fox erhält eine Reklamation. Ein Kunde schreibt, er habe die bestellte Software erhalten, aber er habe statt der bestellten 250 Clients nur eine Lizenz für 200 erhalten. Jetzt würde Fox normalerweise anfangen den letzten E-Mail Verkehr und die Informationen im CRM System zu checken. Außerdem würde er die Angebots – und Bestelldokumente prüfen und eventuell noch mit dem Vertriebsmitarbeiter Rücksprache halten. Kurzum: suchen, suchen, suchen.

…nachher alles in einem System

Doch seit Fox mit EASY Discovery arbeitet, zählen diese Recherchen in verschiedenen Systemen für ihn der Vergangenheit an. „Ich fang erst gar nicht mehr an zu suchen“, sagt er, „ich habe die Informationen sofort alle parat. Sobald ich auch nur die E-Mail des Kunden anklicke, stellt mir EASY Discovery im Hintergrund bereits alle Informationen zusammen. Ich brauche nur noch zuzugreifen. Eine kleine Bewegung mit der Maus an den rechten Bildschirmrand – und schon werden in übersichtlichen Kacheln die Treffer für E-Mails zum Kunden, Firmen und Kontaktdaten aus dem CRM und die Dokumente aus dem ECM System angezeigt.“ Klickt er auf das E-Mail-Symbol, zeigt die Anwendung die E-Mails zu diesem Kunden an. Er kann sie durchscrollen oder nach bestimmten Begriffen filtern. Doch er bekommt sofort noch weitere Quellen angezeigt.
Die hauseigene Lizenzdatenbank zum Beispiel, die ihn hier natürlich brennend interessiert. Er kann direkt auf alle Informationen zugreifen, ohne dass er sich in unterschiedlichen Systemen einloggen oder unterschiedliche Oberflächen bedienen muss. Dabei ist sein System nicht nur darauf trainiert auf Mails zu „reagieren“ – das Gleiche passiert, wenn er sich z.B. die Firma oder einen Kontakt im CRM System ansieht – oder alternativ per „Hotkey“ wenn in einem beliebigen Dokument ein Suchbegriff markiert ist.

Kundenkontakte auf einen Blick

„Manchmal möchte ich mir auch nicht 300 E-Mails anschauen, sondern einfach wissen, welche Kommunikation in den letzten Wochen mit einem Kunden stattgefunden hat“, sagt Fox.
Eine Timeline zeigt ihm jedes Dokument und jede Aktivität zum Kunden, chronologisch an. „Das ist eine enorme Verkürzung, wenn man so will“, urteilt Fox. „Mir gefällt auch die Anbindung an das CRM-System, die wir hier integriert haben“, sagt er. „Ich kann mir zu jedem Kunden Kontaktdaten anzeigen lassen und per Tastenkombination gleich einen Anruf aus dem System starten.

Informationen aus unterschiedlichsten Quellen auf dem „Silbertablett“

Daneben stellt EASY Discovery noch viele weitere Informationen bereit. Infos aus Business Netzwerken wie XING oder LinkedIn oder aber einfach die Treffer die eine Suchmaschine liefert sind Beispiele dafür. Nützlich sind auch die Kalenderdaten des EASY Kundenbetreuers, der wohl gerade in einem anderen Termin ist und deshalb nicht ans Telefon gehen kann. Braucht er in diesem Fall ja auch nicht – Fox hat dank EASY Discovery sowieso schon längst die Informationen, die er benötigt. Mit seinem Klick auf die E-Mail des Kunden hat das Programm im Hintergrund alle Informationen für Fox parat gestellt – quasi auf dem „Silbertablett“.

EASY Discovery ist in der Version 5.1. bereits erhältlich. Im Laufe des Januars 2017 veröffentlicht EASY die Version 6.0 mit erweitertem Funktionsumfang.